Eu escrevi vários Blogs discutindo como o IRS continua atolado em atrasos no processamento após o fechamento de escritórios relacionados à pandemia em 2020. Mas não são apenas as declarações de impostos não processadas que se acumulam. O IRS também está enfrentando atrasos sem precedentes no processamento de formulários 2848, Procuração e Declaração do Representante, e 8821, Autorização de Informações Fiscais, (coletivamente “autorizações”, para profissionais). Esses formulários são necessários para que os contribuintes concedam a alguém autoridade para representá-los em questões de IRS ou de outra forma ajudá-los em questões fiscais. Os profissionais não podem ajudar os contribuintes sem a devida autorização. As unidades do Arquivo de Autorização Centralizada do IRS (CAF) processam autorizações permitindo que o(s) representante(s) designado(s) ou designado(s) do contribuinte acessem os registros do IRS de seus clientes, recebam cópias da correspondência e, de acordo com o Formulário 2848, desempenhem outras funções durante a representação para resolver ou evite problemas com o IRS. Com o atraso incomum, o IRS precisa fornecer informações específicas sobre atrasos no processamento para gerenciar expectativas, reduzir frustrações e diminuir a possibilidade de apresentação de autorizações duplicadas.

Mensagens para profissionais fiscais

Após o fechamento de escritórios relacionados à pandemia, em 30 de março de 2020, o IRS atualizou seu página de profissionais fiscais em IRS.gov com um alerta para informar os representantes dos contribuintes para “[e]esperar atrasos nas autorizações de números do Arquivo de Autorização Centralizada (CAF)” e que “as operações normais serão retomadas o mais rápido possível”. A mensagem atual do IRS para os profissionais é que os atrasos continuam, “resultando em tempos de espera significativamente longos”E que não pode fornecer um prazo de processamento. Meu escritório continua recebendo perguntas e reclamações sobre atrasos excepcionalmente longos no processamento.

As três unidades da CAF – Ogden, Filadélfia e Memphis – processam as autorizações recebidas segundo o método primeiro a entrar, primeiro a sair. Em 3 de outubro de 2020, cerca de 80% do estoque não processado estava “acima da idade” (ou seja, não processado por mais de cinco dias). Para reduzir o tempo de processamento, o IRS adicionou recursos de vários locais além das três unidades da CAF para auxiliar no processamento. Durante o ano passado, o tempo médio que o IRS levou para processar um POA oscilou de 22 dias para mais de 70 dias e atualmente é de 29 dias. A porcentagem de inventário acima da idade subiu para 98% e atualmente é de 90%. Embora o IRS informe os representantes dos contribuintes que devem prever longos tempos de processamento, os profissionais que submeteram autorizações não processadas ainda podem perguntar-se se as suas foram perdidas ou mal processadas. Estes atrasos afectam os contribuintes direito de manter representação. Esta falta de transparência não está a fazer nenhum favor aos contribuintes ou ao IRS, e pode estar a piorar a situação.

Falta de Transparência

Se os profissionais não tiverem uma medida a partir da qual possam formar uma expectativa razoável de quanto tempo as unidades CAF do IRS precisam para processar uma autorização, eles poderão razoavelmente enviar uma segunda via, piorando inconscientemente o acúmulo de formulários não processados. Os profissionais podem ligar para o IRS para perguntar sobre a situação, agravando desnecessariamente volume historicamente alto de chamadas resultando em baixos níveis de serviço telefônico do IRS. Eles podem ligar para o TAS para obter assistência, aumentando nossa atrasos contínuos no processamento de casos TAS. As unidades da CAF receberam mais de 859,000 autorizações durante o ano tributario (ano tributario) de 2021 do que no ano tributario de 2020, mas as unidades da CAF não têm nenhum mecanismo para rastrear quantas submissões são duplicadas. As unidades processaram 4.19 milhões de formulários no ano tributario de 2021, um aumento de 1.16 milhão (38%) em relação ao ano tributario anterior.

Esforços do IRS para superar o atraso da pandemia

O IRS enfrentou muitos desafios desde o início do COVID-19 e respondeu aos numerosos atrasos com soluções de curto e longo prazo. Especificamente, as unidades da CAF acrescentaram pessoal temporário para processar mais autorizações em agosto de 2020; no entanto, a maioria desses funcionários retornou para outras unidades de negócios. Para melhorar os níveis de pessoal a longo prazo, as unidades da CAF estão em processo de contratação de mais de 100 funcionários entre as três unidades da CAF.

