RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: ​O IRS planeja estabelecer métricas ZPI mensuráveis ​​que avaliem a capacidade não apenas em relação ao volume médio de recebimento, mas também em relação aos picos durante a temporada de declaração de imposto de renda, incluindo: (i) taxa de digitalização semanal em relação ao estoque e à entrada no período de pico para confirmar se o programa consegue atender aos aumentos de demanda; (ii) taxas de erro e volumes de retrabalho resultantes; (iii) tempos de ciclo completos para declarações originadas em papel, desde o recebimento até a contabilização; e (iv) pontualidade dos reembolsos, incluindo comparações entre declarações digitalizadas e processadas manualmente. O IRS continua a considerar esta solicitação entre todas as necessidades prioritárias de recursos para aprimoramento e manutenção crítica.

AÇÃO CORRETIVA: O IRS planeja estabelecer métricas ZPI mensuráveis ​​que avaliem a capacidade não apenas em relação ao volume médio de recebimento, mas também em relação aos picos durante a temporada de declaração de imposto de renda, incluindo: (i) taxa de digitalização semanal em relação ao estoque e à entrada no período de pico para confirmar se o programa consegue atender aos aumentos de demanda; (ii) taxas de erro e volumes de retrabalho resultantes; (iii) tempos de ciclo completos para declarações originadas em papel, desde o recebimento até a contabilização; e (iv) pontualidade dos reembolsos, incluindo comparações entre declarações digitalizadas e processadas manualmente. O IRS continua a considerar esta solicitação entre todas as necessidades prioritárias de recursos para aprimoramento e manutenção crítica.

RESPOSTA TAS: A TAS aprecia a concordância do IRS em estabelecer parâmetros de desempenho mensuráveis ​​para o ZPI. Como o ZPI é fundamental para o plano do IRS de reduzir o processamento em papel, melhorar a agilidade dos reembolsos e migrar para um ambiente de processamento mais digital, essas métricas devem ser tratadas como uma salvaguarda operacional prioritária, e não como uma melhoria que compete com outras necessidades de manutenção. A capacidade de digitalização dos fornecedores deve ser medida em relação aos picos da temporada de declaração de imposto de renda, e não ao volume médio, pois o número de recibos em papel pode aumentar drasticamente durante os períodos de pico. Atrasos se traduzem diretamente em prejuízos para o contribuinte, incluindo atrasos nos reembolsos, incerteza prolongada e contatos adicionais com o IRS.

A TAS incentiva o IRS a implementar esses parâmetros de referência antes de expandir ainda mais o ZPI ou reduzir a dependência da capacidade de processamento em papel existente. A comparação semanal de produtividade, taxas de erro e retrabalho, tempos de ciclo de ponta a ponta e pontualidade de reembolsos entre declarações digitalizadas e processadas manualmente permitirá que o IRS determine se o ZPI está melhorando os resultados para o contribuinte ou apenas transferindo os atrasos causados ​​pelo processamento em papel para um novo fluxo de trabalho. Métricas transparentes e baseadas em resultados podem garantir que a modernização e a transformação produzam reembolsos mais rápidos, menos erros e um serviço mais previsível para os contribuintes.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Adotado

ABERTO ou FECHADO: Abra

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): Contínuo

RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: O IRS compartilha do objetivo do Defensor Nacional do Contribuinte de reduzir o processamento em papel, aprimorar o atendimento ao contribuinte e garantir que os esforços de digitalização sejam eficientes, seguros e econômicos. Conforme observado no Relatório Anual, a dependência contínua de processos em papel contribui para atrasos, erros e aumento da carga tributária.

Em 2025, o IRS realizou uma análise para orientar sua abordagem atual de agilização da entrada digital de documentos e redução do processamento em papel. Essa análise avaliou a eficácia, os custos e os riscos associados ao uso de fornecedores externos para soluções de digitalização e entrada de documentos, bem como à implementação do ZPI (Zero Information Pipeline). A análise não incluiu uma comparação completa de custos entre o desenvolvimento e a manutenção de recursos internos equivalentes.

