RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: ​Neste ano tributario, o IRS está implementando novas tecnologias e ferramentas de automação para aprimorar os processos de redação e revisão de documentos. O IRS está utilizando a tecnologia de Automação Robótica de Processos (RPA), entre outras, para auxiliar na criação de casos e em tecnologias avançadas de "busca e localização" para a redação de registros. Além disso, o IRS lançou uma ferramenta de colaboração dentro do FOIAXpress, que aprimora os recursos do sistema, proporcionando um ambiente colaborativo para solicitar, compartilhar, revisar e redigir documentos, incluindo a captura de explicações sobre registros retidos. Isso aprimora significativamente o fluxo de trabalho da Lei de Liberdade de Informação (FOIA), eliminando etapas manuais demoradas e promovendo melhor comunicação, eficiência e entrega de registros ao longo de todo o ciclo de vida da FOIA.

AÇÃO CORRETIVA:Neste ano tributario, o IRS está implementando novas tecnologias e ferramentas de automação para aprimorar os processos de redação e revisão de documentos. O IRS está utilizando a tecnologia de Automação Robótica de Processos (RPA), entre outras, para auxiliar na criação de casos e em tecnologias avançadas de "busca e localização" para a redação de registros. Além disso, o IRS lançou uma ferramenta de colaboração dentro do FOIAXpress, que aprimora os recursos do sistema, proporcionando um ambiente colaborativo para solicitar, compartilhar, revisar e redigir documentos, incluindo a captura de explicações sobre registros retidos. Isso aprimora significativamente o fluxo de trabalho da Lei de Liberdade de Informação (FOIA), eliminando etapas manuais demoradas e promovendo melhor comunicação, eficiência e entrega de registros ao longo de todo o ciclo de vida da FOIA.

RESPOSTA TAS: A TAS reconhece o compromisso do IRS em implementar novas tecnologias e ferramentas de automação para aprimorar os processos de redação e revisão de documentos. Ao adotar novas tecnologias, o IRS deve garantir que essas ferramentas melhorem os resultados para os contribuintes e profissionais da área tributária, e não apenas a eficiência do processamento interno. A TAS incentiva o IRS a monitorar e compartilhar se os novos processos reduzem os tempos de resposta, melhoram as explicações sobre redações e registros retidos, diminuem solicitações duplicadas ou de acompanhamento e protegem melhor o direito dos contribuintes à informação e a um sistema tributário justo e equitativo.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Adotado

ABERTO ou FECHADO: Abra

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): 09/30/2026

RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: O IRS possui práticas já estabelecidas que estão de acordo com esta recomendação e são utilizadas por diversas unidades de negócios do órgão. Cada unidade de negócios tem autonomia para decidir quem realiza as buscas, com base em sua especialização nos registros, sistemas e capacidade tecnológica para buscar, localizar e preparar adequadamente os registros solicitados. Isso garante que os requisitos de "busca razoável" da Lei de Liberdade de Informação (FOIA) sejam atendidos, mantendo a conformidade com as leis de FOIA, privacidade e divulgação.

Cada solicitante da Lei de Liberdade de Informação (FOIA) recebe notificação de seus direitos de resolver questões contestadas, incluindo buscas realizadas com base na FOIA, por meio de recursos administrativos e/ou medidas judiciais, e tem acesso ao contato público da FOIA do IRS e/ou ao Escritório de Serviços de Informação Governamental (OGIS).

AÇÃO CORRETIVA: O IRS possui práticas já estabelecidas que estão de acordo com esta recomendação e são utilizadas por diversas unidades de negócios do órgão. Cada unidade de negócios tem autonomia para decidir quem realiza as buscas, com base em sua especialização nos registros, sistemas e capacidade tecnológica para buscar, localizar e preparar adequadamente os registros solicitados. Isso garante que os requisitos de "busca razoável" da Lei de Liberdade de Informação (FOIA) sejam atendidos, mantendo a conformidade com as leis de FOIA, privacidade e divulgação.

