RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: A Unidade CAF não oferece canais de contato direto para contribuintes ou representantes, e o estabelecimento de um canal de comunicação separado dedicado a consultas sobre a CAF exigiria o desenvolvimento de novos sistemas, processos e modelos de pessoal. No momento, os recursos necessários para implementar e manter tal capacidade não estão disponíveis.

Os profissionais da área tributária têm atualmente acesso a assistência por meio dos canais de atendimento existentes, incluindo o Serviço Prioritário para Profissionais (PPS, na sigla em inglês), que foi desenvolvido para atender a uma ampla gama de dúvidas relacionadas a contas e autorizações. O IRS continuará avaliando oportunidades para aprimorar o atendimento nos canais existentes, incluindo melhorias no treinamento e nos processos internos relacionados às operações do CAF (Central de Atendimento ao cliente).

AÇÃO CORRETIVA: N/D

RESPOSTA TAS: Em conversas com diversos profissionais da área tributária, ficou claro que eles não conseguiam obter assistência oportuna da Unidade CAF. Além disso, as ligações para o Serviço Prioritário para Profissionais (PPS) ofereciam soluções limitadas para os representantes que ligavam com dúvidas sobre autorização, visto que os atendentes (CSRs) frequentemente não possuíam a autoridade ou as informações necessárias para lidar com problemas do CAF. Os representantes do PPS são treinados como generalistas em gerenciamento de contas, e não nas complexidades do sistema CAF. Consequentemente, muitas vezes não conseguem resolver erros complexos de processamento do CAF, inconsistências ou atrasos inexplicáveis. O excesso de ligações para a linha do PPS, seja com perguntas rotineiras ou urgentes sobre o status do CAF, atrasa a resolução de consultas padrão sobre as contas. Para lidar com esses desafios, a TAS recomendou a implementação de um recurso piloto de chat dentro da conta existente do Profissional Tributário, a fim de otimizar os recursos limitados. A TAS sugeriu ainda que a Receita Federal (IRS) considerasse uma solução alternativa que envolvesse a ampliação da autoridade dos atendentes da linha do PPS, capacitando-os a abordar e resolver uma ampla gama de problemas do CAF, em vez de transferir a ligação para outra linha de atendimento.

Embora a TAS aprecie que o IRS esteja avaliando oportunidades para aprimorar o serviço nos canais existentes, a TAS acredita que o IRS precisa se comprometer a fazer mais para resolver esse problema e defender o direito a um serviço de qualidade e a um sistema tributário justo e equitativo. Permitir uma resolução mais rápida de problemas relacionados ao CAF levará à redução de atrasos no processamento, evitará o reenvio repetido de formulários e resultará em um sistema de administração tributária mais eficiente.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Não adotado

ABERTO ou FECHADO: Fechado

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): N/D

RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: A função CAF colaborou com a equipe de Automação Robótica de Processos (RPA) para automatizar aspectos do processamento do CAF por meio de envios da Comunicação Digital do Contribuinte (TDC), reduzindo assim a dependência da transcrição manual. Um lançamento experimental do bot de RPA para o Formulário 8821 foi implementado em 13 de fevereiro de 2025. Uma implementação mais ampla em 28 de março de 2025 expandiu a automação para incluir o Formulário 2848 e incorporou melhorias ao processamento do Formulário 8821. O IRS continua trabalhando com a equipe de RPA para aumentar o volume de envios processados ​​por meio da automação dentro da TDC.

AÇÃO CORRETIVA: A função CAF colaborou com a equipe de Automação Robótica de Processos (RPA) para automatizar aspectos do processamento do CAF por meio de envios da Comunicação Digital do Contribuinte (TDC), reduzindo assim a dependência da transcrição manual. Um lançamento experimental do bot de RPA para o Formulário 8821 foi implementado em 13 de fevereiro de 2025. Uma implementação mais ampla em 28 de março de 2025 expandiu a automação para incluir o Formulário 2848 e incorporou melhorias ao processamento do Formulário 8821. O IRS continua trabalhando com a equipe de RPA para aumentar o volume de envios processados ​​por meio da automação dentro da TDC.

