RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: O programa Exame por Correspondência foi projetado especificamente como um fluxo de trabalho baseado em correio. São selecionadas devoluções e questões que conduzam a esse tipo de auditoria. Este fluxo de trabalho complementa outros fluxos de trabalho que necessitam de um nível mais elevado de contacto com os contribuintes. Os procedimentos atuais de Exame de Correspondência no Manual da Receita Federal (IRM) 4.19.13.10.1 exigem que os funcionários entrem em contato com o contribuinte ou procuração autorizada por telefone quando as informações do contribuinte fornecidas forem insuficientes e um relatório de auditoria tiver sido enviado. Os casos de não resposta são processados ​​usando o sistema Automated Correspondence Examination (ACE). O uso do sistema permite que o IRS processe casos específicos sem nenhum ou mínimo envolvimento do examinador tributario até que uma resposta do contribuinte seja recebida. Como o sistema ACE processará automaticamente o caso por meio de criação, notificação legal e processo de encerramento, não há envolvimento do tributario tributario quando um contribuinte não responde ao contato de correspondência inicial.

Para esses casos de não resposta, o contato é feito por meio de cartas e avisos, uma vez que o Exame de Correspondência não dispõe de recursos para contatar todos os contribuintes por telefone. Esta correspondência fornece ao contribuinte informações sobre as questões de auditoria e documentos comprovativos necessários à resolução das questões. Além disso, os contribuintes têm opções para obter mais informações sobre o processo de auditoria e a legislação tributario aplicável. O contribuinte pode ligar gratuitamente para a linha telefônica do Exame para obter informações sobre seu caso específico e/ou documentação que resolva o(s) problema(s) do contribuinte.

Entendemos que os contribuintes com rendimentos ou níveis de escolaridade mais baixos, ou com barreira linguística, podem ter mais dificuldade em compreender a legislação tributario. Agradecemos a colaboração do Serviço de Defesa do Contribuinte na Equipe de Aperfeiçoamento de Auditoria focada em exames envolvendo o Crédito de Imposto sobre o Rendimento do Trabalho (EITC). A equipe desenvolveu uma ferramenta online, o Formulário 886-H-EIC Toolkit, que ajuda o contribuinte a determinar os documentos corretos necessários para resolver uma auditoria. O Kit de Ferramentas é adaptado à situação dos contribuintes, com base nas suas respostas. Este esforço foi implementado como resultado do feedback recebido de preparadores fiscais, conselheiros da Clínica Tributario de Baixa Renda e contribuintes que partilharam preocupações sobre a identificação dos documentos necessários para provar a elegibilidade do EITC.

AÇÃO CORRETIVA: N/D

RESPOSTA TAS: Em primeiro lugar, o Advogado Nacional do Contribuinte gostaria de reconhecer a colaboração do IRS na criação do Formulário 886-H-EIC Toolkit, que fornece um recurso valioso para os contribuintes. Apesar deste desenvolvimento, o Kit de Ferramentas não elimina a necessidade de contacto pessoal. O problema mais sério discute um estudo da TAS que mostra os benefícios da comunicação pessoal ampliada com os contribuintes. O contacto direto pode ajudar a educar os contribuintes sobre o que fizeram de errado e como evitar cometer os mesmos erros no futuro. Embora o IRM instrua os funcionários a fazerem uma chamada durante um exame de correspondência quando as informações do contribuinte são insuficientes e um relatório de auditoria foi enviado, isso pode ser demasiado tarde no processo. A menos que os contribuintes saibam que devem solicitar uma prorrogação, eles terão apenas 30 dias para fornecer as informações corretas. Fornecer um contato pessoal no início do processo, antes do envio do relatório do exame, pode ajudar o contribuinte a fornecer as informações corretas na primeira vez, ou corrigi-las antes que o IRS passe pelo processo de emissão do relatório de auditoria.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Não adotado

ABERTO ou FECHADO: Fechado

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): N/D

RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: Devido ao grande volume de contribuintes que examinamos num determinado ano, a monitorização do comportamento pós-auditoria dos contribuintes individuais teria um custo proibitivo. Além disso, não podemos presumir que uma mudança no comportamento de um contribuinte seja resultado de um exame. O comportamento de um contribuinte pode mudar de ano para ano por vários motivos, incluindo alterações no seu emprego ou outros factores ambientais. Também podemos não saber se uma declaração apresentada posteriormente é precisa. Para saber com certeza se uma declaração é exacta, ou a razão da mudança de comportamento, seria necessário um exame de acompanhamento do contribuinte. Isto seria oneroso para o contribuinte e pode não representar a utilização mais eficaz dos recursos do IRS. Por esta razão, numa perspectiva de custo-benefício, não acreditamos que esta seja a melhor utilização dos recursos limitados do IRS. No entanto, analisamos os resultados dos exames fechados para uso na melhoria do nosso processo de seleção de auditoria. Continuaremos a utilizar dados agregados de exames para encontrar áreas que necessitem de mais educação dos contribuintes, alterações de formulários ou instruções, ou eventos de divulgação.