RESPOSTA TAS: A TAS continua preocupada com o fato de a abordagem descentralizada do IRS não resolver completamente o problema identificado nesta recomendação. Embora algumas unidades de negócios possam ter práticas para conduzir buscas, deixar que cada unidade determine quem deve buscar os registros relevantes pode resultar em práticas inconsistentes. Isso também coloca os funcionários do IRS na difícil posição de lidar com as obrigações de busca da Lei de Liberdade de Informação (FOIA), questões de sigilo, sistemas de gerenciamento de casos e preparação de documentos sem o suporte necessário. O PGLD (ou outro grupo apropriado dentro do IRS) deve assumir um papel mais ativo em ajudar as unidades de negócios a estabelecer e treinar equipes de busca neutras e experientes, garantindo que os funcionários compreendam os recursos disponíveis e as etapas necessárias para conduzir buscas adequadas. Além disso, embora os solicitantes possam ter opções de apelação administrativa, judicial, de relações públicas ou do Escritório de Serviços de Informação Geográfica (OGIS), esses recursos podem ser demorados, onerosos e dispendiosos. O IRS não deve confiar que os solicitantes imponham práticas de busca adequadas caso a caso; deve criar um processo mais consistente e responsável que garanta que as solicitações da FOIA sejam tratadas adequadamente desde o início.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Não adotado

ABERTO ou FECHADO: Fechado

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): N/D

RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: O IRS já possui procedimentos e protocolos estabelecidos que estão alinhados com esta recomendação. Qualquer solicitante da Lei de Liberdade de Informação (FOIA) que utilize o portal online do IRS, o Public Access Link (PAL), para submeter pedidos de FOIA e/ou obter registros pertinentes e que encontre algum problema (incluindo barreiras de autenticação) tem diversas maneiras de entrar em contato com o IRS para uma resolução rápida. Além disso, o IRS monitora e analisa a otimização do sistema, incluindo padrões ou problemas sistêmicos de usuários, e os resolve prontamente, inclusive envolvendo fornecedores quando necessário. O IRS não tem conhecimento, atualmente, de quaisquer problemas ou barreiras relacionados à autenticação ou acessibilidade para usuários da FOIA.

AÇÃO CORRETIVA: O IRS já possui procedimentos e protocolos estabelecidos que estão alinhados com esta recomendação. Qualquer solicitante da Lei de Liberdade de Informação (FOIA) que utilize o portal online do IRS, o Public Access Link (PAL), para submeter pedidos de FOIA e/ou obter registros pertinentes e que encontre algum problema (incluindo barreiras de autenticação) tem diversas maneiras de entrar em contato com o IRS para uma resolução rápida. Além disso, o IRS monitora e analisa a otimização do sistema, incluindo padrões ou problemas sistêmicos de usuários, e os resolve prontamente, inclusive envolvendo fornecedores quando necessário. O IRS não tem conhecimento, atualmente, de quaisquer problemas ou barreiras relacionados à autenticação ou acessibilidade para usuários da FOIA.

RESPOSTA TAS: A TAS está preocupada com a posição do IRS de que desconhece as barreiras de autenticação ou acessibilidade no portal online da Lei de Liberdade de Informação (FOIA), especialmente porque profissionais da área tributária identificaram esses problemas recorrentes para a TAS. Se os canais de feedback existentes do IRS não estão revelando essas preocupações, o IRS deve avaliar se esses canais são suficientemente visíveis, acessíveis e eficazes para contribuintes e representantes que enfrentam dificuldades com o portal. A TAS incentiva o IRS a investigar proativamente as barreiras de autenticação relatadas, solicitar feedback regularmente de contribuintes e profissionais da área tributária e usar esse feedback para priorizar melhorias significativas no portal, incluindo recursos personalizados para representantes que enviam solicitações em nome dos contribuintes. O IRS não deve considerar a ausência de problemas identificados internamente como evidência de que as barreiras não existem; em vez disso, deve garantir que seus processos sejam capazes de detectá-las e resolvê-las.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Não adotado

ABERTO ou FECHADO: Fechado

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): N/D

RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: Atualmente, o IRS avalia e publica as informações necessárias na seção FOIA (Lei de Liberdade de Informação) do site IRS.gov. O IRS.gov contém uma vasta quantidade de informações sobre como os contribuintes podem obter seus registros, incluindo canais digitais já existentes, como a Conta Online Individual (IOLA), a Conta Tributario Empresarial (BTA) ou a Conta Profissional para profissionais da área tributária – oferecendo a contribuintes individuais e empresariais acesso ao status de reembolsos, registros fiscais, pagamentos, notificações e permitindo que profissionais da área tributária visualizem procurações e informações do contribuinte. O IRS também possui uma robusta Biblioteca FOIA, onde os registros mais solicitados são mantidos para consulta pública.