RESPOSTA TAS: A TAS reconhece os esforços do IRS em utilizar a Automação Robótica de Processos (RPA) para automatizar aspectos do processamento do CAF. Estávamos cientes dessas duas melhorias no início de 2025; no entanto, com base em conversas com profissionais da área tributária após a implementação da RPA, eles relataram problemas contínuos. A ação do IRS concentra-se nas submissões do TDC, mas nossa recomendação vai além, defendendo soluções tecnológicas que facilitem a digitalização de documentos em papel e minimizem a transcrição humana em todo o processo do CAF. A resposta do IRS não esclarece como o órgão reduzirá a entrada manual de autorizações recebidas por correio, fax, eFax, pessoalmente, entregues em mãos ou formulários encaminhados ao CAF por outras funções do IRS. Tampouco identifica os volumes esperados, as metas de tempo de processamento, os objetivos de precisão, as reduções na taxa de rejeição ou medidas centradas no contribuinte que demonstrem que a automação ajudará os contribuintes a obterem representação mais rapidamente. A TAS apoia o uso da automação pelo IRS, mas o órgão precisa fazer mais para garantir que a iniciativa produza resultados significativos para os contribuintes. A automação parcial dos envios de TDC é bem-vinda, mas ainda não resolve os desafios mais amplos impostos pelo sistema de processamento manual e propenso a erros do CAF. Talvez o IRS possa expandir a tecnologia RPA para ser usada com o eGain no processo de TDC. A TAS também sugeriu que o IRS aprimore seu sistema de armazenamento de arquivos corporativos. A TAS insta o IRS a priorizar ainda mais a eficiência operacional e o serviço dentro do programa CAF, incluindo a redução dos tempos de processamento de autorização, a diminuição de erros e a melhoria da prestação de serviços.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Parcialmente Adotado

ABERTO ou FECHADO: Abra

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): Contínuo

RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: O IRS não concorda em implementar a recomendação do TAS.

Agradecemos o empenho da NTA em melhorar a eficiência e eliminar confusões no processo de envio dos formulários 2848 e 8821. Lamentavelmente, e após análise e consideração cuidadosa, determinamos que esta recomendação não pode ser adotada.

Os formulários 2848 e 8821 podem ser enviados ao IRS por: correio; fax tradicional; fax eletrônico (eFax); pessoalmente; entrega em mãos; pelo portal de envio online dos formulários 2848 e 8821 do Taxpayer Digital Communication (TDC) (https://www.irs.gov/tax-professionals/submit-forms-2848-and-8821-online); e pela Conta Tax Pro (https://www.irs.gov/tax-professionals/tax-pro-account). O IRS planeja, em última instância, padronizar totalmente as assinaturas eletrônicas nas plataformas TDC e Conta Tax Pro, mantendo a disponibilidade de assinaturas manuscritas para os métodos tradicionais de envio por correio, fax e entrega em mãos.

Com relação ao envio eletrônico dos Formulários 2848 e 8821 por meio do portal de envio TDC e da Conta Tax Pro, estes se relacionam à seção 2302 da Lei de Prioridade ao Contribuinte de 2019 (Taxpayer First Act of 2019). A seção 2302 exige que o IRS publique orientações para estabelecer padrões e procedimentos uniformes para a aceitação de assinaturas eletrônicas de contribuintes em “qualquer solicitação de divulgação [nos termos do IRC 6103(c)] da declaração de imposto de renda ou informações da declaração de um contribuinte a um profissional” e em “qualquer procuração concedida por um contribuinte a um profissional”, incluindo os Formulários 2848 e 8821. Em resposta à seção 2302, o IRS implementou o portal de envio TDC e acelerou a implementação da Conta Tax Pro para atender aos requisitos da lei. Além disso, em relação ao mandato de estabelecer “padrões e procedimentos uniformes”, o IRS publicou, em dezembro de 2019, o novo IRM 10.10.1, Programa de Assinatura Eletrônica (e-Signature) do IRS (revisado em 2023 e 2024). Ele estabelece a política de assinatura eletrônica do IRS, que é especificamente projetada para transações eletrônicas, como a Conta Tax Pro.

O IRS continua a desenvolver a Conta Tax Pro, que está em total conformidade com a política de assinatura eletrônica do IRS, adicionando novos recursos e funcionalidades para atender às necessidades dos contribuintes e profissionais da área tributária. Enquanto a Conta Tax Pro estava em fase inicial de desenvolvimento e antes de seu primeiro lançamento, o IRS criou o portal de envio TDC como uma solução provisória e uma alternativa de longo prazo ao envio de formulários por fax e correio. Para acomodar esse novo método (visto que os formulários não são assinados eletronicamente em transações com o IRS), o IRS adotou certas medidas de segurança: inserindo o portal nos Serviços Eletrônicos e limitando especificamente seu uso a indivíduos com contas de Acesso Seguro, que devem primeiro fazer login em suas contas para usar o portal e também atestar que autenticaram a identidade do contribuinte caso este assine eletronicamente o Formulário 2848 ou 8821 em uma transação remota.