Durante 2021, o IRS introduziu duas novas ferramentas para envio de autorizações: 1) um portal online pela apresentação de autorização assinada pelo contribuinte e pelo tributario; e 2) Conta Tributario Pro que permite aos profissionais da área tributario submeter um pedido de autorização ao contribuinte individual Conta online IRS para o contribuinte assinar eletronicamente. Os profissionais ainda podem enviar uma autorização por correio ou fax, mas devem esperar atrasos. Os envios por meio do portal on-line são processados ​​da mesma forma que os envios por correio e fax, enquanto os envios por meio da conta Tax Pro passam por uma verificação de que o profissional tributário está em situação regular e são registrados no CAF em até 48 horas após o reconhecimento do contribuinte. Esta é uma adição bem-vinda, mas traz alguns desafios e até o momento é subutilizada.

Ferramentas diferentes, regras diferentes

Estas novas ferramentas deverão facilitar a apresentação de pedidos de autorização; no entanto, cada método de envio possui um conjunto exclusivo de regras de assinatura, portanto, preste atenção a elas:

• Os formulários enviados por fax ou correio deverão ter assinaturas de tinta;
• Os formulários enviados através do portal online devem ser assinados por todas as partes eletronicamente ou com uma assinatura a tinta; e
• Os pedidos de autorização apresentados através da conta Tax Pro não têm papel; os representantes autenticam sua identidade e iniciam uma solicitação de autorização por meio de sua conta Tax Pro para o cliente e recebem a confirmação do envio bem-sucedido. O cliente deve então aprovar ou rejeitar o pedido através da sua conta pessoal online.

Para aprovar uma autorização iniciada através da Conta Tax Pro, o cliente deve ter estabelecido sua própria conta online e autenticaram sua identidade. Recursos de notificação podem ser adicionados, mas não estão disponíveis no momento: cabe ao representante notificar o cliente que uma autorização está aguardando na conta online do cliente, porque o cliente não recebe, neste momento, notificação do IRS de que uma solicitação é aguardando aprovação. Da mesma forma, o representante não recebe notificação quando a autorização é aprovada e deve fazer login para verificar. O processo é automático, incluindo a verificação da regularidade do tributario. A maioria das solicitações é enviada prontamente (dentro de 48 horas) para a CAF, eliminando longas esperas para análise e processamento. No entanto, o IRS precisa descobrir por que os profissionais não têm pressa em usar a conta Tax Pro. Será falta de conhecimento, relutância em usar o sistema, dificuldade em estabelecer contas online para o profissional ou para o cliente, ou outros desafios ou hesitações que os profissionais enfrentam?

Veja como se registrar para identidade digital de acesso seguro

Para usar a conta Tax Pro, os representantes devem primeiro verificar sua identidade. Aqueles que já utilizaram a conta Tax Pro podem ter verificado sua identidade e recebido credenciais para fazer login usando uma plataforma chamada Secure Access eAuthentication. Em 14 de novembro de 2020, o IRS utilizou uma plataforma diferente – Secure Access Digital Identity (SADI) – para novos usuários obterem credenciais de acesso à conta Tax Pro. Os usuários que obtiveram credenciais por meio do legado Secure Access eAuthentication podem continuar a usar suas credenciais sem precisar se registrar novamente. Os titulares de Número de Identificação Tributario Individual (ITIN) podem ter dificuldades para completar o processo de verificação de identidade através da SADI e podem precisar usar opções alternativas.

A SADI verificará novos usuários por meio de um Provedor de Serviços de Credenciais (CSP), ID.me, para acessar o registro SADI e estabelecer credenciais para fazer login na conta Tax Pro. Você pode ter usado um CSP se já visitou USAJobs.gov, tem um conta online com a Administração da Segurança Social or Assuntos de Veteranos.

Para se registrar no SADI, cada usuário deverá:

• Carregar informações de identidade, como foto da carteira de motorista, carteira de identidade estadual (ID) ou passaporte;
• Tire uma selfie com o celular e carregue a selfie, que deve corresponder à foto da carteira de motorista, carteira de identidade estadual ou passaporte; e
• Registre-se para uma conta e autentique-se no site do CSP antes de retornar à conta IRS Tax Pro após a autenticação.

Os usuários que não conseguirem tirar uma selfie ou passar pela opção de autoatendimento serão direcionados a um help desk do CSP para comprovar sua identidade, se cadastrar, autenticar e obter sua credencial para acessar as ferramentas da Receita Federal. Depois que o usuário fizer login com êxito, ele poderá usar as mesmas credenciais todas as vezes, sem precisar passar pelo processo de prova de identidade todas as vezes. A recertificação só é necessária para contas com 18 meses ou mais de inatividade da conta.

Veja como enviar uma autorização de terceiros por meio da conta Tax Pro

Para usar esta nova ferramenta, os profissionais devem ter um número CAF em situação regular atribuído como indivíduo e um endereço CAF nos Estados Unidos ou no Distrito de Columbia. Para enviar uma autorização equivalente a um Formulário 2848 usando a conta Tax Pro, os profissionais devem ter uma licença para exercer a profissão nos Estados Unidos ou no Distrito de Columbia como advogado ou contador público certificado e autoridade para exercer a profissão perante o IRS ou estar inscrito no IRS como agente inscrito, atuário inscrito ou agente de plano de aposentadoria inscrito.