O IRS não realizará um estudo separado, conforme prescrito nesta recomendação, mas continuará avaliando o desempenho, o custo e o risco por meio dos processos estabelecidos de governança de programas, supervisão de contratos e monitoramento operacional. Essa abordagem permite que o IRS faça ajustes embasados, mantendo a continuidade dos esforços de digitalização em andamento.

AÇÃO CORRETIVA: Em 2025, o IRS realizou uma análise para orientar sua abordagem atual de agilização da entrada digital de documentos e redução do processamento em papel. Essa análise avaliou a eficácia, os custos e os riscos associados ao uso de fornecedores externos para soluções de digitalização e entrada de documentos, bem como à implementação do ZPI (Zero Information Pipeline). A análise não incluiu uma comparação completa de custos entre o desenvolvimento e a manutenção de recursos internos equivalentes.

O IRS não realizará um estudo separado, conforme prescrito nesta recomendação, mas continuará avaliando o desempenho, o custo e o risco por meio dos processos estabelecidos de governança de programas, supervisão de contratos e monitoramento operacional. Essa abordagem permite que o IRS faça ajustes embasados, mantendo a continuidade dos esforços de digitalização em andamento.

RESPOSTA TAS: Embora o IRS tenha realizado uma análise para 2025 sobre a digitalização por fornecedores externos e a implementação do ZPI (Sistema Integrado de Processamento de Dados), a análise não incluiu uma comparação completa dos custos de longo prazo de fornecedores externos com os custos de desenvolvimento e manutenção de uma capacidade interna equivalente de entrada digital. Essa comparação é o objetivo central da recomendação. A TAS (Serviço de Administração Tributária) não considera a governança contínua do programa, a supervisão de contratos e o monitoramento operacional como substitutos para uma análise abrangente de viabilidade de terceirização. Essas ferramentas podem ajudar o IRS a gerenciar o modelo escolhido, mas não respondem se esse modelo é a abordagem mais eficaz em termos de custo, resigravamente, segura e que melhor protege o contribuinte ao longo do tempo. Dada a sensibilidade dos dados de declarações e correspondências, as consequências operacionais caso os fornecedores não consigam processar volumes máximos e os prejuízos causados ​​aos contribuintes por atrasos em reembolsos e contas não resolvidas, a TAS continua a recomendar que o IRS realize uma análise completa de custos e riscos comparando a digitalização por fornecedores com a capacidade interna de entrada digital operada por funcionários do IRS. Essa análise deve incluir os custos totais do ciclo de vida, a segurança dos dados, a resiliência operacional, os riscos aos direitos do contribuinte e as lições aprendidas com a terceirização anterior de funções essenciais da administração tributária.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Não adotado

ABERTO ou FECHADO: Fechar

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): N/D

RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: O IRS mantém atualmente e continuará a manter um modelo de trabalho em duas vias até que os fornecedores da ZPI e os sistemas internos de digitalização demonstrem consistentemente a capacidade de lidar com os volumes de pico da temporada de declarações, dependendo do orçamento aprovado. Além disso, não há planos para novas reduções de pessoal no Processamento de Declarações, além da rotatividade natural.

AÇÃO CORRETIVA: O IRS mantém atualmente e continuará a manter um modelo de trabalho em duas vias até que os fornecedores da ZPI e os sistemas internos de digitalização demonstrem consistentemente a capacidade de lidar com os volumes de pico da temporada de declarações, dependendo do orçamento aprovado. Além disso, não há planos para novas reduções de pessoal no Processamento de Declarações, além da rotatividade natural.

RESPOSTA TAS: O compromisso do IRS em manter um modelo de trabalho de duas vias até que os fornecedores da ZPI e os sistemas internos de digitalização demonstrem consistentemente capacidade para volumes máximos atende diretamente à recomendação da TAS. Manter a capacidade interna de processamento de documentos durante a transição é essencial, pois as falhas no processamento em papel criam acúmulo de trabalho interno e atrasam os reembolsos. Elas também prolongam a incerteza em relação às contas, aumentam o contato com os contribuintes e podem forçá-los a reenviar documentos ou esperar meses por uma resolução.

