RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: ​O IRS discorda da recomendação do TAS de avaliar a necessidade geral de rejeitar uma “declaração de imposto imperfeita” apresentada por e-mail e determinar a viabilidade de aceitar a declaração de imposto imperfeita no momento da apresentação e direcioná-la para um fluxo de tratamento para revisão adicional.

As regras de negócios no sistema de arquivo eletrônico rejeitam devoluções fraudulentas ou duplicadas. As cinco principais regras mencionadas na Figura 2.8.2 do Relatório Anual do National Taxpayer Advocate ao Congresso fazem parte da Cúpula de Segurança, uma colaboração entre o IRS e membros das indústrias privadas, os estados e instituições financeiras, para aliviar a ocorrência de fraudes e proteger os contribuintes. Além disso, o IRS trabalha com parceiros externos para educá-los sobre os principais códigos de rejeição de erros durante várias ligações do setor.

AÇÃO CORRETIVA: N/D

RESPOSTA TAS: Reconhecemos que muitas das regras comerciais violadas com mais frequência rejeitam devoluções fraudulentas e duplicadas. No entanto, o IRS deve avaliar as regras de negócio que, em última análise, resultam num número significativo de contribuintes que apresentam as suas declarações rejeitadas. Nesses casos, o IRS não está em melhor posição do que estaria aceitando as declarações questionáveis ​​​​arquivadas por e-mail e direcionando-as para um fluxo de tratamento para análise posterior. Encorajamos o IRS a discutir esta questão com os vários membros da Cimeira de Segurança para determinar uma solução que reduza a apresentação em papel de declarações rejeitadas e ainda evite o roubo de identidade e a fraude.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Não adotado

ABERTO ou FECHADO: Fechado

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): N/D

RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: ​O IRS concorda com a recomendação do TAS de trabalhar em estreita colaboração com a indústria de software de preparação de declarações fiscais para garantir que o software forneça aos contribuintes e preparadores a oportunidade inicial necessária para corrigir quaisquer erros potenciais antes do arquivamento eletrônico que atualmente resultariam em uma rejeição do arquivo eletrônico . O IRS implementou esta recomendação, empregando vários canais de comunicação com parceiros externos.

Durante essas colaborações, fornecemos atualizações, incluindo os principais códigos de rejeição de erros, iniciativas legislativas e atualizações para a plataforma Modernized e-File (MeF). No início da temporada de arquivamento, várias ligações do setor são realizadas várias vezes por semana. Para o restante da temporada de arquivamento, a frequência de chamadas continua semanal, quinzenal, mensal e trimestral após a temporada de arquivamento. Além disso, as alterações legislativas que afetam o software de arquivamento eletrônico são comunicadas por Alertas Rápidos para notificar os parceiros sobre problemas técnicos, o status do programa MeF e a disponibilidade de esquema/regras de negócios por meio da caixa de correio do Secure Object Repository.

Esta recomendação já foi implementada.

AÇÃO CORRETIVA: N/D

RESPOSTA TAS: Comunicações estreitas entre o IRS e a indústria de software de preparação de declarações fiscais são fundamentais para minimizar a ocorrência de rejeições de arquivos eletrônicos. Os contribuintes e os preparadores de declarações fiscais estão mais bem posicionados para evitar rejeições de ficheiros eletrónicos se receberem as informações necessárias diretamente do software de preparação de declarações fiscais para resolver quaisquer problemas potenciais antes ou durante o processo de arquivamento eletrónico.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Adotado

ABERTO ou FECHADO: Fechado

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): N/D

RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: ​O IRS concorda com a recomendação do TAS de se reunir com representantes da indústria de software de preparação de declarações fiscais para determinar como minimizar o preenchimento em papel de declarações fiscais preparadas por software que incluem anexos. O IRS implementou esta recomendação.

O e-File modernizado permite que os arquivadores anexem alguns formulários e documentação do IRS, como declarações e avaliações, que não podem ser enviados em formato de linguagem de marcação extensível (XML), como arquivo de documento portátil (PDF) ou arquivos binários à declaração de imposto de renda. Além disso, o IRS trabalha com parceiros externos para educá-los sobre a importância de aceitar arquivos PDF ou binários para devoluções eletrônicas durante diversas ligações do setor.

