No nosso Relatório de objetivos do ano tributario de 2022 ao Congresso, comparei esta temporada de arquivamento a uma tempestade perfeita. Os efeitos duradouros e persistentes da pandemia global levaram a níveis de serviço historicamente baixos, a promulgação de nova legislação tributario exigiu alterações na programação do IRS, foram necessárias revisões manuais em dezenas de milhões de declarações e o IRS teve de distribuir uma terceira ronda de pagamentos de estímulo – tudo trazendo uma temporada de arquivamento incomumente desafiadora, que também discuti em meu Problemas na estrada para a temporada de arquivamento de 2021: blog da Parte III.

Ao contrário de qualquer ano anterior, os indivíduos e as empresas desta grande nação foram forçados a enfrentar desafios médicos e financeiros contínuos, ao mesmo tempo que faziam malabarismos com questões de saúde e familiares. Como sociedade, adaptámo-nos aos desafios da COVID-19 trabalhando remotamente, frequentando escolas virtualmente e mudando de forma geral a forma como fazíamos negócios e vivíamos as nossas vidas. Testemunhamos a morte de mais de 600,000 entes queridos, amigos e membros das nossas comunidades; o encerramento de empresas; e a perda de milhões de empregos. Também testemunhamos muitos exemplos de coisas boas na nossa sociedade: vimos novos empreendimentos comerciais surgirem das cinzas e observámos em primeira mão a generosidade e o carinho dos nossos amigos, vizinhos e completos estranhos.

Durante o ano passado, mais de 170 milhões de indivíduos e milhões de empresas receberam alívio financeiro através de três rodadas de pagamentos de estímulo, empréstimos do Programa de Proteção ao Cheque de Pagamento e Créditos de Retenção de Funcionários. O IRS e os seus funcionários foram fundamentais no fornecimento deste alívio tão necessário. Quero reconhecer e agradecer à liderança do IRS e aos seus funcionários, e particularmente aos funcionários do Taxpayer Advocate Service, por fazerem sacrifícios no ano passado, ajudando os contribuintes durante este período difícil e permanecendo fiéis à nossa missão.

Como otimista, gosto de encontrar o lado bom das nuvens de tempestade. Embora a pandemia tenha exposto muitas fraquezas e vulnerabilidades, as lições aprendidas são úteis para identificar e redefinir prioridades das melhorias necessárias na administração tributario e no serviço aos contribuintes. O IRS adotou novas abordagens para resolver problemas antigos e a colaboração aumentou entre o IRS e o Congresso. E, nomeadamente, os desafios pandémicos renovaram a consciência do impacto dos cortes no orçamento do IRS ao longo da última década e da necessidade do IRS de financiamento adicional para fornecer serviços de elevada qualidade aos contribuintes.

Com isto em mente, recomendamos várias medidas proativas que o IRS pode tomar para melhorar o serviço e a comunicação com os contribuintes.

• Priorize o desenvolvimento de contas online robustas e acessíveis. O IRS oferece uma opção de conta online para contribuintes individuais, mas sua utilidade é limitada de duas maneiras. Em primeiro lugar, a maioria dos contribuintes que tentam estabelecer contas online falham porque não conseguem cumprir os requisitos de autenticação electrónica. Em segundo lugar, a funcionalidade das contas é muito limitada. A TAS recomenda que os contribuintes tenham a opção de interagir online com o IRS para todas as transações comuns, tal como os clientes interagem rotineiramente com as suas instituições financeiras através de contas online. A TAS recomenda ainda que os profissionais fiscais tenham acesso a contas online em nome dos contribuintes dos seus clientes e que o IRS priorize a prestação deste serviço aos profissionais.

• Expanda a tecnologia de retorno de chamada do cliente para todas as linhas telefônicas gratuitas do IRS. Muitas empresas e agências federais com grandes centrais de atendimento telefônico oferecem aos clientes a opção de receber uma chamada de retorno quando o tempo de espera para falar com um representante de atendimento ao cliente for longo. O IRS oferece esta opção em algumas de suas linhas telefônicas, mas a opção ainda não é oferecida na maioria das linhas, incluindo as linhas de alto volume. Particularmente à luz dos desafios telefônicos que os contribuintes enfrentaram no ano passado, a TAS recomenda que o IRS torne o retorno de chamada do cliente uma opção em todas as linhas telefônicas de alto volume.