Além disso, a seção da Lei de Liberdade de Informação (FOIA) no site IRS.gov lista os documentos mais solicitados pelos contribuintes e contém orientações sobre como obter esses registros corretamente, seja diretamente com a agência ou por meio da FOIA. Essas páginas públicas explicam como fazer um pedido de FOIA, os requisitos, as categorias de solicitantes, as taxas e as isenções disponíveis. A seção da FOIA também contém sugestões de texto e modelos de cartas para o envio de um pedido de FOIA.

Os esforços de reestruturação da força de trabalho do IRS devem ser concluídos e uma nova estrutura organizacional deve ser estabelecida antes que um plano significativo possa ser desenvolvido para reduzir o número de cargos de SES ativos ou vagos em operações de conformidade.

AÇÃO CORRETIVA: Atualmente, o IRS avalia e publica as informações necessárias na seção FOIA (Lei de Liberdade de Informação) do site IRS.gov. O IRS.gov contém uma vasta quantidade de informações sobre como os contribuintes podem obter seus registros, incluindo canais digitais já existentes, como a Conta Online Individual (IOLA), a Conta Tributario Empresarial (BTA) ou a Conta Profissional para profissionais da área tributária – oferecendo a contribuintes individuais e empresariais acesso ao status de reembolsos, registros fiscais, pagamentos, notificações e permitindo que profissionais da área tributária visualizem procurações e informações do contribuinte. O IRS também possui uma robusta Biblioteca FOIA, onde os registros mais solicitados são mantidos para consulta pública.

Além disso, a seção da Lei de Liberdade de Informação (FOIA) no site IRS.gov lista os documentos mais solicitados pelos contribuintes e contém orientações sobre como obter esses registros corretamente, seja diretamente com a agência ou por meio da FOIA. Essas páginas públicas explicam como fazer um pedido de FOIA, os requisitos, as categorias de solicitantes, as taxas e as isenções disponíveis. A seção da FOIA também contém sugestões de texto e modelos de cartas para o envio de um pedido de FOIA.

RESPOSTA TAS: A TAS reconhece que o IRS publicou informações no IRS.gov sobre como os contribuintes podem obter registros e enviar solicitações de acesso à informação (FOIA). No entanto, profissionais da área tributária relataram à TAS que exemplos mais claros de solicitações de documentos padrão seriam úteis, sugerindo que as orientações existentes podem não ser suficientemente visíveis, claras ou práticas para os usuários. As informações que tecnicamente existem no IRS.gov não auxiliam significativamente os contribuintes nem melhoram o processamento da FOIA se os contribuintes e seus representantes não conseguirem encontrá-las facilmente ou determinar como aplicá-las às suas circunstâncias. A TAS incentiva o IRS a revisar suas páginas da FOIA atuais sob a perspectiva do usuário, aprimorar a organização e a apresentação em linguagem clara dos exemplos de texto das solicitações e considerar exemplos adicionais adaptados aos registros que os contribuintes e profissionais da área tributária mais comumente buscam. Orientações mais claras e acessíveis ajudariam os solicitantes a enviar solicitações mais precisas e reduziriam atrasos e encargos desnecessários tanto para os contribuintes quanto para o IRS.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Não adotado

ABERTO ou FECHADO: Fechado

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): N/D

RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: O IRS já possui políticas estabelecidas e o Manual de Receita Interna que refletem os princípios descritos na recomendação. Determinar o escopo de cada solicitação requer uma interpretação razoável com base nas informações fornecidas em cada uma delas. O IRS continuará a confirmar essa interpretação com o solicitante, quando aplicável. O consentimento expresso continuará sendo necessário ao redefinir o escopo de uma solicitação. O IRS continuará avaliando as políticas para garantir que permaneçam eficazes e alinhadas com as leis de Liberdade de Informação (FOIA), Privacidade e Divulgação.

AÇÃO CORRETIVA: O IRS já possui políticas estabelecidas e o Manual de Receita Interna que refletem os princípios descritos na recomendação. Determinar o escopo de cada solicitação requer uma interpretação razoável com base nas informações fornecidas em cada uma delas. O IRS continuará a confirmar essa interpretação com o solicitante, quando aplicável. O consentimento expresso continuará sendo necessário ao redefinir o escopo de uma solicitação. O IRS continuará avaliando as políticas para garantir que permaneçam eficazes e alinhadas com as leis de Liberdade de Informação (FOIA), Privacidade e Divulgação.