A TAS também apoia a declaração do IRS de que não há planos para novas reduções de pessoal no Processamento de Submissões, além da rotatividade natural. Ao mesmo tempo, a rotatividade pode reduzir a capacidade operacional se o número de funcionários ficar abaixo do necessário para lidar com os picos da temporada de declarações ou com a falta de fornecedores. A TAS incentiva o IRS a monitorar o efeito da rotatividade e das restrições orçamentárias na capacidade durante a alta temporada e a manter um número suficiente de funcionários treinados até que os dados objetivos de desempenho do ZPI demonstrem que a entrada de dados digitalizados pode ser processada de forma oportuna e precisa em larga escala.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Adotado

ABERTO ou FECHADO: Fechado

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): N/D

RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: A critério do Agente de Contratação (AC), quando aplicável, o IRS utilizará sessões de esclarecimento aprimoradas para incluir (i) a divulgação de documentos de decisão de seleção de fornecedores com informações confidenciais omitidas e (ii) um número limitado de perguntas e respostas (P&R) pós-sessão de esclarecimento. A adoção das sessões de esclarecimento aprimoradas pelo IRS estará em conformidade com a Revisão Revolucionária do Regulamento Federal de Aquisições (RFO), que visa capacitar os ACs a exercerem seu poder discricionário para determinar como e quando aplicar regras, regulamentos e políticas a um contrato específico (seção 1.102(a)(7) da RFO). Uma comunicação de política será emitida para incentivar e destacar, quando aplicável, que a divulgação do documento de decisão de seleção de fornecedores é uma opção para as partes interessadas incluírem como parte do processo de esclarecimento aprimorado.

O Gabinete do Diretor de Compras (OCPO) também oferecerá treinamento sobre a Solicitação de Propostas (RFO), incentivando e destacando sessões de perguntas e respostas pós-licitação, além de fornecer a linguagem necessária para os Diretores de Compras utilizarem em suas solicitações, a seu critério. Ademais, o OCPO continuará a seguir a RFO, juntamente com o Guia de Esclarecimentos e Debriefing do Tesouro para interações com fornecedores.

AÇÃO CORRETIVA: A critério do Agente de Contratação (AC), quando aplicável, o IRS utilizará sessões de esclarecimento aprimoradas para incluir (i) a divulgação de documentos com informações confidenciais omitidas referentes à decisão de seleção do fornecedor e (ii) um número limitado de perguntas e respostas (P&R) após a sessão de esclarecimento. Uma comunicação interna será emitida para incentivar e destacar, quando aplicável, que a divulgação do documento com a decisão de seleção do fornecedor é uma opção para as partes interessadas incluírem como parte do processo de esclarecimento aprimorado.

O Gabinete do Diretor de Compras (OCPO) também oferecerá treinamento sobre a Solicitação de Propostas (RFO), incentivando e destacando sessões de perguntas e respostas pós-licitação, além de fornecer a linguagem necessária para os Diretores de Compras utilizarem em suas solicitações, a seu critério. Ademais, o OCPO continuará a seguir a RFO, juntamente com o Guia de Esclarecimentos e Debriefing do Tesouro para interações com fornecedores.

RESPOSTA TAS: A comunicação e o treinamento planejados pelo IRS sobre aprimoramento das sessões de esclarecimento pós-licitação representam um avanço. A divulgação de documentos com informações confidenciais omitidas sobre as decisões de seleção de fornecedores e a permissão para perguntas e respostas limitadas após a sessão de esclarecimento podem melhorar a transparência, ajudar os fornecedores a entender as decisões de adjudicação e reduzir contestações baseadas em incertezas ou informações incompletas. Essas medidas são particularmente importantes para processos de modernização e digitalização de licitações, nos quais atrasos podem se traduzir diretamente em atrasos nos serviços prestados aos contribuintes.