AÇÃO CORRETIVA: N/D

RESPOSTA TAS: É encorajador que o IRS tenha se comprometido a trabalhar com parceiros externos sobre a importância de aceitar anexos para arquivos eletrônicos. Os contribuintes e preparadores que preferem enviar um arquivo eletrônico não devem ser impedidos de fazê-lo simplesmente porque suas declarações incluem um formulário ou anexo do IRS obrigatório que não é suportado pelo IRS MeF.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Adotado

ABERTO ou FECHADO: Fechado

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): N/D

RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: ​O IRS discorda da recomendação de se reunir com representantes da indústria de software de preparação de declarações fiscais para determinar como minimizar o preenchimento em papel de declarações preparadas por software com substituições de alguns campos pré-preenchidos.

Alguns produtos de software são projetados para preencher previamente os campos para evitar que o usuário altere as entradas. Por exemplo, um software poderia impedir que a declaração do contribuinte fosse rejeitada devido a um valor incorreto.

O IRS fornece aos desenvolvedores de software esquemas e regras de negócios para implementação. As empresas de software podem fornecer feedback ao IRS por meio de vários canais de comunicação. As questões identificadas são discutidas durante várias reuniões de grupos de trabalho externos com os fornecedores de software.

AÇÃO CORRETIVA: N/D

RESPOSTA TAS: Reconhecemos que muitos campos pré-preenchidos são projetados para evitar que o usuário insira um valor incorreto. Este é certamente o caso dos campos pré-preenchidos que calculam ou transportam números. Contudo, noutros tipos de campos, os contribuintes e preparadores bem informados devem ter a capacidade de substituir um campo pré-preenchido, depois de receberem avisos suficientes do software, se estiverem confiantes na precisão da substituição.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Não adotado

ABERTO ou FECHADO: Fechado

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): N/D

RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: O IRS não concorda em implementar a recomendação do TAS. Um estudo de pesquisa abrangente sobre arquivadores de devoluções em papel é possível, mas pode não ser um esforço frutífero quando se comparam os benefícios potenciais com os recursos necessários para o estudo. Aqueles que optam por arquivar em papel constituem um grupo pequeno e não responderam a convites anteriores para participar em pesquisas. Além disso, a repartição por dados demográficos deste grupo aumenta o tamanho da amostra necessária para a investigação e aumenta os recursos necessários para o serviço apoiar o projecto. A probabilidade de encontrar razões para a apresentação de documentos passíveis de campanhas de sensibilização do IRS pode não ser suficientemente elevada para justificar o esforço de investigação.

O recente relatório MITRE “Compreender a motivação dos contribuintes para a selecção do método de apresentação para melhorar o serviço ao cliente” (Relatório MITRE) observou a dificuldade em alcançar aqueles que apresentam uma declaração em papel e obter a sua participação em inquéritos. As mesmas razões para optar pelo arquivamento em papel, como a falta de acesso à tecnologia ou a resistência em partilhar informações online, também tornam a realização de investigação mais desafiante.

A segunda parte da recomendação pressupõe que os arquivadores migrariam para o arquivo eletrônico se recebessem informações relevantes às suas preocupações. Contudo, a primeira parte da recomendação tenta estabelecer a possibilidade de os contribuintes converterem para o ficheiro eletrónico quando receberem informações sobre os seus benefícios. A disponibilidade do arquivo eletrônico está bem estabelecida e pesquisas atuais sugerem a possibilidade de a população que ainda opta pelo arquivo em papel não estar interessada em mudar seu método.

O recente Relatório MITRE é baseado em uma pesquisa realizada pelo MITRE com declarantes de impostos federais para melhorar a compreensão de como os contribuintes consideram e tomam suas decisões sobre a preparação e apresentação. Embora esta pesquisa se sobreponha à recomendação do TAS, o estudo MITRE abrangeu a população mais ampla de todos os arquivadores. A amostra incluiu 84 arquivadores em papel de um total de 1,282 entrevistados, a maioria dos quais relatou arquivar em papel depois que o IRS rejeitou sua declaração arquivada por e-mail. O número limitado de entrevistados que preencheram os formulários em papel suscita cautela quanto à generalização das respostas da pesquisa para toda a população de arquivadores em papel. O baixo número destes entrevistados também destaca a dificuldade em alcançar esta população com um inquérito online após um convite enviado por correio, que é um método típico de recolha de dados de uma grande amostra representativa de todos os arquivadores em papel.

