Ao longo do meu mandato como Advogado Nacional do Contribuinte, apreciei a troca contínua de ideias e informações com os meus colegas do IRS à medida que trabalhamos em colaboração para melhorar a experiência do contribuinte, incluindo a aceleração do pagamento de reembolsos de impostos aos contribuintes com direito a recebê-los. Mas nem sempre concordamos com a mesma abordagem ou prioridades.

Em 29 de março, emiti uma Diretiva de Defensor do Contribuinte (TAD) ao IRS, orientando-o a implementar tecnologia de digitalização para leitura de máquina de declarações de imposto de renda arquivadas em papel a tempo para a temporada de arquivamento de 2023. Especificamente, a TAD orientou o IRS a (1) implementar tecnologia para automatizar o processamento de declarações arquivadas em papel preparadas com software tributário (conhecidas como declarações “v-coded”) até o início da temporada de arquivamento de 2023 e (2) automatizar o processamento de declarações em papel manuscritas até o início da temporada de arquivamento de 2023, se possível, ou, se não, até o início da temporada de arquivamento de 2024. Expliquei o problema em detalhes em um blog anterior.

Em 18 de julho, os Comissários Adjuntos do IRS responderam à Solicitação de Informações Técnicas (TAD). A resposta afirmou que o IRS está testando diversos programas piloto e que seu objetivo é acelerar o “Projeto Piloto de Declarações com Código V”, descrito na resposta, para as declarações de 2022. Notavelmente, porém, a resposta se recusou a se comprometer com a implementação de tecnologia de digitalização para leitura automática de declarações com código V e rejeitou expressamente a implementação de tecnologia de digitalização para leitura automática de declarações manuscritas. A resposta afirmou ainda que o IRS não implementará nenhuma opção até que tenha confiança no sistema de entrega.

Concordo plenamente que o IRS deve escolher um sistema de entrega eficiente e confiável, mas a resposta do TAD não fornece detalhes sobre seus esforços contínuos, um cronograma para aplicar um sistema de entrega para processar devoluções em papel ou a porcentagem de devoluções para 2022 que prevê a digitalização. Agradeço os esforços do IRS com o “Piloto de serviço de digitalização de lockbox” e incentivo o avanço nas devoluções de digitalização. Mas esse piloto envolve declarações com as quais o contribuinte efetua um pagamento. Atrasos no processamento prejudicam principalmente os contribuintes que recebem reembolsos devidos, e eu gostaria de ver o IRS priorizar seus esforços para arquivar em papel reembolsar retorna.

Na terça-feira, devido à magnitude do problema e ao acúmulo sem precedentes de declarações em papel, tomei a atitude incomum de apelar da decisão dos Comissários Adjuntos ao Comissário para reconsideração.

Neste blog, e no interesse da transparência, explicarei porquê. Antes de entrar em detalhes, quero aproveitar um momento para reconhecer e agradecer aos funcionários do IRS no processamento de envios, aos funcionários do IRS que trabalham nas equipes de pico e à administração do IRS por seus esforços incansáveis ​​durante as últimas três temporadas de arquivamento com o objetivo de superar o numerosos desafios que os arquivamentos em papel apresentam. Durante minhas visitas aos campi, foi inspirador observar a ética de trabalho dos funcionários e da gestão local. Embora os seus esforços diários possam não ser observáveis ​​pelo público, eles têm trabalhado diligentemente para enfrentar a enorme e assustadora montanha de papel que aguarda processamento. Dito isto, os nossos contribuintes e funcionários merecem um 21^st administração tributária do século XIX que utiliza tecnologia para agilizar a administração tributária, principalmente através da entrega oportuna de reembolsos de impostos. Acredito que os executivos e funcionários do IRS concordam plenamente com esta afirmação. Como tal, fiquei desapontado com a resposta dos Vice-Comissários ao meu TAD.

Desde o início da pandemia de COVID-19, dezenas de milhões de contribuintes registaram atrasos significativos no recebimento dos seus reembolsos de impostos – alguns esperaram 10 meses ou mais. Em 2021, cerca de 17 milhões de contribuintes individuais apresentaram declarações originais em papel (Formulários 1040), e cerca de 4 milhões de contribuintes individuais apresentaram declarações em papel alteradas (Formulários 1040-X), que são processadas como declarações em papel, independentemente de serem arquivadas em papel ou e-mail. -arquivado. Milhões de contribuintes empresariais também apresentaram declarações fiscais em papel, com muitos empregadores esperando muito tempo para receber créditos fiscais de retenção de funcionários.

Eu já disse que o papel é a criptonita do IRS e o IRS está enterrado nele. As devoluções em papel continuam a ser o calcanhar de Aquiles do IRS porque o IRS ainda – no ano de 2022 – não implementou tecnologia para leitura automática de declarações arquivadas em papel. Como resultado, os funcionários devem digitar manualmente nos sistemas do IRS cada dígito em cada declaração em papel. A transcrição manual de dados não só atrasa os reembolsos, mas também foram cometidos erros de transcrição de dados em 22% das declarações arquivadas em papel processadas no ano passado, o que causa retrabalho e frustração adicional para os contribuintes e para o próprio IRS.