AÇÃO CORRETIVA: N/D

RESPOSTA TAS: A resposta do IRS fornece uma descrição geral de como utiliza dados agregados de exames, mas não fornece quaisquer detalhes sobre se analisa o comportamento subsequente de declaração dos contribuintes após os exames. O IRS levanta uma questão válida de que monitorar o comportamento subsequente de cada contribuinte que se submeteu a um exame pode ter um custo proibitivo. No entanto, o IRS poderia, em vez disso, utilizar amostras de diferentes contribuintes auditados para diferentes questões, para determinar como os exames podem educar os contribuintes ou levá-los a repetir os mesmos erros. Embora o IRS esteja correto ao afirmar que o comportamento de um contribuinte pode mudar de ano para ano com base em vários fatores, o IRS poderia realizar uma análise e controle de outros fatores para comparar contribuintes semelhantes. O IRS poderia comparar a probabilidade dos contribuintes cometerem um erro específico para os contribuintes que foram previamente auditados sobre uma questão versus aqueles que não o foram, controlando aspectos como situação de arquivamento, renda, idade e outros fatores. Uma discrepância entre estes dois grupos sugeriria que o exame desempenhou um papel na mudança do comportamento dos contribuintes.

É surpreendente que o IRS esteja a caracterizar um exame de acompanhamento como oneroso, dado que é prática comum para o IRS realizar auditorias relativas aos anos relacionados aos contribuintes já sob auditoria por mais um ano. Finalmente, embora a realização de auditorias utilize recursos, o IRS deve considerar os custos-benefícios que resultariam do aumento do cumprimento voluntário e de uma melhor selecção dos contribuintes para auditoria.

Com base nas ações limitadas com as quais o IRS se comprometeu na sua resposta, o National Taxpayer Advocate discorda da caracterização desta resposta pelo IRS como “acordada em parte”.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Não adotado

ABERTO ou FECHADO: Fechado

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): N/D

RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: O programa Exame por Correspondência foi projetado especificamente como um fluxo de trabalho baseado em correio. São selecionadas devoluções e questões que conduzam a esse tipo de auditoria. Quando o Exame por Correspondência recebe resposta do contribuinte ou representante, ele é atribuído a um funcionário. Este funcionário permanece como o único ponto de contato. Se forem recebidas respostas adicionais sobre o caso, essas respostas geralmente serão revisadas pelo mesmo funcionário.

Dado o desenho do programa, os funcionários não dispõem de telefones capazes de receber chamadas externas diretas. Em vez disso, o programa foi projetado para que chamadas telefônicas corporativas de Exame por Correspondência fossem atendidas corporativamente em todas as operações do campus. Quando o contribuinte liga para a linha gratuita do Exame por Correspondência, sua ligação é encaminhada para o próximo atendente disponível. O assistente é experiente, tem acesso ao histórico do caso e trabalhará com o contribuinte para a resolução. Um telefonema por si só não constitui atribuição a um funcionário. O funcionário não é designado para o caso até que a documentação seja recebida do contribuinte. Porém, se o contribuinte tiver respondido à carta de contato inicial com correspondência e posteriormente ligar para a linha gratuita e não ficar satisfeito ao final da ligação, o contribuinte tem a opção de que o tributario tributario designado retorne a ligação.

O programa implementa adequadamente a orientação da Lei de Reestruturação e Reforma do IRS de 1998 para desenvolver procedimentos, na medida do possível e se for vantajoso para o contribuinte, para que um funcionário do IRS lide com o assunto do contribuinte até que este seja resolvido. Dadas as limitações tecnológicas, não é prático designar um funcionário para tratar do exame da correspondência do contribuinte do início ao fim; no entanto, ao receber uma resposta por escrito, podemos designar um funcionário para análise. Discordamos da caracterização que a Recomendação faz deste procedimento de cessão como um “direito” a ser ampliado.

