Parte I deste blog de duas partes discutiu como identificar o alívio de penalidade associado ao A ampla iniciativa de alívio de penas anunciada recentemente pelo IRS nas transcrições de contas fiscais do IRS e explicou os muitos usos do código de transação de transcrição (TC) 290. A Parte Dois continua com mais dicas úteis que espero que sejam úteis ao tentar entender as transcrições do IRS.

O que são “datas de ciclo” e “datas de transação” e por que são importantes?

A data da transação é a data efetiva de uma transação em uma conta tributario, e a data do ciclo representa a data em que o IRS processou a transação. Às vezes essas datas coincidem e às vezes não. Você já olhou para uma transcrição de conta tributario e se perguntou, por exemplo: “Por que o IRS enviou uma fatura datada de 1º de junho quando o pagamento feito em 30 de abril está ali mesmo na conta?” Para encontrar a explicação, poderá ser necessário consultar a data do ciclo da transação de pagamento, se disponível, em vez da data da transação. Como o sistema IDRS geralmente utiliza datas de transação para o cálculo automatizado de multas e juros, é muito importante que certas transações, como o recebimento de uma declaração de imposto, um crédito ou um pagamento de imposto, tenham a data de transação correta – embora o processamento da transação pode ocorrer muito mais tarde. Embora a transcrição da conta possa agora refletir o pagamento de 30 de abril, a data do ciclo pode mostrar que o pagamento de 30 de abril não foi processado ou “lançado” na conta tributario até depois da emissão do aviso de 1º de junho.

Embora as datas das transações sejam muito importantes, pode haver momentos em que as datas dos ciclos são igualmente importantes. Por exemplo, considere a situação que ocorre quando um pagamento indevido é aplicado a um passivo de outra conta. Embora a data da transação (a data do crédito para efeitos de cálculo de juros e multas) possa ser substancialmente anterior, a data do ciclo da aplicação do pagamento indevido seria a data mais apropriada para determinar quando um imposto foi pago. Por Manual da Receita Interna (IRM) 25.6.1.7.2(5), um pagamento a maior creditado a um pagamento a menor de outro ano ou a outro tipo de imposto constitui um pagamento na data em que o crédito é permitido. Nesta situação, a data do ciclo é normalmente a data mais apropriada para determinar quando o imposto foi pago para efeitos do regra de dois anos associada a pedidos de reembolso.

Embora as datas dos ciclos possam fornecer informações úteis, as datas dos ciclos nem sempre estão presentes nas transcrições externas e, quando estão, podem ser confusas para os contribuintes compreenderem. Os pagamentos abaixo aparecem como apareceriam em uma transcrição de uso interno do IRS – incluindo a data do ciclo. A data do ciclo, conforme destacado abaixo, é composta pelo ano do ciclo (2019), pela semana do ciclo (semana 46 do ano 2019) e pelo dia da semana do ciclo (dia 5). Observação: Após 1º de janeiro de 2012, a semana do ciclo vai de sexta a quinta conforme mostrado posteriormente, de modo que sexta é o dia 01, pulando sábado e domingo, de modo que segunda é o dia 02, etc.

706 10202017 $ 500.00-      20194605

706 11182017 $ 500.00-      20194605

Embora esses pagamentos sejam datados de 20 de outubro de 2017 e 18 de novembro de 2017, respectivamente, o gráfico dos ciclos de lançamento de 2019 (disponível na seção 16 do IRS Documento 6209, Guia de Referência de Informações de ADP e IDRS), reflete que esses pagamentos foram efetivamente aplicados à conta em 14 de novembro de 2019 – uma diferença temporal significativa quando se considera o estatuto de reembolso prescrição desencadeada pela data em que os pagamentos foram aplicados.

Ciclos de postagem de 2019

As transcrições que o IRS fornece ao público não fornecem datas de ciclo de forma consistente. Na verdade, as mesmas transações de pagamento discutidas acima apareceriam numa transcrição externa conforme mostrado abaixo, possivelmente proporcionando a percepção errônea de que o estatuto havia expirado para o reembolso desses pagamentos.

706 Crédito transferido de                     10-20-2017       - $ 500.00

 1040 201412

706 Crédito transferido de                     11-18-2017         - $ 500.00

 1040 201412

Para fornecer aos contribuintes e representantes as informações mais completas possíveis, defendo a inclusão de datas de ciclo para todas as transações transcritas, ou melhor ainda, a conversão da data do ciclo para uma data tradicional que seria refletida na transcrição como o “ data de processamento” para maior clareza.

Por que as informações da conta tributario em minha transcrição não correspondem aos meus registros?

A Transcrição do Registro de Contas mostrará informações específicas de uma declaração de imposto – ou os valores corrigidos resultantes de quaisquer alterações na declaração causadas por uma solicitação do contribuinte ou por uma determinação do IRS.

** INFORMAÇÕES DO RETORNO OU CONFORME AJUSTADO **

Isto é digno de nota caso o contribuinte considere necessário apresentar uma declaração alterada. Os números do IRS devem ser usados ​​como ponto de partida no Formulário 1040-X, Declaração de Imposto de Renda Individual dos EUA alterada, ao solicitar quaisquer ajustes de conta subsequentes – caso contrário, poderão ocorrer problemas de processamento.

