O Advogado Nacional do Contribuinte explora o impacto dos exames de correspondência nos direitos do contribuinte.

Na nossa  última postagem no blog, discuti como o uso crescente de auditorias “irreais” pelo IRS “toca” tanto aumenta a sua cobertura de conformidade dos contribuintes individuais como, na minha opinião, potencialmente viola os direitos dos contribuintes, submetendo-os a auditorias repetitivas de uma declaração tributario específica. Nesta postagem, exploro o impacto sobre os contribuintes individuais do uso crescente de exames por correspondência pelo IRS.

No início de Janeiro, o IRS informou que tinha realizado e encerrado 1,564,690 auditorias de declarações de imposto de renda individuais no ano tributario de 2011. Setenta e cinco por cento dessas auditorias foram realizadas por correspondência. Em vez das auditorias de escritório e de campo localizadas e presenciais que costumavam dominar as atividades de exame do IRS, os exames por correspondência (ou “exames de correção” no jargão do IRS) são centralizados e automatizados em grandes campi do IRS. Essas auditorias utilizam processamento em lote, uma abordagem que automatiza totalmente o início, o processamento e o encerramento de casos de exames corretos. Na verdade, ao utilizar o sistema de Exame de Correspondência Automatizado (ACE), o IRS pode processar casos de exame correto com mínimo ou nenhum envolvimento de um Examinador Tributario – ou seja, uma perspectiva humana – até que uma resposta do contribuinte seja recebida.

À primeira vista, pode parecer que uma auditoria do IRS por correio seria muito menos onerosa para o contribuinte do que uma auditoria presencial. Mas pelas razões que discuto abaixo, verifica-se que os inquéritos aos contribuintes de baixos rendimentos, às pequenas empresas e aos trabalhadores independentes mostram que os próprios contribuintes preferem auditorias presenciais, ou pelo menos querem falar com um funcionário do IRS, em vez de apenas corresponder com a agência.

Portanto, se um contribuinte receber um aviso de auditoria do IRS, pode-se pensar que o contribuinte ligaria para o IRS imediatamente. Em um mundo perfeito, isso deveria acontecer. No mundo do IRS, entretanto, cerca de 10% da correspondência do IRS não pode ser entregue. Além disso, quase 45% dos exames corretos envolvem contribuintes que solicitaram o Earned Income Tax Credit (EITC), um crédito tributario reembolsável para os trabalhadores pobres. Uma pesquisa do Taxpayer Advocate Service (TAS) com contribuintes que foram auditados no EITC descobriu que mais de 25% deles não entenderam que o aviso de auditoria do IRS lhes dizia que estavam sob auditoria, e cerca de metade não entendeu o que precisavam fazer. fazer em resposta à carta de auditoria. (Para mais informações sobre esta pesquisa, consulte nosso estudo: “Auditorias de crédito de renda obtida do IRS – um desafio para os contribuintes").

Mesmo quando um contribuinte apresenta documentação em resposta a um aviso de exame correto, o IRS muitas vezes demora a associar a resposta do contribuinte ao caso real. Quando falo com grupos de profissionais tributários, a reclamação número um é que, em exames corretos, o IRS ignora a documentação que eles enviam. Em vez disso, o IRS emite o Aviso Legal de Deficiência, que geralmente dá ao contribuinte 90 dias para apresentar uma petição aos Estados Unidos. Tribunal Tributário dos Estados, caso contrário o imposto adicional será avaliado e recolhido. É claro que litigar um caso no Tribunal Tributario cria despesas e encargos tanto para o contribuinte como para o governo. Evidências anedóticas sugerem que um número crescente desses casos poderia ter sido resolvido em exame correto se apenas o inspetor tributario do IRS tivesse pegado o telefone e falado com o contribuinte, ou pelo menos olhado a correspondência.

Esta última afirmação, porém, aponta o verdadeiro problema do exame de correção: não há tributario tributario designado para o caso. Conforme observado anteriormente, a maioria dos exames corretos são selecionados automaticamente, o aviso de auditoria é enviado automaticamente, os prazos de resposta são rastreados automaticamente e o Aviso de Deficiência é emitido automaticamente. Se o contribuinte não conseguir inserir-se com sucesso neste processo automatizado, nenhum tributario tributario jamais analisará o caso.

Então, o que acontece se um contribuinte empreendedor decidir pegar o telefone e ligar para a unidade de exame? Primeiro, o tempo médio de espera nas filas do exame correto foi de 9.5 minutos no ano tributario de 2011 (sem contar 12 minutos adicionais ou mais se você tentou fazer o exame correto por meio do número gratuito principal do IRS).

