O IRS está redesenhando Formulário W-4, Certificado de retenção na fonte do funcionário. As alterações neste formulário afetarão quase todos os funcionários e empregadores, potencialmente mais de uma vez por ano. Quando uma pessoa inicia um novo emprego ou a sua situação tributario muda (por exemplo,, devido a nascimento, aumento de salário, casamento ou compra de casa), ele ou ela pode ser obrigado pelo IRC § 3402(f)(2) a preencher um novo Formulário W-4 e entregá-lo ao seu ou seu empregador. O empregador utiliza o número de “subsídios” reivindicados no Formulário W-4 para calcular (com base nas tabelas do IRS) quanto de cada contracheque deve ser retido e enviado ao IRS.

Se os funcionários reivindicarem muitos subsídios, eles terão muito pouco imposto retido (ou seja, serão retidos de forma insuficiente) e também violam o IRC § 3402, ao passo que se reivindicarem muito poucos subsídios, terão demasiados impostos retidos (ou seja, ser retido em excesso). Eles podem evitar uma penalidade por pagamento insuficiente de acordo com o IRC § 6654 se (1) deverem menos de US$ 1,000 em impostos após subtrair sua retenção na fonte e pagamentos de impostos estimados, ou (2) o valor retido for pelo menos 90 por cento de sua obrigação tributario para o atual ano ou 100 por cento (ou 110 por cento para contribuintes de rendimentos mais elevados) das suas obrigações fiscais indicadas na sua declaração tributario do ano anterior, o que for menor.

A maioria dos funcionários é retida demais. De acordo com um relatório do Gabinete de Prestação de Contas do Governo (GAO) (página 13), 76 por cento foram retidos em excesso no ano tributario (TY) de 2017, mas espera-se que este número diminua para 73 por cento no TY 2018, devido em parte às alterações que o IRS fez nas tabelas de retenção na fonte na primavera passada.

Historicamente, o número de subsídios era relativamente fácil de calcular porque estava vinculado ao número de isenções pessoais que uma pessoa poderia reivindicar, além de quaisquer subsídios adicionais necessários para contabilizar as deduções discriminadas. Como a Lei Pública 115-97, a Lei de Reduções de Impostos e Empregos (TCJA), definiu a isenção pessoal como zero para anos fiscais iniciados após 31 de dezembro de 2017 e antes de 1º de janeiro de 2026, não há mais qualquer nexo entre isenções e abatimentos . Além disso, a Secção 11041(f)(2) do TCJA dizia que o Tesouro tinha de implementar alterações relacionadas com a retenção na fonte até 2019. Assim, o formulário deverá ser revisto.

Nesta primavera, o IRS emitiu Aviso 2018-14, que dizia que os empregadores poderiam continuar a usar a versão anterior do Formulário W-4 por enquanto, mas que em breve estariam revisando o formulário e melhorando seu online “calculadora de retenção.” Em junho, o IRS divulgou um rascunho do Formulário W-2019 de 4 e  instruções, e em julho pediu comentários. Propôs modificar o Formulário W-4 “para eliminar a dependência da isenção pessoal e do número discreto de subsídios retidos na fonte….” Em vez de deduções, o projeto do Formulário W-4 forneceria “retenções mais precisas, abordando diretamente créditos, outras receitas, deduções e uma estrutura graduada de taxas de imposto…”. O IRS disse que esta abordagem “reduz a complexidade para os funcionários, permitindo-lhes relatar diretamente créditos fiscais e ajustes de renda, em vez de usar planilhas para converter esses itens em deduções retidas na fonte”.

Os comentaristas disseram que o rascunho do Formulário W-4 violava a privacidade dos funcionários ao exigir muitas informações sobre seus outros rendimentos, colocava muita responsabilidade sobre os empregadores para descobrir quanto reter e era muito complicado e oneroso, mesmo com a ajuda de uma calculadora de retenção. , que também exigia muita informação dos funcionários e era muito complicado. [Muitos dos comentários sobre o rascunho do Formulário W-2019 de 4 estão em regulamentos.gov (aqui), mas outros, como comentários do American Institute of CPAs (AICPA) (aqui) e a Associação Nacional de Agentes Inscritos (NAEA) (aqui) não. Esse link (aqui) inclui trechos dos comentários.]

Em resposta a esses comentários, em 20 de setembro de 2018, o IRS e Tesouraria adiou a grande reformulação até 2020 e, em outubro, eles lançaram um rascunho Formulário W-2019 de 4 isso é semelhante à versão 2018. Posteriormente, o IRS emitiu Aviso 2018-92, que solicita comentários sobre como o Tesouro e o IRS devem atualizar os regulamentos de retenção na fonte e esclarece que os contribuintes podem incluir uma estimativa da dedução de 20 por cento permitida a proprietários individuais e empresas de passagem nos termos do IRC § 199A na determinação da retenção adicional na fonte. Observa também que os contribuintes podem usar a calculadora de retenção na fonte ou a Publicação 505, Retenção de imposto e imposto estimado, em vez das planilhas do Formulário W-4.