Se a transcrição da conta de imposto refletir um ajuste de imposto, você poderá descobrir que a renda bruta ajustada, a renda tributável ou outros itens mostrados na transcrição não são mais conciliados. Se isso ocorrer, é provável que seja resultado da forma como um ajuste de imposto anterior foi inserido no sistema do IRS. Quando um funcionário do IRS faz um ajuste de imposto, ele normalmente insere os números de referência de crédito correspondentes (da seção 8C do Documento 6209, conforme mostrado abaixo) para informar ao sistema IDRS o tipo e o valor dos itens de declaração que estão sendo ajustados para criar o ajuste de imposto associado. O sistema IDRS, no entanto, aceitará muitos ajustes de conta com ou sem esses códigos, resultando em situações em que a renda bruta ajustada, a renda tributável ou outros itens, se não forem ajustados adequadamente junto com o imposto, não são mais conciliados com o valor do imposto mostrado na transcrição. Ao preencher o Formulário 1040-X, use os números da transcrição do IRS para preencher a coluna A, garantindo especificamente que o imposto corresponda ao imposto calculado a partir das transações da transcrição do IRS. Ao inserir os valores corretos na coluna C e colocar a diferença na coluna B, o IRS deve garantir que todos os ajustes necessários sejam feitos para trazer o imposto e os itens de declaração correspondentes de volta aos valores apropriados e corretos ao processar a declaração corrigida.

Exemplo de números de referência de crédito válidos

Por que estou recebendo uma fatura quando minha transcrição indica que o saldo da conta foi amortizado?

IRM21.6.8.2 discute situações que criarão uma conta dividida. Alguns dos mais razões comuns incluem falência, oferta de compromisso e cônjuge inocente; no entanto, isso também pode ocorrer por outros motivos – um dos cônjuges recorre ou solicita um ajuste de exame enquanto o outro não o faz, um dos cônjuges é determinado como “atualmente não cobrável” enquanto o outro não é, etc. , o passivo será removido da conta tributario conjunta e os valores apropriados do passivo serão colocados em contas separadas (MFT 31) sob o número de identificação de contribuinte de cada cônjuge. Da mesma forma, isso também pode ocorrer para pagamentos de responsabilidade compartilhada quando necessário.

Às vezes, essas contas são simplesmente divididas, permitindo que o IRS busque a cobrança do valor apropriado de cada cônjuge – outras vezes, as contas são “espelhadas”, o que permite que o IRS busque a cobrança separadamente de qualquer um dos cônjuges. O processo de espelhamento existe para evitar que o IRS cobre involuntariamente a mais quando ambos os cônjuges são responsáveis ​​​​pela mesma obrigação tributario nessas contas criadas separadamente.

Infelizmente, contas divididas/espelhadas podem causar confusão para usuários de transcrição externa. Isto ocorre porque a conta conjunta muitas vezes reflete a explicação narrativa “baixa do saldo devido”, conforme mostrado abaixo. Para aumentar a confusão, estas contas separadas não estão disponíveis para visualização ou recuperação através dos sistemas de transcrição externos do IRS. Os contribuintes e representantes podem não ter conhecimento da existência de contas divididas/espelhadas, dificultando atividades corretas e adequadas de resolução de contas. Atualmente, estou defendendo que o IRS disponibilize essas transcrições de contas fiscais para recuperação e/ou altere a explicação do TC 604 para explicar de forma mais apropriada esta atividade de conta, alertando os destinatários da transcrição de que existe outra conta. Atualmente, o melhor método para determinar se existe outra conta é procurar um TC 971, que contém uma explicação narrativa sobre a transferência do passivo. Nesses casos, você precisará entrar em contato com o IRS para proteger as informações relacionadas a essas contas criadas separadamente. As contas que de fato foram baixadas não conterão um TC 971 referenciando uma transferência de saldo.

400 Transferência de conta em 12/08/2021 -$10,000.00

402 Transferência de conta em 12/08/2021 $ 10,000.00

971 Saldo transferido para conta de passivo dividido 12/22/2021 US$ 0.00

604 Baixa de saldo devido em 12/22/2021 -$10,000.00

Conclusão

Embora eu tenha discutido alguns dos itens que podem causar confusão, tenho certeza de que há muitos outros. Muitas perguntas podem ser respondidas usando o IRS Documento 6209, Guia de referência de informações de ADP e IDRS. A TAS continua a trabalhar com o IRS para melhorar a qualidade das transcrições e torná-las mais fáceis de usar para os clientes do IRS. Você pode ajudar nos dando seu feedback. Quaisquer preocupações ou recomendações para melhorar os produtos de transcrição podem ser encaminhadas para nós através do nosso Sistema de Gestão de Advocacia Sistêmica (SAMS).

Os contribuintes elegíveis podem entrar em contato com as Clínicas de Contribuintes de Baixa Renda (LITCs) para obter assistência. LITCs são de treinadores em Entrevista Motivacional do IRS e TAS. Os LITCs representam pessoas físicas cuja renda está abaixo de um determinado nível e que precisam resolver problemas fiscais com o IRS. Os LITCs são um grande recurso e podem representar os contribuintes em auditorias, recursos e disputas de cobrança de impostos perante o IRS e em tribunal, incluindo o Tribunal Tributario. Além disso, os LITCs podem fornecer informações sobre os direitos e responsabilidades dos contribuintes em diferentes idiomas para indivíduos que falam inglês como segunda língua. Os LITCs não devem cobrar mais do que uma taxa nominal pelos seus serviços. Para obter mais informações ou para encontrar um LITC perto de você, visite www.taxpayeradvocate.irs.gov/litc ou veja Publicação 4134 do IRS, Lista de Clínicas para Contribuintes de Baixa Renda. Esta publicação também está disponível online em www.irs.gov/forms-pubs ou ligando gratuitamente para o IRS em 800-TAX-FORM (800-829-3676).