AÇÃO CORRETIVA: N/D

RESPOSTA TAS: É preocupante que o IRS discorde “da caracterização da Recomendação deste procedimento de atribuição como um 'direito' a ser expandido”. Em primeiro lugar, a capacidade de ter um único funcionário designado é certamente um direito do contribuinte, previsto na secção 3705(b) da Lei de Reestruturação e Reforma do Serviço de Receita Federal de 1998 (RRA 98). Em segundo lugar, a implementação deste direito pelo IRS deve ser alargada porque os actuais procedimentos do IRS apenas implementam este direito a meio caminho. O IRS atribui um único funcionário como ponto de contato depois que o contribuinte envia a documentação durante um exame por correspondência. Isso deixa de lado os contribuintes que ligam antes de enviar a documentação. O problema mais sério indica quantos chamadores em exames por correspondência repetem ligações; no entanto, estes contribuintes devem falar com um funcionário diferente de cada vez. Além disso, como o IRS implementa programas que utilizam serviços virtuais, os contribuintes podem partilhar documentação durante uma videochamada, mas não recebem o mesmo benefício que um contribuinte que envia a documentação pelo correio, porque o IRM só exige a designação de um funcionário após receber correspondência enviada pelo contribuinte. Mesmo para os contribuintes que apresentaram documentação e foram cedidos a um único funcionário, essa atribuição pouco adianta se, ao ligarem para tirar dúvidas, falarem com um funcionário que não conhece o seu caso.

Embora os contribuintes que não estejam satisfeitos com o funcionário ao telefone possam solicitar ao inspetor tributario designado que retorne a chamada, esta prática onera o contribuinte e desperdiça recursos do IRS ao ter dois contactos onde um provavelmente seria suficiente. A referência do IRS às limitações tecnológicas parece falsa, considerando que o próprio IRS projetou o sistema que torna impossível aos funcionários receber chamadas diretas e externas. O National Taxpayer Advocate espera que o IRS reconsidere a sua política e remova as limitações tecnológicas que colocou no programa.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Parcialmente Adotado

ABERTO ou FECHADO: Fechado

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): N/D

RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: Em conformidade com a seção 3705 (a) da Lei de Reestruturação e Reforma de 1998, a disposição do Manual da Receita Federal que trata das cartas de exame de correspondência determina que qualquer carta enviada em resposta à correspondência do contribuinte deve identificar o examinador tributario de origem para todos os contatos subsequentes e incluir um número de telefone. Consulte IRM 4.19.10.1.5.1(6). O número de telefone gratuito é fornecido porque os fiscais não possuem telefones capazes de receber chamadas externas diretas. Foi fornecido treinamento extensivo a todos os examinadores sobre todas as questões de auditoria para responder eficazmente às chamadas telefônicas. A linha gratuita de Exame por Correspondência permite que os contribuintes entrem em contato com um assistente experiente em qualquer campus para obter assistência imediata, sem ter que esperar por uma chamada de retorno de um examinador designado individualmente. Se, ao final da ligação, o contribuinte não ficar satisfeito, ele tem a opção de que o tributario designado retorne a ligação.

AÇÃO CORRETIVA: N/D

RESPOSTA TAS: O IRS está ignorando o propósito do RRA 98 § 3705(a) ao fornecer apenas um número gratuito geral. RRA 98 § 3705(a) exige “o nome, número de telefone e número de identificação exclusivo de um funcionário da Receita Federal que o contribuinte pode contatar em relação à correspondência…” (grifo nosso). Não faz muito sentido fornecer um número de telefone se não permitir que o contribuinte contacte o funcionário específico com quem “pode contactar relativamente à correspondência”. Se o IRS estiver preocupado com o fato de os contribuintes preferirem falar com qualquer examinador para evitar o tempo de espera até que o funcionário específico retorne a ligação, então o IRS poderia fazer com que a mensagem de correio de voz do funcionário fornecesse o número gratuito geral para os contribuintes ligarem para quem o fez. não quero esperar por uma chamada de volta. Semelhante à resposta acima, o IRS está atribuindo a culpa às limitações tecnológicas auto-impostas.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Não adotado

ABERTO ou FECHADO: Fechado

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): N/D

RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: O IRS conduz análises de pesquisas de Satisfação do cliente (CSAT) desde a Lei de Reestruturação e Reforma de 1998. A função de pesquisa da Divisão de Pequenas Empresas/Autônomos (SB/SE) completa a análise e o relatório dos resultados da pesquisa CSAT para funções em SB/SE anualmente.

As perguntas da pesquisa CSAT são elaboradas de forma a solicitar feedback do contribuinte para avaliar sua compreensão do processo de exame e sua atitude e sentimentos em relação ao IRS. Solicita-se aos contribuintes que avaliem a forma geral como o IRS conduziu sua auditoria e se nossa correspondência para eles explicou adequadamente o processo de exame. O contribuinte também é convidado a fornecer feedback e comentários positivos ou negativos sobre sua experiência.