O inquérito MITRE concluiu que os contribuintes precisam de motivação para alterar o seu método de preparação e/ou apresentação. Uma vez que os contribuintes encontrem um método que funcione para eles, é pouco provável que mudem sem uma motivação significativa. A pesquisa MITRE descobriu que 60% de todos os entrevistados relataram manter o mesmo método de arquivamento pelo menos nos últimos 10 anos. Entre todos os arquivadores em papel da amostra, tanto aqueles que optaram por arquivar em papel quanto aqueles que foram forçados a usar papel devido a uma devolução de arquivo eletrônico rejeitada, 17% afirmaram que sempre usariam o método atual e não mudariam. Além disso, pouco menos de um terço dos entrevistados que apresentaram o pedido em papel sempre o fizeram em papel. Esta e outras pesquisas do IRS sugerem que pode não haver incentivos viáveis ​​que o IRS possa introduzir para mover os arquivadores em papel para o arquivo eletrônico.

AÇÃO CORRETIVA: N/D

RESPOSTA TAS: Reconhecemos a dificuldade de chegar aos contribuintes que fazem a declaração em papel. No entanto, discordamos da justificativa do IRS para não realizar a pesquisa recomendada. A pesquisa on-line da MITRE Corporation incluiu 84 arquivadores em papel, e 17% dos arquivadores em papel indicaram que não mudariam seu método de arquivamento. Para atingir esta população, o IRS deve considerar a concepção da investigação de modo a que não dependa apenas de inquéritos online. Por exemplo, poderia realizar um inquérito por correio ou telefone ou entrevistas em grupos focais (para obter informações mais aprofundadas não representativas do público-alvo).

Alternativamente, se a realização de pesquisas sobre a população que apresenta documentos em papel tiver um custo proibitivo, o IRS pode fornecer divulgação e educação direcionadas para abordar as preocupações levantadas por esta população em estudos realizados anteriormente. Por exemplo, conforme discutido no Problema Mais Sério, os estudos do IRS realizados em 2010, 2015 e 2020 concluíram consistentemente que a segurança e a confusão eram as principais preocupações que impediam os contribuintes e os preparadores de apresentarem declarações eletrónicas. O IRS pode conduzir uma campanha de divulgação para dissipar estas principais preocupações.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Não adotado

ABERTO ou FECHADO: Fechado

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): N/D

RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: O IRS está em processo de constituição de um comitê consultivo que incluirá membros do Conselho de Avanço da Comunicação de Receita Eletrônica (CERCA) e da Associação Nacional de Processadores de Impostos Informatizados (NACTP). A NACTP regulamenta os padrões de design de formulários da indústria que são acordados pelos membros da indústria e seguidos de boa fé, embora não sejam aplicados. Depois de testar vários tipos de códigos de barras, o IRS propõe alterar os padrões de design de formulários para códigos de barras 2-D para incluir o código de resposta rápida (QR) de alto volume de dados. Adicionar o código QR de alto volume de dados abrirá a capacidade do código de barras para mais formulários, independentemente de seu comprimento e profundidade.

Além disso, o IRS proporá que os padrões de design de formulários especifiquem um esquema de dados universal, com preferência pela linguagem de marcação extensível (XML). Esta atualização proporcionará mais consistência na estrutura de dados e eficiência na ingestão de dados. Ambas as alterações às normas actuais garantirão que, quer os contribuintes utilizem produtos fiscais directamente do IRS ou através do seu profissional tributario preferido, o processamento dos formulários do IRS seja fácil e os contribuintes sejam tratados com o serviço rápido que merecem.

O IRS entende que certas alterações nos padrões podem exigir investimento inicial em tempo ou recursos. O IRS trabalhará com os membros da indústria para superar obstáculos, determinar o apoio necessário, garantir que as estimativas iniciais de retorno do investimento permanecem aplicáveis ​​quando todas as perspectivas são consideradas e capitalizar os benefícios (por exemplo, melhor experiência do contribuinte e dos funcionários).