Assinaturas eletrônicas em formulários entregues pessoalmente, por correio, fax ou eFax não estão em conformidade com a política de assinatura eletrônica aprovada pelo IRS, pois não ocorrem em transações eletrônicas com o IRS, o que impede a garantia de um evento seguro e irrevogável. Os dados capturados e armazenados em uma transação eletrônica não existem em um formulário assinado que não seja enviado eletronicamente.

AÇÃO CORRETIVA: N/D

RESPOSTA TAS: A TAS reconhece o foco do IRS na proteção das informações do contribuinte e aprecia seus esforços para garantir que os Formulários 2848 e 8821 sejam autenticados por meio de métodos seguros e confiáveis. No entanto, a resposta do IRS não aborda o problema central identificado neste Problema Grave. A TAS recomendou que o IRS padronizasse a aceitação de assinaturas eletrônicas nos Formulários 2848 e 8821 em todos os canais e métodos de envio do IRS. A resposta do IRS, em vez disso, preserva um sistema bifurcado no qual uma assinatura eletrônica pode ser aceita em um canal do IRS, mas rejeitada quando a mesma autorização é enviada por correio, fax, eFax, pessoalmente ou entregue em mãos. Essa distinção perpetua a confusão e o tratamento inconsistente que a recomendação visava eliminar.

Além disso, a Seção 2302 da Lei de Formalização Tributária (TFA) orienta explicitamente o IRS a estabelecer “padrões e procedimentos uniformes” para a aceitação de assinaturas eletrônicas em autorizações como os Formulários 2848 e 8821. Por definição, “uniforme” significa que o padrão deve ser idêntico, consistente e invariável. Manter regras de assinatura diferentes com base apenas no método de entrega (por exemplo, rejeitar um documento assinado eletronicamente simplesmente porque foi enviado por fax ou correio) não é uniformidade. Ao restringir a aceitação de assinaturas eletrônicas exclusivamente ao portal de Comunicação Digital do Contribuinte (TDC) e à Conta Tax Pro, o IRS cria um sistema injusto. Essa política penaliza os contribuintes que não possuem acesso confiável à internet de alta velocidade ou que enfrentam dificuldades com os portais online. Essa restrição artificial contribui para altas taxas de rejeição de autorizações, atrasos na representação do contribuinte, aumento do acúmulo de correspondências em papel e desperdício de valiosos recursos de atendimento ao cliente do IRS em tarefas de processamento repetitivas.

Para cumprir verdadeiramente o mandato da Seção 2302 da Lei de Finanças do Imposto de Renda (TFA) e reduzir a carga tributária, o IRS deve adotar uma política tecnologicamente neutra, de modo que, se uma assinatura eletrônica atender aos padrões de segurança estabelecidos, ela seja aceita em todos os pontos de entrada, incluindo correio e fax. A TAS continua recomendando que o IRS desenvolva e publique padrões uniformes de assinatura eletrônica para os Formulários 2848 e 8821, atualize o Manual de Recursos do IRS (IRM) e as orientações públicas, treine os funcionários em todos os pontos de entrada e Divisões Operacionais de Negócios e monitore os dados de rejeição para garantir uma aplicação consistente. Embora a proteção das informações do contribuinte seja crucial, os controles de segurança modernos e o acesso do contribuinte à representação não precisam ser tratados como mutuamente exclusivos.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Não adotado

ABERTO ou FECHADO: Fechado

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): N/D

RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: O IRS concorda em realizar uma Avaliação de Oportunidades Lean Six Sigma (LSSO) para identificar oportunidades de melhoria no processo.

O volume desses casos é relativamente limitado, o que pode não justificar mudanças significativas nos processos. Quaisquer medidas adicionais serão consideradas com base na viabilidade operacional, na disponibilidade de recursos e na necessidade de manter a integridade do programa.

AÇÃO CORRETIVA: O IRS concorda em realizar uma Avaliação de Oportunidades Lean Six Sigma (LSSO) para identificar oportunidades de melhoria no processo.