RESPOSTA TAS: Embora a resposta indique um compromisso em obter o consentimento expresso ao restringir o escopo de uma solicitação da Lei de Liberdade de Informação (FOIA), a TAS permanece preocupada com o fato de que, na prática, algumas correspondências do IRS parecem restringir as solicitações por padrão, a menos que o solicitante se oponha expressamente em um curto período de tempo, inclusive excluindo documentos fornecidos pelo contribuinte e certas correspondências. Profissionais da área tributária relataram dificuldades em contatar funcionários da Divisão de Divulgação do IRS para contestar essas limitações, o que significa que as solicitações podem ser restringidas sem qualquer interação significativa ou consentimento real. Embora essa abordagem possa melhorar a eficiência da perspectiva do IRS, ela pode privar os contribuintes e seus representantes dos registros solicitados de que precisam para entender a posição do IRS. O IRS deve garantir que seus procedimentos exijam o consentimento expresso antes de restringir solicitações feitas em primeira pessoa e não deve interpretar o silêncio do solicitante, especialmente quando existem barreiras de comunicação, como concordância em limitar o escopo da solicitação.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Não adotado

ABERTO ou FECHADO: Fechado

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): N/D

RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: As taxas de usuário associadas às solicitações de registros de contribuintes, incluindo aquelas enviadas pelo Formulário 4506, são estabelecidas de acordo com os requisitos federais de recuperação de custos e as diretrizes aplicáveis ​​do Tesouro. Essas taxas visam compensar parcialmente os custos administrativos da prestação desses serviços. As taxas atuais recuperam apenas uma pequena parcela dos custos totais do programa, e a isenção de taxas para determinadas populações reduziria ainda mais a recuperação de custos e exigiria recursos adicionais para dar suporte às operações do programa.

O IRS também oferece diversas alternativas gratuitas para que os contribuintes obtenham suas informações fiscais. Os contribuintes podem acessar uma variedade de transcrições gratuitamente por meio da Conta Online do IRS, da opção Obter Transcrição ou por correio, incluindo transcrições de declarações de imposto de renda, transcrições de contas, transcrições de salários e rendimentos e transcrições de registros de contas. Essas opções fornecem a maior parte das informações normalmente necessárias sem exigir o pagamento de uma taxa de usuário.

Embora o IRS reconheça que as taxas podem representar um ônus para alguns contribuintes, incluindo indivíduos de baixa renda, quaisquer alterações nas estruturas de taxas de usuário devem ser avaliadas dentro da estrutura mais ampla de requisitos legais, considerações orçamentárias e políticas de taxas governamentais. No momento, o IRS não planeja implementar isenções de taxas para solicitações de registros de contribuintes.

AÇÃO CORRETIVA: N/D

RESPOSTA TAS: A TAS incentiva o IRS a avaliar se suas alternativas gratuitas atendem adequadamente às necessidades práticas dos contribuintes de baixa renda e seus representantes. Quando os contribuintes precisam de cópias de declarações de imposto de renda ou outros documentos que não estão prontamente disponíveis por meio das alternativas gratuitas, as taxas de usuário podem criar uma barreira significativa para os contribuintes de baixa renda e para os representantes que atendem vários clientes de baixa renda. Embora a recuperação de custos por meio de taxas seja um objetivo válido, os esforços para aumentar a receita não devem superar o ônus imposto aos contribuintes que não têm condições de pagá-las.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Não adotado

ABERTO ou FECHADO: Fechado

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): N/D

RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: O IRS mantém atualmente uma robusta Biblioteca FOIA, onde os registros mais solicitados são disponibilizados para consulta pública, em conformidade com os requisitos de divulgação proativa da FOIA. Além disso, o Relatório do Diretor de FOIA é publicado anualmente e destaca as "divulgações proativas" realizadas pelo IRS a cada ano tributario. O IRS também busca aprimorar as "divulgações proativas" em toda a instituição, emitindo rotineiramente um Memorando de Obrigações e Transparência da FOIA atualizado para todos os funcionários, a fim de lembrá-los de suas responsabilidades em divulgar informações proativamente, bem como em liberar informações diretamente aos solicitantes que têm direito a essas informações, sem a necessidade de apresentar uma solicitação FOIA. Orientações sobre divulgações proativas também estão incluídas no Manual de Receita Interna, entre outros recursos, para os funcionários do IRS ao publicarem registros no site IRS.gov. O principal desafio para o IRS é que a maioria das solicitações FOIA trata principalmente de registros protegidos pelo Título 26 do Código dos Estados Unidos, Seção 6103. Esses registros devem ser legalmente protegidos e não podem ser divulgados proativamente.