Mas a preocupação da TAS é com a consistência. A resposta do IRS deixa os esclarecimentos adicionais em grande parte a critério do agente de contratação e os apresenta como uma opção, em vez de prática padrão para grandes aquisições de modernização. A TAS continua a recomendar que o IRS adote os esclarecimentos adicionais como padrão para grandes contratos de modernização e digitalização do IRS, sujeitos a redações apropriadas e exceções documentadas nos casos em que um esclarecimento adicional não seja apropriado. Uma prática de esclarecimento previsível apoiaria melhor a concorrência, aumentaria a confiança dos fornecedores no processo e reduziria atritos evitáveis ​​nas aquisições.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Parcialmente Adotado

ABERTO ou FECHADO: Abra

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): 10/01/2026

RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: ​

Em conformidade com a solicitação de acompanhamento de protestos, o IRS mantém atualmente informações sobre protestos de aquisição. Essas informações são armazenadas em registros de protestos categorizados por ano tributario do governo e compartilhados com as partes interessadas relevantes. As informações abaixo explicam os campos de protestos que foram registrados nos registros de protestos da equipe de Garantia de Qualidade (QA) do IRS. O registro consistente de protestos pela equipe fortalecerá as análises confiáveis, ajudará a identificar tendências e criará lições aprendidas práticas que podem reduzir o retrabalho e melhorar os prazos de aquisição no futuro.

1. Identificadores de aquisição:

• Número da solicitação ou do contrato
• Breve descrição da necessidade
• Ponto de entrada da solicitação (ex.: SAM, GSA, NASA SEWP, IDIQ/BPA interno, etc.)

2. Informações para manifestantes:

• Manifestante
• Fórum (GAO ou nível de agência)
• Data de arquivamento
• Narrativa da questão do protesto (razão/fundamentos)
• Nome do Consultor Jurídico
• Registro da decisão (ex.: negado, indeferido, retirado), quando disponível.
• Descrição da ação corretiva (o que a agência optou por fazer), quando aplicável.

3. Dados de Governança e Impacto:

• Valor estimado do contrato
• Data em que a SPE/CPO foi notificada do recebimento
• Data em que a SPE/CPO foi notificada da agravamenação.
• Aquisição importante (Sim/Não)
• Número do caso GAO
• Responsável pela contratação/informações de contato
• Advogado designado da GSL
• Estado atual (Aberto/Concluído/Fechado)

Doravante, o OCPO elaborará notas de lições aprendidas que resumirão as principais conclusões dos protestos. O OCPO também fornecerá informações dos registros de protestos e lições aprendidas à liderança operacional com o objetivo de aprimorar o desenho das solicitações, as práticas de avaliação e os cronogramas de aquisição para iniciativas de modernização.

AÇÃO CORRETIVA: O OCPO elaborará notas de lições aprendidas que resumirão as principais conclusões dos protestos. O OCPO também fornecerá informações dos registros de protestos e lições aprendidas à liderança operacional com o objetivo de aprimorar o desenho das solicitações, as práticas de avaliação e os cronogramas de aquisição para iniciativas de modernização.

RESPOSTA TAS: Os registros existentes do IRS fornecem uma base sólida para o programa de análise de protestos de aquisição e lições aprendidas recomendado pela TAS. Os campos de dados identificados na resposta do IRS (incluindo identificadores de aquisição, informações do reclamante, fórum de protesto, motivos do protesto, resolução, ação corretiva, valor estimado do contrato e status da aquisição principal) devem permitir que a agência identifique problemas recorrentes e aprimore as aquisições futuras, desde que as informações sejam coletadas de forma consistente e analisadas sistematicamente.

