Desde o início da pandemia COVID-19, o IRS ficou quase um ano atrasado no processamento de declarações fiscais em papel. Em 18 de março de 2022, a carteira de devoluções de papel era de quase 15 milhões. A maioria dos contribuintes recebe reembolsos, portanto, atrasos no processamento de devoluções geralmente significam atrasos no reembolso. Os atrasos nos reembolsos causaram frustração para muitos e dificuldades financeiras para alguns, incluindo potencialmente despejos, cortes de serviços públicos e a incapacidade de comprar alimentos e medicamentos.

Noutros casos, a incapacidade do contribuinte de fornecer prova da declaração actual e de uma transcrição tributario devido a atrasos no processamento afectou negativamente os pedidos de empréstimo, incluindo pedidos de hipotecas, empréstimos pessoais ou comerciais, e até mesmo ajuda financeira a estudantes.

Quando divulguei meu relatório anual em janeiro, disse que o papel é a criptonita do IRS e que o IRS está enterrado nele. A razão pela qual as devoluções em papel são tão desafiadoras é que o IRS ainda não implementou tecnologia para lê-las automaticamente, portanto, cada dígito em cada declaração em papel deve ser digitado manualmente nos sistemas do IRS por um funcionário.

Não precisa ser assim. Durante as últimas duas décadas, as agências fiscais estaduais têm usado tecnologia de digitalização para automatizar o processamento de declarações fiscais em papel. Durante esse período, o IRS considerou, rejeitou, propôs, reconsiderou, implementou parcialmente e adiou a questão de implementar ou não a tecnologia de digitalização.

Ontem, emiti uma Taxpayer Advocate Directive (TAD) orientando o IRS a trabalhar com a indústria de software tributário para implementar o código de barras 2-D para a próxima temporada de declaração. A TAD também orientou o IRS a implementar o reconhecimento óptico de caracteres (OCR) ou tecnologia similar para a próxima temporada de declaração, se possível, ou, se não, para a temporada de declaração seguinte. Neste blog, fornecerei uma visão geral do problema e o que acho que o IRS deve fazer para resolvê-lo.

O problema: os funcionários do IRS devem digitar cada dígito das declarações fiscais em papel nos sistemas do IRS

Embora a pandemia de COVID-19 tenha causado atrasos a alguns contribuintes que apresentaram as suas declarações por via electrónica, a esmagadora maioria dos longos atrasos foi sentida pelos contribuintes que apresentaram declarações originais em papel ou que apresentaram declarações alteradas, que são geralmente processadas como declarações em papel. mesmo quando enviados eletronicamente. No ano passado, o IRS recebeu quase 17 milhões de Formulários 1040 em papel, mais de 4 milhões de Formulários 1040-X e milhões de devoluções de negócios em papel.

Os atrasos no processamento destas declarações resultam do arcaico processo de recolha de dados do IRS. A função de processamento de submissões do IRS hoje evoca imagens de como era a transcrição de dados na década de 1960 – antes da era da informação. Os funcionários transcrevem manualmente todas as declarações fiscais em papel. A transcrição consiste em pressionar cada dígito e cada letra do retorno. Para uma declaração moderadamente complexa, pode ser necessário transcrever várias centenas de dígitos. Para devoluções mais longas com mais formulários e agendamentos, o número de dígitos pode aproximar ou ultrapassar 1,000 dígitos.

No ano de 2022, isso não parece apenas loucura. É uma loucura.

A solução: implementar tecnologia de digitalização para devoluções de papel com leitura mecânica

Felizmente, existem dois tipos de tecnologia de digitalização que permitiriam ao IRS “ler automaticamente” as devoluções em papel e reduzir a necessidade de entrada manual de dados. A tecnologia de digitalização aceleraria o processamento de devoluções, reduziria substancialmente ou eliminaria erros de transcrição e permitiria ao IRS transferir funcionários de empregos de introdução de dados para outros cargos, poupando, em última análise, dezenas de milhões de dólares em custos laborais. Existem atualmente dois tipos principais de tecnologia de digitalização: (i) código de barras 2-D e (ii) OCR.

Código de barras 2-D e 20 anos de indecisão do IRS

Quando um cliente compra um produto em um supermercado ou farmácia, o produto normalmente é marcado com um código de barras que pode ser lido na fila do caixa. Da mesma forma, quando um contribuinte prepara uma declaração tributario utilizando software de declaração tributario, as empresas de software geralmente podem colocar um código de barras 2-D na declaração que codifica os dados da declaração num formato legível por máquina. O IRS poderia então escanear o código de barras – como faz o supermercado ou a farmácia – e converter os dados em um formato digital que permitiria ao IRS processar a devolução como uma declaração arquivada por e-mail.

