À medida que o IRS orienta os contribuintes para ferramentas digitais de autoajuda, é necessário trazer a “regra legal da caixa de correio” para o século XXI. Atualmente, a regra legal de caixa de correio em IRC § 7502 não se aplica à transmissão eletrônica de muitos documentos urgentes e pagamentos ao IRS. A norma prevê que, cumpridos os requisitos previstos no estatuto, o documento ou pagamento será considerado arquivado ou pago na data do carimbo do correio no envelope. Se a data do carimbo do correio for igual ou anterior ao último dia do prazo prescrito para o arquivamento do documento ou para a realização do pagamento, o documento ou pagamento será considerado arquivado ou pago dentro do prazo, mesmo que seja recebido após a data de vencimento. Além disso, o IRC § 7502(c) estabelece que a correspondência registrada ou certificada, ou métodos considerados substancialmente equivalentes pelo Secretário do Tesouro, são prova prima facie de entrega. A regra se aplica a documentos e pagamentos enviados por meio dos Correios dos EUA, serviços de entrega privada designados e transmissores eletrônicos de devolução. No entanto, o estatuto e regulamentos nos termos deste documento não estendem a regra a outras formas de transmissão electrónica.
Tradicionalmente, os contribuintes se comunicavam principalmente com o IRS por correio, telefone ou interações presenciais. No entanto, os planos do IRS estão bem encaminhados para aumentar as interações digitais com os contribuintes. Esse aumento das interações digitais inclui o seguinte:
- Documentos enviados por fax.
- O aplicativo de conta on-line. O IRS lançou e continua a desenvolver capacidades para a aplicação online da conta do contribuinte. As capacidades futuras incluem a capacidade dos contribuintes de se “autocorrigirem”, o que deverá permitir que os contribuintes e os seus representantes autorizados apresentem documentos online.
- Comunicações Digitais do Contribuinte. Várias organizações dentro do IRS, incluindo o Taxpayer Advocate Service e o Small Business/Auto-Employed Exam, estão conduzindo um piloto do sistema de mensagens seguras de Comunicação Digital do Contribuinte (TDC). O TDC permite que os contribuintes enviem e recebam webmail eletrônico, juntamente com determinados documentos digitais, por meio de um portal seguro.
- Pagamentos Eletrônicos. Os contribuintes podem fazer pagamentos ao IRS de várias maneiras, incluindo métodos eletrônicos como:
Com base em discussões com o Gabinete do Conselheiro Chefe do IRS, é entendimento do TAS que a posição do IRS em relação às transmissões digitais de documentos e pagamentos não invoca a regra da caixa postal do IRC § 7502. Portanto, a data em que o contribuinte envia um documento é irrelevante, mesmo quando o contribuinte apresentar comprovante de transmissão. O IRS analisará apenas a data em que o IRS realmente o receberá. A lógica por trás desta decisão, conforme articulada ao Advogado Nacional do Contribuinte pelo Gabinete do Conselheiro Chefe, é que as pessoas podem modificar as datas em aparelhos de fax e computadores.
Contribuintes que usam EFTPS enfrentam um tratamento particularmente desfavorável. O Site da EFTPS exibe o seguinte aviso: “Os pagamentos usando este site ou nosso sistema de resposta de voz devem ser agendados até 8h ET do dia anterior à data de vencimento a ser recebido em tempo hábil pelo IRS. Os fundos sairão de sua conta bancária na data que você selecionar para liquidação.” (Ênfase no original.) Esta limitação se aplica a todos os pagamentos. Suponha que um contribuinte deva um saldo devido em 15 de abril. Se ele enviar o pagamento ao IRS antes da meia-noite de 15 de abril, o pagamento será considerado oportuno, embora provavelmente demore cerca de uma semana até que o IRS receba, abra, e processa o cheque. Se ela enviar o pagamento no EFTPS, o pagamento será considerado atrasado se ela enviar a transação depois das 8h do dia 14 de abril (28 horas antes), mesmo que o pagamento seja debitado de sua conta no dia 16 de abril – cerca de uma semana antes. se ela enviar por correio.
Esta disparidade no tratamento de pagamentos enviados por correio e enviados eletronicamente faz pouco sentido. Em comparação com um cheque enviado pelo correio, um pagamento eletrônico é recebido mais rapidamente, é mais barato de processar e elimina o risco de um cheque enviado pelo correio ser perdido ou extraviado. No entanto, em vez de encorajar os contribuintes a utilizar o EFTPS, os prazos relativos servem como um elemento dissuasor.
O tratamento comparativamente desfavorável de documentos e pagamentos apresentados eletronicamente prejudica os esforços do IRS para incentivar uma maior utilização de serviços digitais. Na verdade, sem uma versão eletrónica da regra legal da caixa de correio, os profissionais podem hesitar em enviar eletronicamente quaisquer documentos ou pagamentos urgentes, por receio de cometerem negligência médica. Além disso, contribuintes não representados ou pouco sofisticados podem ser prejudicados porque assumem que a data de envio de um documento digital ou de pagamento controlará. A utilização de um método digital pode comprometer os direitos e proteções dos contribuintes, especialmente o direito de contestar a posição do IRS e de ser ouvido. Também tem impacto no direito do contribuinte a um sistema tributario justo e equitativo porque a transmissão eletrónica de documentos e pagamentos facilita a apresentação atempada de documentos e pagamentos. Se o IRS quiser incentivar os contribuintes a usar métodos digitais de envio e pagamento de documentos, os contribuintes devem ter as mesmas proteções quando enviam eletronicamente e quando enviam um documento pelo correio ou verificam através dos Correios dos EUA ou de um serviço de entrega designado.
Até mesmo o Tribunal Tributário Pearson v. Comissário, 149 TC nº 20 (29 de novembro de 2017), reconheceu a necessidade de trazer a regra legal da caixa de correio para o século XXI. O tribunal, reunido em banc, considerou que a postagem comprada pela Internet e afixada em um envelope cria um carimbo postal privado na data da compra para fins dos regulamentos emitidos sob o IRC § 21.
Assim, no meu relatório anual de 2017, fiz uma recomendação legislativa alterar o IRC § 7502 para resolver essas questões. Especificamente, recomendei que o Congresso alterasse o estatuto para instruir o Secretário a emitir regulamentos que apliquem a regra da caixa de correio de forma comparável aos documentos e pagamentos apresentados por um contribuinte, independentemente de serem apresentados por via electrónica ou por correio. Especificamente, os regulamentos devem prever até que ponto a confirmação ou recepção da transmissão electrónica oferece as mesmas protecções que um carimbo postal do Serviço Postal dos EUA ou de outro serviço de entrega designado. Além disso, os regulamentos devem fornecer os meios pelos quais um contribuinte pode transmitir eletronicamente o documento e receber um recibo ou confirmação que seja prova prima facie de que o IRS recebeu o documento ou pagamento na data refletida no recibo.
Ao redigir as orientações e políticas administrativas relativas às confirmações de fax, é importante observar que as sanções criminais sob IRC § 7206 para a falsificação de registos aplicar-se-ia a estes recibos e confirmações de submissão eletrónica da mesma forma que se aplicaria a outros registos de contribuintes. Portanto, o IRS deveria considerar permitir que os contribuintes usem seus próprios aparelhos de fax pessoais e exigir que o contribuinte faça uma declaração, assinada sob pena de perjúrio, sobre a exatidão do carimbo de data na confirmação do fax se a data do recebimento do IRS se tornar um problema. .
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