Na nossa Relatório Anual de 2020 para o Congresso (ARC), discuti os atrasos e dificuldades desnecessários que os contribuintes encontram para chegar a um funcionário do IRS responsável e experiente para obter assistência nas auditorias de correspondência. Mais de 70 por cento das auditorias conduzidas pelo IRS são auditorias por correspondência, tornando este tipo de auditoria uma das ferramentas mais significativas que o IRS emprega para buscar o cumprimento das leis fiscais. A capacidade do contribuinte de interagir e comunicar com o IRS é crucial para o sucesso do processo de auditoria de correspondência e para a experiência do contribuinte no IRS. Embora o IRS esteja a desenvolver novas ferramentas online para interagir eletronicamente com os contribuintes, deve simultaneamente garantir que os contribuintes possam navegar com sucesso nestas ferramentas, ao mesmo tempo que continua a fornecer assistência ao cliente em tempo real a quem a solicitar.

O que é uma auditoria de correspondência?

Auditorias de correspondência são exames fiscais realizados por correio durante um único ano tributario, envolvendo não mais do que alguns problemas que o IRS prevê poder resolver e encerrar analisando os documentos relevantes. Como essas auditorias têm escopo limitado, o volume dessas auditorias excede em muito qualquer outro tipo de auditoria conduzida pelo IRS. Conforme ilustrado no gráfico abaixo, a esmagadora maioria dos exames do IRS são realizados através de auditorias por correspondência.

Algumas das questões de maior volume abordadas pelas auditorias por correspondência durante o ano tributario (FY) de 2019 incluíram o Crédito de Imposto sobre o Rendimento do Trabalho (EITC); despesas comerciais dos funcionários; não arquivadores; itens relacionados ao Anexo C, Lucro ou Perda de Negócios (Empresa Individual); e reembolsos questionáveis. Embora estas questões possam à primeira vista parecer simples, muitas destas categorias de auditoria podem abranger regras, procedimentos ou situações factuais complicadas que podem dar origem a questões do contribuinte, à necessidade de assistência e à necessidade de comunicar com um examinador do IRS.

Coisas que os contribuintes devem saber sobre auditorias de correspondência

Os contribuintes que receberem notificações de auditoria por correspondência deverão ler atentamente as cartas e seguir as instruções. Toda a documentação solicitada deve ser apresentada ao IRS até a data de vencimento indicada na carta, ou o contribuinte deve entrar em contato com o IRS e solicitar prazo adicional. Ignorar o IRS normalmente não é uma boa estratégia. Se o IRS não receber uma resposta na data de vencimento, não fará um segundo contato. Se o IRS não receber uma resposta, geralmente proibirá o(s) item(s) reivindicado(s) e, em última análise, emitirá um Aviso de Deficiência de acordo com o IRC § 6212. Um Aviso de Deficiência é um aviso legal de que o IRS está propondo uma deficiência adicional ( saldo devedor). Ele fornece aos contribuintes 90 dias para solicitar revisão ao Tribunal Tributário dos Estados Unidos (150 dias se dirigido a uma pessoa fora dos Estados Unidos). Se nenhuma petição for apresentada, o IRS tem autoridade legal para avaliar e cobrar a deficiência proposta. Após a autuação, será enviado aviso informando sobre os ajustes da conta tributario, explicando eventual saldo devedor e solicitando o pagamento. Se o pagamento integral ou as providências de pagamento não forem feitas dentro do prazo indicado no aviso, serão emitidos avisos de cobrança e ações de cobrança subsequentes poderão ser iniciadas. O primeiro aviso de cobrança é denominado CP 501, Saldo Devedor Individual (FMI) – Primeiro Aviso. É aconselhável resolver qualquer saldo devido o mais rápido possível para evitar multas, juros ou ações de cobrança adicionais que poderiam ocorrer se o saldo devido permanecer não resolvido.

Direito de Reter Representação

Os contribuintes têm o direito de manter representação durante as auditorias do IRS. Você pode optar por obter assistência profissional (de um advogado, contador público certificado, agente registrado ou profissional tributário). Os contribuintes também podem qualificar-se para assistência gratuita ou de baixo custo de um Clínica de Contribuintes de Baixa Renda (LITC). Os LITCs representam pessoas físicas cuja renda está abaixo de um determinado nível e que precisam resolver problemas fiscais com o IRS. Os LITCs podem representar os contribuintes em auditorias, recursos e disputas de cobrança de impostos perante o IRS e em tribunal. Os LITCs também podem ajudar os contribuintes a responder às notificações do IRS e corrigir problemas de conta. Além disso, os LITCs podem fornecer informações sobre os direitos e responsabilidades dos contribuintes em diferentes idiomas para indivíduos que falam inglês como segunda língua.