É necessária uma cautela significativa sobre o benefício esperado dos códigos de barras ou códigos QR. Embora exigir que os fornecedores de software incluam tais códigos em formulários impressos pareça uma resposta fácil, a experiência do IRS ensina que quando o Congresso altera a lei tributária pouco antes da temporada de declarações ou, como aconteceu recentemente, durante a temporada de declarações, a capacidade do IRS e dos fornecedores de software de responder e produzir formulários precisos pode impedir a inclusão oportuna de códigos de barras ou QR, resultando em mais envios sem códigos utilizáveis.

AÇÃO CORRETIVA: O IRS está em processo de constituição de um comitê consultivo que incluirá membros do Conselho para o Avanço da Comunicação de Receitas Eletrônicas (CERCA) e da Associação Nacional de Processadores de Impostos Informatizados (NACTP).

O IRS trabalhará com os membros da indústria para superar obstáculos, determinar o apoio necessário, garantir que as estimativas iniciais de retorno do investimento permanecem aplicáveis ​​quando todas as perspectivas são consideradas e capitalizar os benefícios (por exemplo, melhor experiência do contribuinte e dos funcionários).

RESPOSTA TAS: Elogiamos o IRS por criar um comitê consultivo para abordar a implementação da tecnologia de digitalização. Trabalhar com membros da indústria para fornecer apoio e ajudar na superação de obstáculos melhorará a experiência dos contribuintes, do IRS e dos nossos parceiros da indústria.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Adotado

ABERTO ou FECHADO: Abra

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): Em andamento (com parceria contínua e capacidade de resposta da indústria)

RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: ​O IRS concorda em implementar a recomendação TAS em parte, conforme escrita, pois o código de barras 2-D e a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (ou similar) podem não se aplicar inclusivamente a todos os formulários fiscais.

Para melhorar a eficiência e precisão do processamento de declarações fiscais em papel, existem vários esforços em curso que o IRS está a liderar para a potencial expansão do uso de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) ou código de barras 2-D, nomeadamente o 2-D Barcode Pilot, OCR Iniciativa piloto e de modernização de formulários com duração de cinco anos.

O IRS desenvolveu uma abordagem iterativa para investigar a implementação de códigos de barras 2-D em formulários do IRS, o que resultou em vários sucessos iniciais; um desses sucessos é a perspectiva de como a aplicação de códigos de barras 2-D poderia afectar os contribuintes e os parceiros da indústria. Quando formulários com códigos de barras 2D são processados, os dados dos códigos de barras são extraídos rapidamente com 100% de precisão e não requerem validação, reduzindo significativamente o tempo de processamento. A abordagem para implementar códigos de barras eficazes foi desenvolvida e aprimorada pelas lições aprendidas à medida que códigos de resposta rápida (QR) de alto volume de dados foram implementados no Formulário 8918 e testados em um ambiente controlado. A versão com código de barras do Formulário 8918 entrou em produção em dezembro de 2021, e os resultados serão divulgados à medida que o IRS começar a receber o formulário dos arquivadores por correio e eFax. Códigos de barras 2-D também foram adicionados ao Formulário 8886, que está programado para entrar em produção no final de março de 2022. Em um ambiente de teste, a equipe do projeto atingiu suas metas de 100% de legibilidade de código de barras para amostras enviadas e 100% de precisão de dados para todos os códigos de barras digitalizados. Como resultado do piloto, um relatório de prontidão para escalabilidade foi lançado em janeiro de 2022 que ajudará a iniciar a adição de códigos de barras 2-D a outros formulários de propriedade do IRS. No entanto, a implementação em maior escala depende do acesso a recursos adequados, da aplicação cuidadosa das lições aprendidas e das melhores práticas, da parceria robusta com os preparadores e da indústria de software, e do apoio dos principais parceiros internos.

A partir do terceiro trimestre do ano tributario de 2022, o IRS está a prosseguir uma iniciativa mais ampla de modernização de formulários, na qual os formulários serão redesenhados ao longo dos próximos cinco anos, fornecendo aos contribuintes formulários online adaptáveis. O escalonamento de códigos de barras 2-D em formulários do IRS geralmente seguirá o cronograma de esforço de modernização de cinco anos, começando com os formulários selecionados para a fase de Produto Mínimo Viável que ocorrerá no ano civil de 2022.