AÇÃO CORRETIVA: O IRS mantém atualmente uma robusta Biblioteca FOIA, onde os registros mais solicitados são disponibilizados para consulta pública, em conformidade com os requisitos de divulgação proativa da FOIA. Além disso, o Relatório do Diretor de FOIA é publicado anualmente e destaca as "divulgações proativas" realizadas pelo IRS a cada ano tributario. O IRS também busca aprimorar as "divulgações proativas" em toda a instituição, emitindo rotineiramente um Memorando de Obrigações e Transparência da FOIA atualizado para todos os funcionários, a fim de lembrá-los de suas responsabilidades na divulgação proativa de informações, bem como na liberação de informações diretamente aos solicitantes que têm direito a essas informações, sem a necessidade de apresentar uma solicitação FOIA. Orientações sobre divulgações proativas também estão incluídas no Manual de Receita Interna, entre outros recursos, para os funcionários do IRS ao publicarem registros no site IRS.gov.

RESPOSTA TAS:O IRS não deve considerar o cumprimento básico dos requisitos de divulgação proativa da Lei de Liberdade de Informação (FOIA) como o objetivo final; deve empenhar-se para tornar a Biblioteca da FOIA uma ferramenta eficaz que reduza solicitações desnecessárias e melhore o acesso público à informação. A Biblioteca da FOIA contém diversos itens desatualizados na seção de registros frequentemente solicitados, que o IRS poderia facilmente atualizar com links para materiais atuais. A TAS continua a incentivar o IRS a revisar e atualizar regularmente seus registros frequentemente solicitados, incluindo a correção de links ou materiais desatualizados, e a fornecer orientações claras do IRM para identificar e publicar registros que são solicitados repetidamente. Embora o Artigo 6103 do Código Tributário Interno (IRC) limite o que o IRS pode divulgar publicamente, essa limitação não deve impedir o IRS de publicar proativamente registros que já foram devidamente revisados ​​e editados para divulgação a solicitantes que não estejam pedindo suas próprias informações, quando legalmente permitido. Uma abordagem mais ativa e focada no usuário melhoraria a transparência, reduziria solicitações duplicadas da FOIA e apoiaria melhor os contribuintes. direito à informação e a um serviço de qualidade.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Não adotado

ABERTO ou FECHADO: Fechado

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): N/D

RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: Atualmente, o IRS coleta e avalia métricas sobre o sistema Respond Directly em algumas unidades de negócios. Embora o IRS já utilize métricas para os tempos de resposta, considerará estabelecer procedimentos para monitorar as taxas de utilização e buscará coletar métricas de outras unidades de negócios. No entanto, o IRS não concorda em estabelecer métricas para a satisfação do contribuinte, pois os custos superariam quaisquer benefícios.

AÇÃO CORRETIVA: Atualmente, o IRS coleta e avalia métricas sobre o sistema Respond Directly em algumas unidades de negócios. Embora o IRS já utilize métricas para os tempos de resposta, considerará estabelecer procedimentos para monitorar as taxas de utilização e buscará coletar métricas de outras unidades de negócios.

RESPOSTA TAS: A TAS aprecia a concordância do IRS em considerar a expansão das métricas do programa Respond Directly e se sente encorajada pelo fato de algumas unidades de negócios já coletarem e avaliarem dados sobre o tempo de resposta. A TAS teve dificuldades em obter esses dados do IRS durante a preparação do Relatório Anual ao Congresso, com diversas unidades de negócios afirmando que as informações solicitadas pela TAS não eram rastreadas. O IRS deve garantir que todas as unidades de negócios relevantes compreendam que esses dados estão disponíveis e a importância de rastreá-los consistentemente. Métricas sobre taxas de utilização, tempos de resposta e resultados podem ajudar o IRS a identificar onde os contribuintes estão recebendo os registros diretamente e onde as lacunas continuam a levar a solicitações desnecessárias da Lei de Liberdade de Informação (FOIA). Embora a TAS compreenda a preocupação do IRS com o custo das métricas de satisfação do contribuinte, o IRS deve permanecer focado em verificar se o programa Respond Directly realmente atende às necessidades dos contribuintes. Um processamento interno mais rápido só é valioso se os contribuintes e seus representantes receberem os registros corretos de maneira útil e oportuna. Um processo de mensuração mais consistente e focado em resultados ajudaria o IRS a melhorar o acesso aos registros, reduzir solicitações duplicadas da FOIA e proteger melhor o direito dos contribuintes à informação e a um serviço de qualidade.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Parcialmente Adotado

ABERTO ou FECHADO: Abra

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): 09/30/2026