Melhores Práticas

Ao responder ao IRS, recomendamos que você não envie documentos originais – envie cópias. Na entrega dos documentos deverá incluir em cada página o seu nome, número de identificação tributario (número de segurança social ou número de identificação de contribuinte individual) e ano tributario em causa. Isso ajuda o IRS a associar todos os documentos ao arquivo do seu IRS. Você pode entrar em contato com o número fornecido no aviso do IRS se precisar de esclarecimentos e sempre guardar cópias de qualquer correspondência recebida ou enviada ao IRS. Juntamente com a sua documentação, considere fornecer declarações escritas para apoiar os itens sob exame. Em muitos casos, declarações ou uso de uma declaração semelhante ao testemunho durante um julgamento podem ser usados ​​para corroborar um crédito, dedução ou item de renda. Além disso, pode haver documentos alternativos que possam apoiar o item em questão que não estejam listados na solicitação original do IRS. Os contribuintes devem considerar contactar um profissional tributario, como um LITC, para obter assistência na resposta a consultas do IRS.  Normalmente, há mais de uma maneira de abordar o suporte de um item em questão para estabelecer o seu direito à dedução ou crédito. Os contribuintes não devem ser obrigados a responder apenas às perguntas do IRS, pois os contribuintes podem ter informações ou documentos adicionais que apoiarão os itens da declaração.

A comunicação é fundamental durante um exame. Não desconsidere avisos ou prazos do IRS. Se o contribuinte não puder responder em tempo hábil, é imperativo que entre em contato com o IRS e solicite prazo adicional. Desconsiderar o IRS não é uma boa prática.

Após a análise dos documentos apresentados, o IRS pode concordar e encerrar o assunto ou emitir um relatório de exame refletindo quaisquer ajustes propostos ao retorno sob auditoria. Uma palavra de cautela: os contribuintes não devem assinar um relatório de auditoria se não concordarem ou não compreenderem os ajustes propostos pelo IRS. Em vez disso, eles devem responder até o prazo, enviando documentação adicional ou explicações adicionais, solicitar uma conferência informal com o gerente do examinador ou solicitar uma conferência com o Escritório Independente de Apelações (Apelações) do IRS. Solicitações de conferência com recursos, denominada protesto, deve ser feito por escrito e incluir os motivos de discordância com os ajustes propostos pelo IRS. Informações sobre o processo de auditoria de correspondência e como registrar um protesto podem ser encontradas na publicação do IRS 3498-A, O Processo de Exame (Auditorias por Correio).

A comunicação com o IRS pode ser desafiadora

Ao contrário de outras auditorias do IRS, as auditorias por correspondência não são atribuídas a um único examinador que supervisiona toda a auditoria. Esses contribuintes são encaminhados para números de telefone gratuitos de auditoria de correspondência de Salários e Investimento (W&I) e Pequenas Empresas e Autônomos (SB/SE) que operam com longos tempos de espera e fornecem níveis limitados de serviço. A TAS continua a defender uma único ponto de contato para todas as auditorias de correspondência. Afirmamos que a incapacidade de chegar a um único ponto de contacto diminui a experiência do cliente, cria ineficiência do IRS, dificulta oportunidades de envolver e educar os contribuintes do nosso país e diminui o potencial de desenvolvimento e construção de confiança com o IRS. A COVID-19 exacerbou ainda mais as deficiências relacionadas à comunicação da auditoria de correspondência do IRS.  Como parte de sua Iniciativa Pessoas em Primeiro Lugar, o IRS geralmente não começou novas auditorias de 1º de abril de 2020 a 15 de julho de 2020, e as auditorias de correspondência aberta foram em grande parte paralisadas devido a limitações tecnológicas e de comunicação. A assistência telefônica gratuita para auditoria de correspondência foi suspensa de março a setembro de 2020, enquanto mais de 90 por cento da correspondência do IRS foi finalmente classificada como excedente – o que significa que o IRS não foi capaz de fornecer uma resposta ao contribuinte no prazo de 30 dias. Em alguns casos, os contribuintes receberam cartas provisórias solicitando que aguardassem até seis meses antes de receberem uma resposta do IRS.