Em meados de novembro, o IRS realizou uma mesa redonda para ouvir diretamente as partes interessadas internas e externas sobre o projeto do Formulário W-2020 de 4, que levanta muitas das mesmas questões que o projeto da versão de 2019. O restante deste blog identifica as principais questões levantadas nessas discussões.

Comentários sobre o nível de detalhe necessário ao determinar quanto reter

Uma questão limite é quanta precisão (e complexidade correspondente) o Formulário W-4 deve exigir. Esta questão não deve ser confundida com a questão sobre quais ferramentas o IRS deve fornecer para ajudar os funcionários a obter uma retenção na fonte mais precisa do que o mínimo exigido, caso assim o desejem. Fornecer ferramentas pode ser útil. Exigir que todos compreendam e utilizem ferramentas complexas é oneroso e irrealista.

O rascunho do Formulário W-2019 de 4 parecia exigir mais precisão do que a versão de 2018 porque pedia mais informações. As questões adicionais tornaram tudo mais complicado e oneroso. Alguns comentaristas disseram que os funcionários ficariam confusos e não devolveriam o rascunho do formulário porque pedia informações que não teriam no primeiro dia de trabalho.

Embora possa haver alguns funcionários que não se importem de trabalhar mais para tornar a sua retenção na fonte mais “precisa”, os comentadores disseram que o Formulário W-4 deveria transferir esses cálculos para uma folha de cálculo opcional, em vez de forçar todos a divulgar informações fiscais sensíveis aos seus empregadores. Ao assinar um formulário que inclui mais detalhes, os funcionários estariam afirmando que mais informações são precisas e completas sob “penas de perjúrio”. Isto pode ser desnecessário, porque o único propósito do formulário é garantir que os funcionários não sejam retidos de forma insuficiente. Alguns funcionários também poderão sentir que têm de atualizar o Formulário W-4 com mais frequência se alguma das informações detalhadas no formulário for alterada, mesmo que não tivessem de alterar os seus subsídios retidos na fonte com base no formulário de 2018.

Alguns comentaristas sugeriram que a maioria dos funcionários prefere simplicidade do que precisão perfeita. Eles querem reembolsos, em vez de retenções que correspondam às suas obrigações fiscais. Se não receberem reembolso, presumem que seus preparadores fizeram algo errado. Muitos funcionários que só precisam apresentar declarações para obter reembolsos (por exemplo, porque são elegíveis para o Crédito de Imposto de Renda do Trabalho - um crédito reembolsável para os trabalhadores pobres) ainda preenchem os Formulários W-4 para solicitar retenção que não é obrigatória e apenas aumenta sua renda. reembolsos de final de ano. Embora alguns funcionários possam estar a utilizar deliberadamente o sistema tributario para poupar, outros podem não compreender o conceito de retenção de “subsídios” – um termo técnico que pode ser difícil de ser compreendido pelos leigos.

Como comunicar quanto reter: “Subsídios” versus informações fiscais versus valores ou porcentagens específicas em dólares

As licenças são obsoletas, carecem de transparência e podem ser confusas e onerosas.

Outra questão fundamental é se um empregado deve continuar a dizer aos empregadores quanto deve reter, calculando os subsídios de retenção. Talvez os subsídios simplificassem a retenção quando estavam vinculados a algo concreto, como o número de dependentes (ou seja, pessoas). No entanto, como as isenções por dependência foram suspensas, os subsídios são agora mais abstratos e obsoletos. Como conceitos abstratos, eles também podem ser confusos. Por exemplo, uma retenção na fonte “zero” pode parecer menos retenção do que “quatro”, mas na verdade é mais.

As licenças também carecem de transparência. Mesmo que os funcionários descubram que mais subsídios significam menos impostos retidos, geralmente não saberão quanto é retido na fonte de qualquer número específico de subsídios até verem os seus contracheques.

Esta falta de transparência pode criar encargos desnecessários. Devido à disponibilidade de software tributario, preparadores fiscais e recursos semelhantes para ajudar os contribuintes a calcular as suas obrigações fiscais, pode ser mais fácil para alguns funcionários estimar quanto deverão em impostos para o próximo ano do que descobrir exatamente quantas deduções. alegar.

Por exemplo, levei três cálculos ao longo de três períodos de pagamento para descobrir quantos subsídios reclamar. Da mesma forma, um membro da minha equipa sente-se desconfortável ao utilizar os W-4 produzidos pelo seu software tributario porque sugere que ele reivindique subsídios que o fariam ser retidos de forma insuficiente e que a sua esposa reivindicasse subsídios que a fariam reter em excesso.