Em segundo lugar, mesmo que você consiga falar, a pessoa com quem você fala nunca viu o seu caso antes e provavelmente nunca mais o verá depois que você desligar. E embora os inspetores fiscais devam tomar boas notas durante a sua chamada, eles geralmente têm outra chamada esperando para ser atendida, de modo que, compreensivelmente, usam atalhos e abreviações que podem ser indecifráveis ​​para qualquer pessoa que atenda uma chamada de acompanhamento. Na verdade, um estudo do IRS descobriu que 62% das pessoas que ligam para exames corretos ligam repetidamente e 13% ligam mais de oito vezes para resolver seus problemas. Nos grupos focais, os examinadores fiscais relataram que são “… instruídos a trabalhar no papel e desligar o telefone rapidamente”. Não surpreende, então, que 42% dos exames correcionais sejam encerrados sem qualquer contato pessoal do contribuinte. (Discutimos isso com mais detalhes em meu estudo do Relatório Anual para o Congresso de 2011, “Uma análise da estratégia de exame do IRS: sugestões para maximizar a conformidade, melhorar a credibilidade e respeitar os direitos do contribuinte").

Mas aqui está o verdadeiro retrocesso. Na Lei de Reestruturação e Reforma do IRS de 1998 (RRA 98), o Congresso exigiu que o IRS incluísse em toda a correspondência gerada manualmente o nome, número de telefone e número de identificação exclusivo do funcionário que o contribuinte pode contatar em relação à correspondência. (Ver RRA 98, § 3705(a) (1).) O RRA 98 também exigia que o IRS desenvolvesse procedimentos que designassem um funcionário para lidar com um problema do início ao fim, se fosse prático para o IRS e benéfico para o contribuinte. (Ver RRA 98, §
3705(b).) Acredito que os procedimentos corretos do exame possam violar esses requisitos.

O IRS define “correspondência gerada manualmente” como “correspondência emitida como resultado de um funcionário do IRS exercendo seu julgamento ao trabalhar/resolver um caso ou correspondência específica do contribuinte, ou quando o funcionário (examinador tributario, agente tributario, oficial tributario, etc.) está solicitando ao contribuinte que forneça informações adicionais relacionadas ao caso.” (IRM 21.3.3.4.17.1(1).) Isso significa que a carta de notificação de auditoria inicial – que é gerada automaticamente e geralmente é a única carta além do Aviso de Deficiência que um contribuinte recebe no exame correto – listará apenas um IRS principal número gratuito, “examinador tributario” como a pessoa a ser contatada e um número de identificação do site do IRS que emitiu a carta (em oposição ao funcionário). (IRM 4.19.10.1.6(6).)

Como é que esta definição legalista impacta os contribuintes? Bem, digamos que um examinador tributario revise a documentação e determine que o IRS precisa de informações adicionais do contribuinte. Aqui, o funcionário exerceu julgamento ao tomar essa determinação e, como resultado, está solicitando mais informações. Para a maioria das pessoas razoáveis, a solicitação subsequente se enquadraria na definição de “correspondência gerada manualmente”. No entanto, como o funcionário utilizará a Carta 565, Reconhecimento e Solicitação de Informações Adicionais, por meio de um sistema automatizado, o IRS considera esta uma carta gerada por computador e não inclui nenhuma informação de identificação do funcionário que fez a determinação.

A interpretação restrita do IRS sobre o que constitui correspondência gerada manualmente subverte o RRA 98 e significa que, à medida que o IRS aproveita cada vez mais os benefícios da automação para gerar correspondência, irá efectivamente obliterar esta protecção do contribuinte. Também eliminará a responsabilização da sua função de exame de correspondência. Nenhum funcionário deve acompanhar suas ações ou decisões em relação a um caso ou falar com o contribuinte sobre essas decisões. Assim, torna-se mais fácil para os Inspetores Fiscais reduzirem os contribuintes a mero papel a ser processado ou chamadas a serem atendidas. Por sua vez, é mais fácil ser descuidado ou sucumbir à pressão para passar para o caso seguinte porque os Inspetores Fiscais sabem que os contribuintes não conseguirão contactá-los novamente para dar seguimento às ações prometidas.

Comecei esta discussão observando o enorme volume de exames por correspondência do IRS. Ninguém questiona que o IRS precisa usar automação para lidar com essa quantidade de trabalho. Mas a utilização da automatização para impedir a capacidade do contribuinte de comunicar eficazmente com o IRS prejudica os direitos fundamentais do contribuinte. Devo também sublinhar que a automatização e a tecnologia avançada podem ser aproveitadas de forma positiva para aumentar a eficácia da comunicação – por exemplo, através da utilização de videoconferências e de computadores para realizar exames “virtuais presenciais”. Na minha próxima postagem, discutirei uma iniciativa piloto interessante que o IRS está conduzindo nesta área e por que acredito que essa abordagem tem o potencial de resolver muitas das deficiências no processo de exame correto.