Para implementar integralmente a recomendação até 30 de setembro de 2026, o IRS deve garantir que o programa vá além da mera manutenção de registros. O valor da análise de contestações reside na utilização das informações para identificar erros evitáveis, pontos de atrito recorrentes, impactos no tempo de adjudicação, padrões de contestação recorrentes e ações corretivas que poderiam ter sido evitadas por meio de editais mais claros, melhor documentação de avaliação ou revisão jurídica e de garantia de qualidade mais antecipada. A TAS apoia o compromisso do IRS de fornecer informações sobre o registro de contestações e lições aprendidas à liderança operacional e incentiva o IRS a utilizar essas informações para aprimorar os cronogramas de modernização de processos de aquisição e reduzir os atrasos que, em última análise, afetam os contribuintes.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Adotado

ABERTO ou FECHADO: Abra

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): 09/30/2026

RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: ​​O IRS não concorda em implementar a recomendação do TAS.

O IRS (Serviço de Receita Federal dos EUA) atualmente implementou práticas e controles de garantia de qualidade no processo de aquisição pré-adjudicação, que ajudam a mitigar o risco de protestos e a fortalecer a integridade das compras. Essas práticas e controles incluem os seguintes, que abrangem o escopo desta recomendação:

Revisão do Pacote de Solicitação – A Garantia da Qualidade realiza revisões estruturadas dos pacotes de solicitação para promover clareza, consistência e conformidade, incluindo:

• Verificação das cláusulas exigidas pelo Regulamento Federal de Aquisições (FAR), cláusulas departamentais e regulamentos;
• Revisão da Declaração de Trabalho (SOW) / Declaração de Trabalho de Desempenho (PWS) / Declaração de Objetivos (SOO) para esclarecer e alinhar com a estratégia de aquisição;
• Confirmação de instruções claras e consistentes para a proposta;
• Revisão do Plano de Seleção de Fornecedores (SSP) e do Plano de Avaliação Técnica (TEP) para alinhamento dos critérios de solicitação; e
• Análise da documentação de apoio à aquisição (ex.: pesquisa de mercado).

Revisão da documentação de avaliação:

• Alinhamento dos resultados da avaliação com os critérios de solicitação;
• Justificativa para pontos fortes, pontos fracos e avaliações com citações da proposta;
• Verificação da rastreabilidade entre os fatores de avaliação e as conclusões; e
• Revisão do memorando de decisão de adjudicação quanto à justificativa defensável das compensações e à aceitabilidade técnica.

Além disso, a Garantia da Qualidade (QA) mantém um diálogo constante com o Departamento Jurídico Geral (GLS) do IRS para se manter informada sobre a evolução dos riscos de protestos e das interpretações jurídicas que afetam a documentação de seleção de fontes. O GLS é responsável por avaliar o risco de protestos associado aos documentos de seleção de fontes, cabendo à QA garantir a conformidade. A QA utiliza os dados do registro de protestos para identificar temas recorrentes e padrões de ações corretivas, incorporando as lições aprendidas em listas de verificação e orientações para revisões internas.

AÇÃO CORRETIVA: N/D

RESPOSTA TAS: A resposta do IRS identifica diversas práticas de garantia da qualidade que estão materialmente relacionadas à recomendação da TAS. Revisões de pacotes de solicitação, declarações de escopo de trabalho (SOWs), declarações de escopo de projeto (PWSs), declarações de objetivos (SOOs), planos de seleção de fornecedores, planos de avaliação técnica, documentação de avaliação, memorandos de decisão de adjudicação e a coordenação com os Serviços Jurídicos Gerais contribuem para fortalecer a integridade das aquisições e reduzir o risco de contestações. A TAS reconhece esses controles existentes e os considera parcialmente adequados à recomendação.

A lacuna remanescente não reside na ausência de atividades de revisão, mas sim na falta de um processo formal de revisão pré-adjudicação focado em riscos para grandes aquisições de modernização. A TAS recomenda uma salvaguarda específica para licitações de alto impacto. Por exemplo, antes da adjudicação, o IRS deve confirmar se os requisitos da solicitação são inequívocos, se os critérios de avaliação foram aplicados conforme descrito e se a decisão de adjudicação está totalmente documentada e defensável. Verificações gerais de conformidade e o uso posterior de dados de protestos não substituem completamente uma revisão estruturada de riscos de protestos pré-adjudicação com gatilhos, escopo, documentação e responsabilidade definidos. A TAS continua a recomendar que o IRS formalize tal processo até 30 de setembro de 2026, com base nos controles de revisão e na coordenação jurídica que o IRS já possui.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Parcialmente Adotado