Os resultados da pesquisa são revisados ​​e usados ​​para identificar oportunidades de melhoria de processos, preparar revisões de programas e identificar problemas de treinamento. Além disso, utilizamos os resultados para identificar áreas de comunicação deficiente no processo de exame e rever as cartas conforme necessário, para aumentar a clareza para o contribuinte. Revisamos as perguntas da pesquisa anualmente para verificar se há alterações necessárias.

A população pesquisada é determinada pelo contratante a partir da população total de todos os casos encerrados, com a expectativa de que um mínimo de 193 contribuintes sejam pesquisados ​​por campus. Os dados de todos os casos encerrados são enviados mensalmente ao contratante da pesquisa. Pesquisar toda a população do exame por correspondência teria um custo proibitivo.

AÇÃO CORRETIVA: N/D

RESPOSTA TAS: O National Taxpayer Advocate discorda da caracterização desta recomendação pelo IRS como implementada. O problema mais sério explica como as pesquisas de satisfação do cliente não capturam as atitudes dos contribuintes em relação ao IRS e à declaração e pagamento de impostos. Perguntas abertas que permitem aos contribuintes fornecer comentários adicionais não captarão dados estatisticamente válidos sobre se os contribuintes mudaram as suas atitudes em relação ao IRS e ao cumprimento das suas obrigações fiscais. O Advogado Nacional do Contribuinte gostaria de ter a oportunidade de trabalhar com o IRS para redigir questões adicionais que ajudariam o IRS a determinar melhor os efeitos dos exames por correspondência sobre os contribuintes.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Não adotado

ABERTO ou FECHADO: Fechado

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): N/D

RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: Não existem ferramentas de recolha de dados sistémicos para estes dados. Porém, existem outros processos internos que fornecem esse tipo de informação. Os inspetores fiscais são obrigados a documentar os papéis de trabalho com as informações fornecidas pelo contribuinte. Além disso, as respostas aos contribuintes explicam porque é que a informação era insuficiente e que informação adicional é necessária. Existem processos internos que fornecem feedback aos proprietários do programa. Por exemplo, os funcionários levantam questões de documentação por meio de sua cadeia de gerenciamento e de outros veículos de feedback dos funcionários, como a ferramenta de feedback do Servicewide Electronic Research Program (SERP).

Os proprietários dos programas analisam o feedback recebido para determinar se as cartas existentes precisam de ser revistas e se os pedidos de documentos informativos precisam de ser esclarecidos para fornecer orientação clara aos contribuintes sobre a documentação aceitável para apoiar a questão em análise.

AÇÃO CORRETIVA: N/D

RESPOSTA TAS: O Advogado Nacional do Contribuinte está satisfeito com o fato de o IRS ter processos internos em vigor para fornecer informações aos proprietários de programas sobre quais tipos de documentação são confusos para os contribuintes ou onde o IRS poderia fornecer orientações adicionais. Embora não estejam disponíveis ferramentas sistémicas de recolha de dados, o National Taxpayer Advocate espera que o IRS destaque a importância de os examinadores fornecerem esta informação aos proprietários do programa através de formação de funcionários e outras mensagens.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Parcialmente Adotado

ABERTO ou FECHADO: Fechado

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): N/D

RESPOSTA DO IRS À RECOMENDAÇÃO: O IRS já agiu anteriormente para reduzir o uso de letras combinadas. Usamos letras combinadas em uma pequena porcentagem de casos em exames por correspondência e somente quando o IRS já possui informações internas que apoiam as questões do exame. O contribuinte ainda tem a oportunidade de contestar os fatos e fornecer documentação comprobatória ou corretiva.

AÇÃO CORRETIVA: N/D

RESPOSTA TAS: O Advogado Nacional do Contribuinte está decepcionado com o fato de o IRS continuar a usar cartas combinadas, que enviam uma mensagem aos contribuintes de que o IRS já tomou uma determinação antes do início do exame. Estas cartas infringem o direito dos contribuintes de contestar a posição do IRS e de serem ouvidos. Se o IRS usar apenas letras combinadas em uma pequena porcentagem de casos, então não deveria ser excessivamente oneroso para o IRS interromper totalmente a prática.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO ou NÃO ADOPTADO: Não adotado

ABERTO ou FECHADO: Fechado

DATA DE PRAZO PARA AÇÃO (se deixada em aberto): N/D