O volume desses casos é relativamente limitado, o que pode não justificar mudanças significativas nos processos. Quaisquer medidas adicionais serão consideradas com base na viabilidade operacional, na disponibilidade de recursos e na necessidade de manter a integridade do programa.

RESPOSTA TAS: A TAS saúda a concordância do IRS em realizar uma Avaliação de Oportunidades Lean Six Sigma (LSSO). No entanto, a justificativa do IRS para minimizar ações futuras, alegando que o volume limitado de casos pode não justificar mudanças significativas nos processos, não reconhece os danos graves e cumulativos que esses atrasos causam aos contribuintes e seus representantes. A integridade do programa não deve ser mantida em detrimento do devido processo legal. O foco do IRS no volume “relativamente limitado” de suspensões do Arquivo Centralizado de Autorização (CAF) ignora o impacto catastrófico sobre os contribuintes afetados. Quando o número CAF de um profissional é suspenso por “revisão pendente”, isso desencadeia uma paralisação imediata e absoluta de sua capacidade de representar todos os seus clientes. Uma única suspensão não afeta apenas um caso; ela paralisa toda a prática tributária do profissional e exige uma resposta urgente. Uma suspensão do CAF sem mitigação viola o direito dos contribuintes de manterem sua representação e a um sistema tributário justo e equitativo. A TAS reconhece que nem todos os casos permitirão o mesmo alívio provisório, mas insta o IRS a tornar essa questão uma prioridade e a criar uma estrutura que equilibre a prevenção de fraudes com a continuidade da representação.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Parcialmente Adotado

ABERTO ou FECHADO: Abra

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): 05/01/2027

RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: Devido à necessidade de proteger informações de identificação pessoal (PII) e evitar divulgações não autorizadas, a capacidade do IRS de fornecer notificações detalhadas ou contato direto com profissionais tributários é limitada enquanto uma revisão do CAF estiver em andamento. Essas medidas de segurança são necessárias para garantir a integridade e a segurança do processo de autorização.

O IRS aprimorará as orientações disponíveis ao público em IRS.gov para explicar melhor o processo de revisão pendente do CAF, incluindo expectativas gerais e medidas que os profissionais tributários podem tomar para facilitar a resolução.

AÇÃO CORRETIVA: O IRS aprimorará as orientações disponíveis ao público em IRS.gov para explicar melhor o processo de revisão pendente do CAF, incluindo expectativas gerais e medidas que os profissionais tributários podem tomar para facilitar a resolução.

RESPOSTA TAS: A TAS reconhece a importância de orientações públicas adicionais por parte do IRS. Informações claras e acessíveis ao público podem ajudar os profissionais a compreender o processo de revisão do CAF e reduzir a confusão. A TAS também concorda que o IRS deve proteger as informações de identificação pessoal e impedir divulgações não autorizadas durante a análise de possíveis comprometimentos do CAF. No entanto, as orientações gerais disponíveis no site IRS.gov são insuficientes para garantir um processo justo e eficaz a um profissional cujo número CAF foi suspenso ou aos contribuintes que perdem repentinamente o acesso ao seu representante escolhido. A recomendação solicitava a adoção de procedimentos padronizados, notificações rápidas e suficientemente detalhadas, instruções claras para a resolução do problema e acesso a um contato dedicado ao CAF. Embora as orientações públicas possam descrever o processo em termos gerais, elas não fornecem aos profissionais as informações específicas necessárias para resolver sua situação, como os requisitos do IRS, o status da revisão, os prazos aplicáveis ​​ou a rapidez com que os danos iminentes ao contribuinte serão resolvidos.

O IRS pode fornecer notificações adequadas sem divulgar informações fiscais protegidas, revelar detalhes sensíveis da investigação ou comprometer os controles de segurança. Notificações padronizadas, como a CP322, podem ser aprimoradas para identificar uma categoria geral de motivo para a revisão, explicar as etapas específicas de verificação necessárias, identificar os documentos ou declarações necessários, fornecer prazos realistas, explicar as consequências da falta de resposta e fornecer um canal de contato seguro ou um caminho para escalonamento. Uma notificação pode ser útil e acionável, ao mesmo tempo que protege as informações pessoais identificáveis ​​(PII) e salvaguarda a integridade da revisão. O devido processo legal, neste contexto, não exige a divulgação de informações confidenciais, mas sim procedimentos transparentes, comunicação oportuna e um caminho significativo para a resolução.