• Reduzir as barreiras ao preenchimento eletrônico de declarações fiscais. Um dos maiores desafios que o IRS enfrentou no ano passado foi o processamento de devoluções em papel. Alguns contribuintes preferem apresentar o pedido em papel, mas muitos contribuintes apresentam o pedido em papel porque são impedidos de apresentar o pedido por via eletrónica. Existem três obstáculos principais ao preenchimento eletrónico: (i) os contribuintes são por vezes obrigados a apresentar declarações ou outros comprovativos com as suas declarações, e estes anexos geralmente não podem ser apresentados eletronicamente; (ii) alguns formulários fiscais não são aceitos eletronicamente; e (iii) os contribuintes, por vezes, necessitam de substituir entradas predefinidas quando preparam as suas declarações com software tributario, e algumas destas substituições tornam as declarações inelegíveis para apresentação eletrónica. A TAS recomenda que o IRS resolva essas limitações para que todos os contribuintes que desejam enviar suas declarações por e-mail possam fazê-lo.

• Utilizar tecnologia de digitalização para declarações de imposto de renda de pessoa física preparadas eletronicamente, mas enviadas em papel. Quando os contribuintes apresentam declarações em papel, os funcionários do IRS devem transcrever manualmente os dados linha por linha para os sistemas do IRS. Em 2020, o IRS recebeu cerca de 17 milhões de declarações de imposto de renda de pessoas físicas e milhões de declarações fiscais de empresas e outras declarações fiscais em papel. Inserir manualmente dados de tantas devoluções em papel é uma tarefa enorme e erros de transcrição são comuns, especialmente em devoluções mais longas. Está disponível tecnologia de digitalização que permitiria ao IRS ler as devoluções em papel por máquina e evitar a necessidade de entrada manual de dados. A TAS entende que o IRS está explorando a implementação de tecnologia de digitalização para declarações fiscais em papel de 2020 e recomenda que o faça também para os anos futuros.

• Expanda a aceitação digital e a transmissão de documentos e assinaturas digitais. O fechamento de escritórios e instalações de correio do IRS em março de 2020 impossibilitou que os funcionários do IRS recebessem documentos em papel dos contribuintes. Como solução alternativa, o IRS emitiu orientações temporárias que autorizam os funcionários a aceitar e transmitir documentos relacionados à determinação ou cobrança de uma obrigação tributario por e-mail, usando um sistema de mensagens seguro estabelecido. Os colaboradores também estão autorizados a aceitar imagens de assinaturas (digitalizadas ou fotografadas) e assinaturas digitais em documentos relacionados à apuração ou cobrança de obrigação tributária. A TAS recomenda que o IRS torne essas soluções temporárias permanentes e continue a explorar e priorizar opções adicionais de comunicação digital.

• Oferecer opções de videoconferência aos contribuintes. A tecnologia de videoconferência permite que os contribuintes e os seus representantes autorizados sejam vistos e ouvidos e partilhem documentos sem estarem fisicamente presentes. O Escritório Independente de Apelações do IRS oferece tecnologia WebEx para conferências virtuais presenciais entre contribuintes, representantes e oficiais de apelações. O Gabinete do Conselheiro Chefe do IRS e o Tribunal Tributario dos EUA também estão a realizar comunicações de vídeo e julgamentos virtuais utilizando o ZoomGov.com. Embora a videoconferência não deva substituir as opções de conferência presencial ou telefónica, acrescenta uma opção vital de interação humana para permitir a comunicação com os contribuintes quando apropriado, e oferece opções para os contribuintes com dificuldade em viajar ou com incapacidade de tirar férias prolongadas do trabalho. recomendou que o IRS avaliasse a viabilidade de expandir o uso dessas tecnologias para o maior número possível de funções voltadas para o contribuinte, sem remover as opções presenciais para os contribuintes. A videoconferência deve continuar a ser expandida e oferecida como uma opção aos contribuintes porque pode ajudar a preencher lacunas atuais ou futuras no atendimento presencial nos Centros de Atendimento ao Contribuinte (TACs) e no trabalho com agentes fiscais ou fiscais. Também pode ser uma ferramenta útil para complementar as auditorias de correspondência, onde conversar pessoalmente pode facilitar uma melhor compreensão da declaração do contribuinte. Além disso, os contribuintes que estão geograficamente distantes de um TAC e os contribuintes com desafios de mobilidade ou transporte consideram a tecnologia de videoconferência mais útil e económica do que viajar para uma conferência presencial.

Estas medidas centram-se em áreas de melhoria necessárias e alcançáveis ​​na administração e nos serviços fiscais que nos ajudarão a enfrentar a tempestade. Encorajo-vos a rever o Relatório de Junho ao Congresso deste ano, que inclui uma discussão aprofundada sobre estes itens e uma avaliação dos desafios enfrentados pelos contribuintes, profissionais e pelo IRS nesta temporada de declarações.

Itens relacionados:

• Relatório de objetivos de 2022 ao Congresso