Para o mais de 40 formulários que não podem ser arquivados eletronicamente, o IRS permite o arquivamento em papel desses formulários com assinatura eletrônica ou digital por meio de uma apólice temporária até 31 de outubro de 2023. Embora o IRS não faça distinção entre assinaturas eletrônicas e digitais, os contribuintes que optarem por arquivar em papel devem considere cuidadosamente as diferenças nesses tipos de assinaturas ao contar com um representante autorizado ou preparador pago para arquivar esses formulários em seu nome. Os preparadores pagos são obrigados por lei a assinar a declaração na área do preparador pago e a entregar ao contribuinte uma cópia da declaração.

O que é uma assinatura digital?

Uma assinatura digital é uma identificação digital baseada em certificado que permite ao signatário criptografar um documento assinado, validando a autenticidade da assinatura e proibindo alterações adicionais após o documento ser assinado. As assinaturas digitais protegem os contribuintes contra alterações feitas após a aprovação de um formulário.

Quais benefícios as assinaturas digitais oferecem?

As assinaturas digitais usam um certificado digital incorporado ao documento e bloqueia o documento contra edições posteriores. Isto cria um histórico documental confiável para verificação da autenticidade e fornece uma proteção contra manipulação ou adulteração do preparador após o contribuinte ter assinado um formulário. As assinaturas digitais também podem ser aplicadas sem a necessidade de imprimir e digitalizar novamente o documento.

Como aplicar uma assinatura digital

A criação de uma assinatura digital requer software dedicado, porém existem muitos tipos disponíveis gratuitamente. A obtenção de um certificado digital exclusivo para assinar documentos requer a verificação da identidade do signatário. Esse processo pode variar de acordo com o emissor do certificado digital e pode exigir uma validação única de um documento de identidade com foto emitido pelo governo. O software também pode exigir a criação de um PIN que o usuário deve inserir sempre que uma assinatura digital for aplicada a um documento.

O que é uma assinatura eletrônica?

Uma assinatura eletrônica, por outro lado, é uma imagem de uma assinatura digitada ou digitalizada. Com assinaturas eletrônicas ou à tinta, um preparador de impostos sem escrúpulos poderia alterar o formulário para ajustar as entradas ou direcionar uma restituição de imposto para uma conta bancária controlada pelo preparador sem escrúpulos.

Uma assinatura eletrônica pode assumir vários formatos. De acordo com os EUA Assinaturas eletrônicas na lei de comércio global e nacional, uma assinatura eletrônica é amplamente definida como um “som, símbolo ou processo eletrônico anexado ou associado a um contrato ou outro registro e executado ou adotado por uma pessoa com a intenção de assinar um registro”. Em termos simples, uma assinatura electrónica indica a intenção de ratificar um documento. O O IRS aceita uma ampla variedade de assinaturas eletrônicas em vários formatos, incluindo:

1. Um nome digitado em um bloco de assinatura;
2. Uma imagem escaneada ou digitalizada de uma assinatura manuscrita anexada a um registro eletrônico;
3. Uma entrada de assinatura manuscrita em um bloco de assinatura eletrônica;
4. Uma assinatura manuscrita, marca ou entrada de comando em uma tela com uma caneta; ou
5. Uma assinatura criada por um software de terceiros.

Além disso, o IRS aceita imagens de assinaturas digitalizadas ou fotografadas que podem ser enviadas em vários formatos de arquivo suportados pelo Microsoft 365. As assinaturas eletrônicas podem ser digitadas, digitalizadas e até carimbadas digitalmente em formulários eletrônicos por computadores ou até mesmo dispositivos móveis. No entanto, as assinaturas electrónicas também podem ser facilmente falsificadas, uma vez que podem ser digitalizadas e fotografadas. Além disso, documentos assinados com imagem eletrônica também podem ser adulterados após o contribuinte aprovar o formulário com assinatura eletrônica. É aqui que uma assinatura digital acrescenta segurança adicional para os contribuintes.

Uma assinatura digital é mais segura do que outras assinaturas eletrônicas

Várias plataformas de processamento de documentos, como Microsoft Word, Adobe e DocuSign, oferecem tecnologia de assinatura digital para seus usuários. Os formulários fiscais podem ser abertos nessas plataformas para inserir uma assinatura digital. Embora da perspectiva do signatário a implementação desta tecnologia possa parecer diferente entre as plataformas, o que permanece constante é que a assinatura digital fornece uma camada adicional de segurança a um documento e cria uma pista de auditoria digital. As assinaturas digitais também podem facilitar trocas de documentos mais seguras entre os contribuintes e aqueles que enviam os seus formulários ao IRS.

A TAS continua a defender a expansão das assinaturas eletrónicas a todos os documentos que requerem assinatura e não podem ser arquivados eletronicamente, proporcionando aos contribuintes a liberdade de interagir remotamente com os seus preparadores fiscais, se esse for o seu método preferido. O IRS continua a explorar várias opções para alargar as opções de assinatura electrónica, mas continua empenhado em equilibrar segurança e protecção contra roubo de identidade e fraude. No meu Relatório Anual ao Congresso, Defendi que o IRS desenvolvesse e implementasse ferramentas aprimoradas de assinatura eletrônica não apenas para atender aos padrões de segurança do setor, mas também para fornecer aos contribuintes um serviço mais acessível e seguro. Com esta recomendação, esperamos que o IRS amplie as oportunidades para os contribuintes utilizarem serviços de assinatura digital mais seguros.