A TAS mantém o compromisso de apoiar medidas de segurança que protejam os dados dos contribuintes. No entanto, o IRS precisa fazer mais para garantir que essas medidas de segurança não prejudiquem desnecessariamente o direito do contribuinte de manter a representação legal ou de receber um serviço de qualidade.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Parcialmente Adotado

ABERTO ou FECHADO: Abra

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): 10/01/2026

RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: O IRS entende a necessidade da Conta Profissional de Impostos para fornecer aos profissionais da área tributária um serviço digital completo, seguro e intuitivo, no qual possam confiar para gerenciar seus relacionamentos de autorização com os contribuintes. Ela oferece gerenciamento de autorizações eficiente e em tempo real, além de reduzir a dependência de envio de documentos em papel. O processo de solicitação e revogação de autorizações é rápido, seguro, totalmente digital e automatizado.

Fundamentalmente, o processo de submissão de autorizações digitais é protegido por um fluxo de trabalho de ponta a ponta (da conta do profissional de impostos à conta online do contribuinte), com autenticação do usuário e assinatura eletrônica exigidas em ambas as partes – profissional de impostos e contribuinte. Esse modelo de autenticação e consentimento de duas partes é uma salvaguarda essencial que ajuda a proteger os contribuintes e a Receita Federal contra submissões não autorizadas e fraudes. Eliminar a revisão e aprovação da autorização pelo contribuinte por meio de sua conta online comprometeria o processo seguro de ponta a ponta e enfraqueceria significativamente os controles de garantia de identidade e validação de assinatura, sendo, portanto, inadequado de acordo com os requisitos de segurança atuais. A revogação de autorizações não exige acesso à conta online do contribuinte.

AÇÃO CORRETIVA: N/D

RESPOSTA TAS: A TAS reconhece o compromisso do IRS com um processo de autorização seguro e concorda que a aprovação, autenticação e validação de assinatura do contribuinte são salvaguardas essenciais. No entanto, o processo de autorização da Conta Tax Pro permanece limitado e continua apresentando desafios de usabilidade. Os representantes precisam usar outros canais quando os clientes não possuem uma conta online individual, quando o assunto envolve uma empresa ou outro contribuinte não individual, ou quando o profissional precisa de funcionalidades que a Conta Tax Pro ainda não oferece. Quando os representantes são obrigados a recorrer ao TDC, correio, fax ou processos manuais separados, os contribuintes sofrem os mesmos atrasos, rejeições evitáveis ​​e interrupções na representação que a modernização deveria prevenir.

A resposta do IRS defende, em grande parte, o modelo atual e explica por que não pretende eliminar a aprovação online do contribuinte. Contudo, não identifica novas funcionalidades específicas, marcos importantes ou alternativas seguras para contribuintes que não conseguem ou não têm acesso a uma conta online do IRS. Um processo eletrônico completo é valioso, mas não é centrado no contribuinte se muitos contribuintes não conseguem utilizá-lo.

A expressão “sem exigir acesso à conta online do contribuinte” não deve ser interpretada como “sem revisão ou aprovação do contribuinte”. A recomendação da TAS é que o IRS desenvolva vias adicionais de consentimento seguro que não dependam exclusivamente da capacidade do contribuinte de acessar uma conta online do IRS. O IRS deve avaliar opções como permitir que representantes façam o upload dos formulários 2848 e 8821 preenchidos por meio da Conta Tax Pro, usar trilhas de auditoria de assinatura eletrônica, criar códigos de aprovação do contribuinte com prazo de validade, oferecer autenticação assistida segura ou usar verificação de identidade em tempo real por vídeo ou outros meios, quando apropriado. Essas abordagens poderiam preservar o consentimento do contribuinte e a garantia de identidade, reduzindo a dependência de processamento manual e em papel.

A TAS continua a recomendar que o IRS expanda a Conta Tax Pro com metas mensuráveis ​​e alternativas centradas no contribuinte, que mantenham a segurança e, ao mesmo tempo, removam barreiras desnecessárias. O IRS precisa fazer mais para garantir que a Conta Tax Pro se torne o centro digital confiável de que os contribuintes e seus representantes precisam.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Não adotado

ABERTO ou FECHADO: Fechado

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): N/D