A tecnologia de código de barras 2-D está bem estabelecida. Em 2002 – há duas décadas – reportámos que 17 estados estavam a utilizar códigos de barras 2-D para declarações preparadas com software de declarações fiscais mas arquivadas em papel, e recomendamos que o IRS considerasse fazê-lo também. Na altura, o IRS discordou da nossa recomendação de incorporar códigos de barras 2-D nos Formulários 1040, afirmando que isso prejudicaria o objectivo de transição dos contribuintes para o arquivamento electrónico. Em 2003, contudo, o IRS começou a trabalhar com criadores de software de declaração de impostos num projecto 2-D para outros formulários fiscais, e o IRS implementou códigos de barras 2-D para determinados formulários, incluindo os Anexos K-1.

Em 2014, o IRS inverteu a sua posição em relação ao código de barras 2-D para os Formulários 1040, solicitando que o Congresso lhe concedesse autoridade para exigir que os contribuintes que preparam as suas declarações com software, mas as arquivam em papel, imprimam as suas declarações com um código de barras 2-D que pode ser lido. Em 2018, a versão aprovada pela Câmara do Taxpayer First Act continha uma disposição que exigia código de barras 2-D. Naquela época, o IRS havia mudado de posição novamente. Fomos informados de que o IRS solicitou que a disposição fosse removida da legislação para dar-lhe flexibilidade para adotar tecnologias alternativas de digitalização, como o OCR. O Congresso removeu a disposição da versão final da Lei Primeiro do Contribuinte que foi promulgada, mas o IRS ainda não implementou nenhum tipo de tecnologia de digitalização para os Formulários 1040.

Assim, 20 Anos depois de mais de um terço dos estados já usarem códigos de barras 2-D, 18 Anos depois que o Advogado Nacional do Contribuinte o recomendou inicialmente para os Formulários 1040, 8 Anos depois que o Departamento do Tesouro solicitou que o Congresso fornecesse ao IRS autoridade para exigir o código de barras 2-D, e 4 Anos depois de o Congresso ter procurado conceder essa autoridade e o IRS ter mudado a sua posição, o sistema tributario encontra-se numa crise que poderia não existir, pelo menos até este ponto, se o código de barras 2-D ou tecnologia semelhante tivesse sido implementado.

Com base na análise do TAS, 50%-60% das declarações de imposto de renda individuais apresentadas em papel e processadas nos últimos dois anos foram preparadas com software de declaração de imposto e não precisariam ser transcritas se fossem adicionados códigos de barras 2-D. Embora o IRS tenha anunciado planos para resolver o atraso antes do final de 2022, não está claro se será capaz de fazê-lo. A implementação do código de barras 2-D para devoluções em papel arquivadas a partir de janeiro de 2023 servirá como uma apólice de seguro contra um acúmulo contínuo no próximo ano, reduzindo o influxo de novas devoluções em papel que exigem transcrição. Mesmo que o IRS consiga resolver o seu atraso este ano, o código de barras 2-D reduzirá o tempo e os custos de processamento nos anos futuros, o que permitirá ao IRS reatribuir funcionários de processamento de submissões para realizar outros trabalhos.

Tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres

OCR é uma tecnologia mais recente com diferentes vantagens e desvantagens em comparação com o código de barras 2D. A principal vantagem é que ele pode ser usado para leitura automática todos os devoluções em papel, incluindo devoluções preparadas à mão. A principal desvantagem é que é menos preciso. Por exemplo, “1” e “7” podem parecer semelhantes, então o OCR pode ler o dígito incorretamente. No entanto, a tecnologia OCR ainda deve ser mais precisa do que a transcrição manual de dados, porque um funcionário não só terá a mesma dificuldade em distinguir entre “1” e “7”, mas também pressionará a tecla errada por engano de vez em quando. No ano passado, os funcionários do IRS cometeram erros de transcrição em cerca de 22% das declarações em papel.

Em discussões com agências fiscais estaduais, fomos informados de que alguns estados usam códigos de barras 2-D e OCR. Quando uma devolução é preparada com software e um código de barras pode ser aplicado, o código de barras fornece quase 100% de precisão. Quando uma devolução não for preparada com software ou se um código de barras não puder ser lido (por exemplo, onde o cartucho de toner do contribuinte acabou ou o código de barras ficou manchado), o OCR é usado e, apesar de seu nível de precisão ligeiramente inferior, ainda reduz a necessidade de transcrição manual de dados e elimina erros atribuíveis exclusivamente ao erro humano ao pressionar a tecla errada.

Conclusão

O IRS deveria ser líder em práticas de tecnologia da informação na administração tributario, mas devido a uma combinação de limitações de financiamento e desafios de gestão ao longo de muitos anos, não o é. O pressionamento arcaico de dados de declarações fiscais em papel é um estudo de caso. Há vinte anos, pelo menos 17 estados automatizaram essa tarefa, mas o IRS ainda não conseguiu fazê-lo.

Se a necessidade pode ser a mãe da invenção, o atraso sem precedentes nas devoluções em papel resultante da pandemia da COVID-19 deve estimular o IRS a tomar medidas imediatas para automatizar o processamento de declarações fiscais em papel – não dentro de dois ou três anos, mas começando com o próximo temporada de arquivamento. O pagamento atempado de reembolsos de impostos para milhões de contribuintes depende disso.