ABERTO ou FECHADO: Fechado

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): N/D

RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: Além dos esforços de implementação da resposta do IRS descritos nas Recomendações 2-4, 2-5 e 2-6, que também se aplicam a esta recomendação, o IRS continuará a utilizar o auxílio do Consultor Jurídico Chefe quando apropriado. O IRS segue o Guia de Esclarecimento e Explicação do Tesouro, que prevê que, independentemente do método de esclarecimento (mas especialmente se o esclarecimento for por escrito), os Agentes de Contratação devem garantir que seu Consultor Jurídico designado tenha sido consultado e que o arquivo do contrato seja devidamente documentado. Este Guia também recomenda a consulta ao consultor jurídico como parte da preparação do esclarecimento, prática que o IRS adota rotineiramente como parte de seus procedimentos padrão. Além disso, as políticas de aquisição do IRS exigem que os Agentes de Contratação solicitem e garantam a presença do consultor jurídico em um esclarecimento quando o consultor jurídico do contratado estiver presente.

Como parte do atendimento a essa recomendação, o IRS concorda em usar contratos faseados baseados em desempenho, sempre que possível, para validar a capacidade do fornecedor antes de expandir as operações.

Além disso, o OCPO emitirá um comunicado de política aos interessados ​​sobre a importância de continuar a aproveitar a assistência do Consultor Jurídico Chefe e fornecerá treinamento sobre o uso de contratos faseados baseados em desempenho.

AÇÃO CORRETIVA: Como parte do atendimento a essa recomendação, o IRS concorda em usar contratos faseados baseados em desempenho, sempre que possível, para validar a capacidade do fornecedor antes de expandir as operações.

Além disso, o OCPO emitirá um comunicado de política aos interessados ​​sobre a importância de continuar a aproveitar a assistência do Consultor Jurídico Chefe e fornecerá treinamento sobre o uso de contratos faseados baseados em desempenho.

RESPOSTA TAS: O IRS concordou com diversas ações concretas que aprimorariam os processos de modernização e transformação de aquisições, incluindo a continuidade do uso da assistência do Consultor Jurídico quando apropriado, comunicação e treinamento sobre políticas e o uso de contratos faseados baseados em desempenho, sempre que possível, para validar a capacidade dos fornecedores antes da expansão. Essas são medidas significativas. A contratação faseada baseada em desempenho é particularmente importante para projetos como o ZPI, em que o IRS precisa confirmar se os fornecedores conseguem executar suas funções com precisão e pontualidade, em escala de temporada de declaração de impostos, antes de contar com eles para funções essenciais de processamento.

No entanto, essa recomendação permanece apenas parcialmente atendida, pois várias das salvaguardas recomendadas ainda são discricionárias ou incompletas. Aprimoramentos nas reuniões de esclarecimento pós-adjudicação ainda não são padrão para grandes aquisições de modernização; o programa de análise de contestações ainda precisa ser formalizado e utilizado para extrair lições aprendidas, e o IRS não se comprometeu com uma revisão estruturada de risco de contestações pré-adjudicação para grandes aquisições de modernização. A TAS continua recomendando que o IRS adote essas práticas como controles de rotina para grandes aquisições de modernização, com exceções documentadas quando apropriado. Essas melhorias estão sob o controle do IRS e não precisam aguardar uma reforma mais ampla do FAR. Implementadas em conjunto, elas reduziriam contestações e ações corretivas evitáveis, melhorariam a responsabilização dos fornecedores, validariam a capacidade antes da implantação em larga escala e protegeriam os contribuintes de atrasos na modernização que resultam em reembolsos mais lentos, correspondências não resolvidas e incerteza prolongada em relação às contas.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Parcialmente Adotado

ABERTO ou FECHADO: Abra

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): 10/01/2026