Exigir que as pessoas calculem subsídios em vez de um montante razoavelmente preciso de retenção na fonte faz com que alguns sintam que devem usar o Formulário W-4 e as suas folhas de cálculo (ou a Publicação 505 ou a calculadora de retenção na fonte) – um processo que pode dar a sensação de pagar os seus impostos duas vezes. À medida que o Formulário W-4 e as planilhas subjacentes se tornam mais complicados, torna-se mais oneroso exigir que as pessoas os utilizem em vez dos recursos que utilizam para apresentar declarações.

Por outro lado, a utilização de subsídios tem o benefício limitado de mascarar exactamente o valor da retenção solicitada por um funcionário. Isto pode preservar a privacidade do funcionário até certo ponto. Para saber o valor exato, um terceiro também precisaria saber o salário do funcionário e revisar as tabelas de retenção na fonte do IRS.

Contudo, um terceiro não precisa de saber o salário de uma pessoa para saber que mais subsídios resultam em menos retenções. Além disso, este tipo de mascaramento poderia ser conseguido de outras maneiras. Por exemplo, se o Formulário W-4 solicitasse aos empregadores que retivessem uma percentagem de cada pagamento, o montante exacto seria igualmente mascarado, a menos que o terceiro também soubesse quanto o empregado recebeu.

A divulgação de informações fiscais aos empregadores seria invasiva e onerosa para empregadores e empregados.

Uma alternativa aos subsídios que foi adoptada pelo projecto W-2019 de 4 é que os empregados divulguem outros rendimentos, créditos e deduções no W-4 e que o empregador descubra então quanto deve reter. Os comentaristas disseram que isso levantou preocupações sobre privacidade, divulgação, complexidade e encargos para funcionários e empregadores.

Os comentaristas disseram que os funcionários não sabem quais rendimentos, deduções e créditos terão, não entendem realmente esses termos e não querem a responsabilidade de ter que estimá-los antes do final do ano. Mais importante ainda, não querem que os empregadores saibam quanto ganham os seus cônjuges ou que têm um segundo emprego que sugere falta de compromisso para com o empregador e pode até ser contra a política da empresa.

Da mesma forma, os empregadores não querem a responsabilidade de descobrir quanto reter com base na renda, deduções e créditos do empregado. Eles não querem questionar os números do funcionário. Nem querem tornar-se alvo de ladrões de identidade – ou mesmo de intimações para ajudar os credores dos funcionários – mantendo mais informações financeiras pessoais sobre os seus funcionários.

Para minimizar as informações fornecidas aos empregadores, o IRS poderia permitir que a calculadora de retenção na fonte imprimisse um Formulário W-4 pré-preenchido apenas com os resultados. Se o IRS precisar de mais informações para fundamentar os resultados, a calculadora poderá imprimir um código no Formulário W-4 que o IRS poderá vincular às informações inseridas na calculadora pelo funcionário. No entanto, nem todos vão querer usar a calculadora e nem todos terão acesso a ela quando precisarem enviar o Formulário W-4.

A divulgação de quanto reter seria mais simples e fácil de entender.

Talvez a maneira mais simples de um empregado dizer ao empregador quanto deve reter seja dar ao empregador um número específico ou a percentagem a reter de cada contracheque. Os funcionários não teriam que descobrir quantos subsídios reivindicar ou esperar que os subsídios produzissem retenção suficiente para evitar uma penalidade por retenção insuficiente. Por exemplo, o funcionário poderia simplesmente solicitar a retenção de pelo menos 100 por cento de sua obrigação tributario do ano anterior (ou 110 por cento para aqueles com rendimentos elevados), o que evitaria a penalidade mesmo se as estimativas de seu valor atual ano em que a obrigação tributario se revelou errada.

Um funcionário pode contar com um preparador de impostos, software tributário, formulários fiscais existentes, planilhas ou calculadora de retenção na fonte para projetar um valor mais exato que possa ser facilmente transferido para o Formulário W-4, seja como um número bruto ou uma porcentagem de cada contracheque. Tal como referido acima, isto é o que alguns funcionários já fazem, mas a actual falta de transparência sobre o valor da retenção na fonte que resultará de cada subsídio prejudica os seus esforços. Além disso, alguns funcionários podem sentir que estão fazendo algo errado ao assinar, sob pena de perjúrio, que o número de subsídios que reivindicam está correto com base nas instruções W-4 que não leram e nas planilhas que não preencheram. Assim, a substituição por uma simples certificação que apenas afirma que estão a pedir retenções suficientes (em vez de subsídios) poderia dissipar tais preocupações.

Ainda é muito cedo para saber como o IRS abordará esses comentários. No entanto, o objetivo é testar e lançar outro rascunho do Formulário W-4 no início do próximo ano, portanto, fique atento às atualizações. Esta é certamente uma questão desafiadora e, como observamos, que afecta a grande maioria dos contribuintes individuais.