O IRS está atualmente avaliando soluções de OCR quanto à sua capacidade de extrair dados legíveis por máquina, especialmente de imagens digitais de baixa resolução e baixa qualidade. Como conjunto de teste, foi solicitado a três fornecedores que demonstrassem sua capacidade de extrair dados legíveis por máquina do Formulário 990, uma vez que essas informações estão disponíveis publicamente. A solução de OCR do fornecedor será então avaliada quanto à sua capacidade de aprender e melhorar o desempenho desde os desafios anteriores. Com base nos resultados da avaliação do fornecedor e no retorno do investimento (ROI) previsto, o IRS decidirá até que ponto o financiamento continuará a ser fornecido às empresas de OCR. Uma solução de OCR eficaz também fornece uma função de backup para formulários com código de barras 2D que são recebidos pelo IRS em baixa qualidade e não podem ser digitalizados com êxito para extração automática de dados.

À medida que procuramos dimensionar OCR, código de barras 2-D ou outras soluções tecnológicas para enfrentar os desafios empresariais do IRS, as decisões de seleção/implementação serão tomadas utilizando critérios sistemáticos de avaliação e priorização, ainda com base nos recursos disponíveis e no ROI potencial para o respetivo projeto piloto. É importante observar que o IRS não possui informações suficientes para fazer uma declaração geral de que todos os formulários e processos se beneficiariam com a aplicação de um código de barras 2-D.
É necessária uma cautela significativa sobre o benefício esperado dos códigos de barras ou códigos QR. Embora exigir que os fornecedores de software incluam tais códigos em formulários impressos pareça uma resposta fácil, a experiência do IRS ensina que quando o Congresso altera a lei tributária pouco antes da temporada de declarações ou, como aconteceu recentemente, durante a temporada de declarações, a capacidade do IRS e dos fornecedores de software de responder e produzir formulários precisos pode impedir a inclusão oportuna de códigos de barras ou QR, resultando em mais envios sem códigos utilizáveis.

AÇÃO CORRETIVA: Para melhorar a eficiência e precisão do processamento de declarações fiscais em papel, existem vários esforços em curso que o IRS está a liderar para a potencial expansão do uso de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) ou código de barras 2-D, nomeadamente o 2-D Barcode Pilot, OCR Iniciativa piloto e de modernização de formulários com duração de cinco anos.

À medida que procuramos dimensionar OCR, código de barras 2-D ou outras soluções tecnológicas para enfrentar os desafios empresariais do IRS, as decisões de seleção/implementação serão tomadas utilizando critérios sistemáticos de avaliação e priorização, ainda com base nos recursos disponíveis e no ROI potencial para o respetivo projeto piloto.

RESPOSTA TAS: Elogiamos o compromisso do IRS em explorar a implementação da tecnologia de digitalização. Esperamos analisar os resultados dos pilotos de código de barras 2-D usando os Formulários 8918 e 8886, bem como os testes de OCR no Formulário 990. Reconhecemos as restrições de recursos; no entanto, acreditamos que esta questão justifica a máxima priorização para minimizar quaisquer atrasos futuros e para melhorar geralmente a precisão e a eficiência do processamento dos milhões de registros em papel que o IRS continuará a receber no futuro previsível. Embora reconheçamos que o IRS incluiu isto na iniciativa de modernização de formulários de cinco anos, deve esforçar-se por alcançar uma expansão em larga escala da tecnologia de digitalização muito antes do prazo planeado de cinco anos.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Parcialmente Adotado

ABERTO ou FECHADO: Abra

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): Em andamento, pendente de financiamento plurianual e desenvolvimento de TI

RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: ​O IRS discorda da recomendação de colaborar com o Comitê Consultivo de Administração Tributária Eletrônica (ETAAC) para definir uma nova meta de taxa de arquivamento eletrônico de longo prazo. As metas originais foram estabelecidas pelo Congresso e foram alcançadas. Nos últimos cinco anos, mais de 86% das declarações de imposto de renda de pessoas físicas foram apresentadas eletronicamente.

AÇÃO CORRETIVA: N/D

RESPOSTA TAS: O IRS ultrapassou a meta de taxa de arquivo eletrônico de 80% estabelecida pelo Congresso em 1998. No entanto, a agência ainda recebe e processa manualmente milhões de declarações fiscais individuais e empresariais em papel. Uma revisão de uma meta de longo prazo para a taxa de arquivos eletrônicos não é apenas necessária, mas também é necessária há muito tempo.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Não adotado

ABERTO ou FECHADO: Fechado

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): N/D