Acredito que existem duas soluções possíveis para acelerar o processamento de declarações fiscais arquivadas em papel: (1) automatizar o processo de entrada de dados ou (2) contratar muito mais funcionários e/ou terceirizar tarefas administrativas. Automatizar o processo de coleta de dados é, sem dúvida, a solução melhor e mais eficiente. A tecnologia antiquada do IRS é bem conhecida e o seu fracasso em automatizar o processamento de declarações fiscais em papel é um excelente exemplo de como o IRS está atrasado em relação a outros administradores fiscais. Como informamos anteriormente, 17 agências fiscais estaduais estavam usando tecnologia de digitalização para ler automaticamente declarações fiscais arquivadas em papel – há 22 anos!

No ano tributario de 2017, o IRS solicitou que o Congresso destinasse US$ 8.4 milhões para poder implementar o código de barras 2-D. O Congresso não se apropriou do financiamento, então o IRS deixou a proposta cair. Não está claro por que razão o IRS, gerindo um orçamento que naquela altura ultrapassava os 11 mil milhões de dólares, não conseguiu realocar o financiamento para cobrir os 8.4 milhões de dólares de custos de implementação. Se tivesse feito isso, a tecnologia teria se pago muitas vezes. Em seus esforços para resolver o atraso no processamento de declarações fiscais deste ano, o IRS estabeleceu uma meta de contratar quase 5,500 funcionários em sua função de processamento de envio. Muitas dessas contratações não seriam necessárias se o processo de coleta de dados fosse totalmente automatizado. Se você assumir, para fins ilustrativos, que o custo de um funcionário de Processamento de Envios “totalmente carregado” é de cerca de US$ 40,000 (incluindo salário, benefícios e despesas gerais), fica claro que o anual O custo de pagar aos funcionários para transcreverem declarações fiscais em papel excede substancialmente o custo anteriormente projetado de US$ 8.4 milhões para a implementação do código de barras 2-D. Sem mencionar que o IRS tem tido dificuldade em contratar funcionários de processamento de envios, atingindo até agora apenas 55% de sua meta.

Mais importante ainda, do ponto de vista do contribuinte, o IRS estabeleceu uma meta de resolver o seu acúmulo de declarações fiscais em papel até o final do ano, mas está longe de ser claro se terá sucesso. No momento em que este livro foi escrito, ainda havia um desequilíbrio significativo entre o número de declarações arquivadas em papel que o IRS deve processar e o ritmo de processamento do IRS. O IRS transportou uma carteira de 4.7 milhões de Formulários 1040 arquivados em papel de 2021 a 2022 e não foi capaz de concluir o processamento dessas declarações até o final de junho de 2022. Para 2022, o IRS tem projetado receberá cerca de 13.2 milhões de Formulários 1040 arquivados em papel (incluindo declarações apresentadas na prorrogação entre agora e 15 de outubro), 4.2 milhões de declarações de imposto de renda individuais alteradas (Formulários 1040-X) e milhões de declarações de impostos comerciais. Com mais declarações ainda projetadas para serem apresentadas no final do ano, a carteira total de processamento arquivado em papel do IRS era de 17.4 milhões em 1º de julho.

Concentrar-se apenas nos Formulários 1040 significa que o IRS terá que processar uma projeção de 13.2 milhões de Formulários 1040 em papel durante o segundo semestre de 2022 – quase o triplo do ritmo durante o primeiro semestre do ano. Dito de outra forma, o IRS terá de processar uma média de cerca de 525,000 Formulários 1040 arquivados em papel por semana durante o segundo semestre de 2022 para eliminar o atraso. O IRS continua a explorar opções para aplicar recursos adicionais para aumentar o número de devoluções processadas até o final do ano. No entanto, até 15 de julho, havia processado uma média semanal de Formulários 1040 arquivados em papel nas quatro semanas anteriores de apenas 295,000. Embora todos esperemos que o IRS consiga resolver o atraso este ano, costumo dizer que a esperança não é um plano de negócios.

Do ponto de vista do contribuinte, resolver o atraso no processamento de papel e pagar os reembolsos em tempo hábil deve ser a tarefa número um do IRS. Muitas das prioridades de tecnologia da informação do IRS levarão necessariamente anos para serem desenvolvidas e implementadas. A tecnologia de digitalização não precisa ser uma delas. A implementação imediata da tecnologia de digitalização alcançará quatro objetivos: (1) acelerar o processamento de declarações fiscais; (2) entregar reembolsos atempados aos contribuintes; (3) reduzir ou eliminar substancialmente erros de transcrição de dados que oneram tanto os contribuintes como o próprio IRS; e (4) permitir que o IRS reatribua funcionários de processamento de envios para outras tarefas que não podem ser automatizadas, como atender chamadas telefônicas dos contribuintes ou processar a correspondência dos contribuintes.

Aguardo com expectativa um diálogo contínuo e uma troca de ideias com os meus colegas do IRS enquanto trabalhamos para eliminar os desafios do processamento de papel e fornecer aos contribuintes o serviço que eles esperam e merecem.