Em 29 de julho de 2021, o IRS ainda não havia resolvido 94,313 auditorias por correspondência relacionadas ao ano tributario de 2019. Quase 32,860 dessas auditorias referem-se a declarações que reivindicam o EITC, que é vital para muitos contribuintes. Da mesma forma, 2,907 reconsiderações de auditoria de declarações de anos anteriores permanecem sem solução. A resolução dessas reconsiderações de auditoria é especialmente significativa, pois, enquanto houver um saldo devedor não resolvido, o IRS pode compensar um reembolso para aplicar a ele.

Maiores alternativas de comunicação que você deve conhecer

Para combater algumas das dificuldades de comunicação discutidas na auditoria por correspondência, a Receita Federal (IRS) desenvolveu uma alternativa de comunicação por meio do recurso de Mensagens Seguras do seu programa de Comunicações Digitais para Contribuintes (TDC). Inicialmente lançado no campus da Filadélfia, o SB/SE expandiu o uso do TDC para todos os seus cinco campi. Essa iniciativa oferece a determinados contribuintes e seus representantes a possibilidade de se comunicarem eletronicamente com a Receita Federal durante suas auditorias. Mensagens seguras TDC permite que os contribuintes recebam mensagens do IRS, respondam a perguntas, carreguem documentos usando o Portal de Mensagens Seguras do IRS e trabalhem com um funcionário do IRS para resolver a auditoria. Os contribuintes convidados a participar deste programa devem autenticar suas identidades por meio do IRS Secure Access, que inicia o processo e, em última análise, permite que eles façam login no Portal de Mensagens Seguras do TDC para se envolverem em comunicação bidirecional.

Atualmente, o TDC Secure Messaging está disponível apenas para aqueles que recebem e aceitam um convite do IRS para participar e que, posteriormente, passam pelos rigorosos requisitos de autenticação necessários para rastrear hackers e outras pessoas não autorizadas. O processo exige a verificação de informações do histórico de crédito do contribuinte para autenticar sua identidade. Para contribuintes temporários e aqueles que não conseguem acessar registros financeiros anteriores, o acesso a este conjunto de serviços online pode ser um desafio. Para contribuintes qualificados e aqueles que conseguem acessá-lo, o TDC Secure Messaging oferece uma alternativa de comunicação mais rápida ao correio tradicional e permite que os contribuintes acessem outros serviços online do IRS, como e-Services e Get Transcripts, usando o mesmo nome de usuário e senha da conta.

Boas notícias adicionais: ainda este mês, o IRS está lançando o uso da Ferramenta de upload de documentos (DUT) para auditorias de correspondência. A plataforma DUT permite que os contribuintes carreguem os documentos solicitados durante o exame de correspondência, em vez de terem de enviar a documentação por correio ou fax – o que é uma ferramenta bem-vinda à luz dos actuais desafios em papel que utilizam o correio. Os contribuintes só precisarão de acesso a um smartphone ou computador para utilizar a ferramenta. Permite que os contribuintes carreguem documentos em tempo real, permitindo que um funcionário do IRS discuta os documentos com os contribuintes. Se um contribuinte tiver uma auditoria de exame de correspondência aberta, ele deverá consultar os assistentes telefônicos do exame para determinar se a ferramenta está disponível para seu caso.

Aguardamos ansiosamente outras opções on-line mais robustas no futuro, que agilizarão os exames.

Conclusão

Para os contribuintes capazes de se autenticar, TDC Secure Messaging mostra potencial para melhorar a experiência de auditoria de correspondência dos contribuintes bem como o próprio processo de auditoria de correspondência. A Receita Federal indica que o uso do TDC Secure Messaging resultou em uma redução no tempo necessário para a conclusão da auditoria e produziu aumentos significativos na satisfação do cliente. O IRS relatou taxas de satisfação do cliente variando consistentemente perto de 83% entre os contribuintes que usam o TDC Secure Messaging. A utilização da ferramenta DUT é mais um passo para melhorar o processo de auditoria e continuo a pedir ao IRS que expandir e melhorar suas ofertas de serviços digitais para que todos os contribuintes interessados ​​possam resolver questões contabilísticas desta forma eficiente, libertando assim mais funcionários para responder às consultas telefónicas dos contribuintes. Embora eu continue a defender um único ponto de contacto para auditorias de correspondência, o TDC e ferramentas de envolvimento online semelhantes podem beneficiar muitos contribuintes que trabalham com o IRS para resolver as suas auditorias de correspondência. O TDC é uma ferramenta de comunicação que os contribuintes devem considerar caso tenham oportunidade.