O contribuinte pessoa física deverá possuir:

• Um endereço nos Estados Unidos ou no Distrito de Columbia; e
• Capacidade de acessar a conta online do IRS.

As seguintes questões fiscais podem ser autorizadas a partir do ano 2000 e seguintes, mais três anos futuros (apenas ano civil, não ano tributario):

• Formulário 1040, Declaração de Imposto de Renda Individual dos EUA;
• Avaliação de Cônjuge Dividido ou Formulário 8857, Solicitação de Assistência a Cônjuge Inocente;
• Pagamento de Responsabilidade Compartilhada;
• Pagamento de Responsabilidade Compartilhada – Avaliação de Cônjuge Dividido; e
• Pena Civil (limitada aos períodos de março, junho, setembro e dezembro).

Este é o novo normal?

É sim. Eventualmente, ferramentas como a conta Tax Pro e a conta online reduzirão a demanda e diminuirão os atrasos que aguardam o processamento manual, mas isso levará algum tempo. Desde o lançamento da Conta Tax Pro, há cinco meses, menos de 2,700 autorizações foram concluídas através da ferramenta, enquanto foram submetidas mais de 1.6 milhões de autorizações que requerem processamento manual. Isso significa que o IRS precisa processar manualmente mais de 600 autorizações para cada autorização processada automaticamente. O objetivo é reverter a equação e ter a maioria das autorizações processadas eletronicamente. Por que o baixo uso? O IRS espera que o uso da conta Tax Pro aumente devido ao SADI, já que a taxa de sucesso da autenticação é materialmente maior com o SADI do que com o Secure Access eAuthentication.

Embora o tempo de espera do processamento em atraso tenha oscilado ao longo do ano passado, os requerentes precisaram esperar quatro semanas ou mais para que as unidades da CAF processassem as autorizações. Infelizmente, não acredito que esta seja uma situação temporária que será resolvida a qualquer momento. Poderia continuar por muitos mais meses ou talvez um ano ou mais, e o IRS precisa definir expectativas razoáveis ​​de tempo de processamento para os profissionais, para que possam evitar o envio desnecessário de autorizações duplicadas e pesar adequadamente os custos e benefícios de orientar seus clientes através da criação de um serviço on-line. conta e aprovando uma solicitação de processamento automatizado rápido.

O que os profissionais fiscais podem fazer para ajudar?

1. Pare de enviar duplicatas para as unidades da CAF. Se você precisar enviar uma segunda via ou estiver preocupado com a perda da solicitação inicial, faça-o por meio de sua conta Tax Pro.
2. Não ligue para o IRS para perguntar sobre o status de uma autorização. Se precisar falar com alguém do IRS sobre questões fiscais de um cliente, você pode enviar por fax uma cópia do formulário de autorização enquanto estiver ao telefone com o funcionário do IRS para discutir os detalhes da conta do seu cliente. A autorização não pode ser processada para o CAF, mas permitirá que você fale com um funcionário do IRS em nome do seu cliente.
3. Ajude seus clientes a configurar uma conta online do IRS e mostre-lhes como fazer login para aprovar sua autorização na conta Tax Pro.

ponto de partida

O IRS tem muito a fazer e deve priorizar seus recursos:

• Processamento de devoluções;
• Emissão de reembolsos;
• Recálculo da tributação dos subsídios de desemprego que desencadeiam a emissão de reembolsos adicionais;
• Emissão de pagamentos de estímulo; e
• Preparando-se para a próxima temporada de arquivamento.

Desempenhar estas funções vitais e ao mesmo tempo concentrar-se no trabalho de tributarioização, cobrança e conformidade não é uma tarefa fácil. A liderança do IRS e os seus funcionários devem ser elogiados pelo que realizaram nos últimos 18 meses.

Mas para os contribuintes que enfrentam dificuldades e atrasos, o que o IRS fez de certo não está em sua mente. O IRS fez grandes progressos na implementação de novas ferramentas e processamento automatizado que irão melhorar o serviço aos contribuintes e aos seus representantes a longo prazo, e aguardo ansiosamente funcionalidades adicionais. Mas até que o uso dessas ferramentas aumente e se torne uma prática comum, os atrasos no processamento provavelmente persistirão. No curto prazo, o IRS deve ser transparente e comunicar ao público estimativas realistas de atrasos, incluindo tempos de processamento de autorização. A maior transparência e o investimento contínuo em ferramentas e funcionalidades digitais melhoradas beneficiarão todos os contribuintes.